Ściągawka z otwarcia ofert

W praktyce udzielania zamówień publicznych ugruntowała się zasada, że otwarcie ofert w zdecydowanej większości przypadków prowadzone jest przez osobę ze składu komisji przetargowej (najczęściej przewodniczącego). Jednak zdarzają się przypadki, iż komisja powoływana zostaje dopiero po otwarciu ofert (zgodnie z art. 20 ust. 1 komisja może zostać powołana jedynie do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert). Wówczas czynności otwarcia ofert prowadzone są przez kierownika zamawiającego lub osobę przez niego wyznaczoną. Jeżeli prowadzący otwarcie ofert nie ma doświadczenia w procedurze związanej z udzielaniem zamówień publicznych może nie zrealizować wszystkich czynności jakie przewiduje Prawo zamówień w związku z publicznym otwarciem złożonych ofert.

Ponieważ naruszenie obowiązków związanych z publicznym otwarciem ofert może stanowić podstawę unieważnienia postępowania np. w przypadku gdy zamawiający uniemożliwi udział w otwarciu ofert wszystkim zainteresowanym ograniczając prawo udziału tylko do przedstawicieli firm, które złożyły oferty) poniżej zamieszczam zakres czynności, jakie bezwzględnie powinny zostać wykonane w trakcie otwarcia ofert przetargowych.

W ramach procedury związanej z otwarciem ofert:

- zasadnym jest poproszenie obecnych o wpisanie się na listę obecności (praktyka wykazuje, aby wpis został dokonany jeszcze przed rozpoczęciem otwierania ofert),

- należy podać kwotę brutto (wyrażoną w PLN) jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (nie ma potrzeby podawania kwoty w EURO),

- zalecanym jest przedstawienie składu komisji przetargowej, podanie imienia i nazwiska kierownika zamawiającego (lub osoby, której kierownik zamawiającego powierzył zastrzeżone dla niego czynności),

- zasadnym jest wskazanie przedmiotu postępowania oraz trybu w jakim postępowanie jest prowadzone,

- należy poinformować zebranych o liczbie złożonych ofert oraz zwrócić uwagę na nienaruszalności opakowań w jakich dostarczono oferty,

- otwarcia ofert należy dokonać w kolejności ich składania w siedzibie zamawiającego z podaniem daty i godziny złożenia oferty,

- należy odczytać po otwarciu oferty:

a). imię i nazwisko, nazwę (firmę) oraz adres (siedzibę) wykonawcy, którego oferta jest otwierana,

b). cenę oferty (co najmniej brutto - nie ma obowiązku podawania ceny netto bądź stawki lub wartości kwoty VAT)), termin wykonania zamówienia, okres gwarancji, warunki płatności zawarte w ofercie,

c). zalecanym jest po otwarciu wszystkich ofert zwrócenie się do obecnych z pytaniem czy nie mają zapytań do odczytanych informacji,

d). w przypadku, gdy wykonawcy zgłoszą zapytania należy zawrzeć ich treść w protokole z otwarcia ofert,

e). zasadnym jest poinformowanie zebranych o terminie, w jakiem zostanie przekazana informacja o wyniku postępowania do wykonawców, którzy złożyli oferty.