Praktyczne aspekty weryfikacji dokumentów formalnych

- czy pełnomocnictwo zostało udzielone przez osobę (osoby) uprawnione do reprezentacji wykonawcy (zgodnie z dokumentem rejestrowym).

Wykonawcy uczestnicząc w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, powinni do składanej oferty załączać dokumenty, z których treści jednoznacznie wynika prawo osoby podpisującej ofertę do wykonania tej czynności.

Powyższe potwierdza wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 13 kwietnia 2010 r. (sygn. akt KIO/UZP 482/10, KIO/UZP 497/10), w którym ustalono, że z załączników do oferty powinno wynikać, kto jest uprawniony do jej podpisania - jeżeli odpis z KRS nie uwidacznia ostatnio wprowadzonych zmian, powinno się załączyć dokumenty, z których ta zmiana wynika.

Natomiast badając wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego, należy w szczególności ustalić:

- czy jest on aktualny

- czy jest on kompletny

- czy dane podmiotu (np. forma prowadzonej działalności, siedziba) są zgodne z danymi określonymi w ofercie

- czy w przypadku przedstawienia kopii, została ona prawidłowo poświadczona za zgodność z oryginałem

- organ uprawniony do reprezentacji wykonawcy, jego skład oraz sposób reprezentacji (na podstawie tych informacji zamawiający jest w stanie ustalić zakres niezbędnych dokumentów, takich jak zakres zaświadczeń z ZUS, US, informacji z KRK, jak również rozstrzygnąć czy osoba lub osoby podpisujące ofertę są do tego uprawnione lub właściwie umocowane)

- czy w stosunku do wykonawcy otwarto likwidację lub ogłoszono upadłość.

Prokurent może reprezentować spółkę samodzielnie

Formą reprezentacji nie wymagającą odrębnego pełnomocnictwa załączanego do oferty a wynikającą z KRS jest prokura.

Prokura - pełnomocnictwo udzielone przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa (szczególny rodzaj pełnomocnictwa - art. 1091 § 1 k.c.).

Szczególne cechy prokury:

- może jej udzielić tylko przedsiębiorca wpisany do KRS,

- upoważnia tylko do czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa (każdego przedsiębiorstwa),

- zakres umocowania jest wyznaczony ex lege - nie można ograniczyć prokury ze skutkiem wobec osób trzecich, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej (np. prokura oddziałowa)

- prokurentem może być tylko osoba fizyczna.

Ustanowienie prokury samoistnej oznacza, iż w ramach prokury pełnomocnik może samodzielnie (jednoosobowo) dokonywać czynności w imieniu spółki w ramach swojego umocowania. Przyjęcie w umowie spółki, jako zasady, współdziałania osób upoważnionych do jej reprezentacji w ramach reprezentacji łącznej (np. zapis "do reprezentowania spółki uprawnieni są dwaj członkowie zarządu lub jeden członek zarządu łącznie z prokurentem") nie wyklucza możliwości ustanowienia prokury samoistnej, a jej ustanowienie uprawnia prokurenta do samodzielnego działania.