Pamiętaj! Dokumenty możesz uzupełnić tylko raz

Pogląd, że zamawiający ma obowiązek wezwać do uzupełnienia dokumentów, bez względu na to, czy takich dokumentów nie złożono, czy też złożone dokumenty zawierają błędy, bądź nie potwierdzają one spełnienia warunków w postępowaniu (dokument niepotwierdzający spełnienia warunków udziału w postępowaniu można potraktować jak niezłożenie dokumentu), został ugruntowany w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej.

Przykładowo w wyroku z dnia 07 marca 2012 r. sygn. akt: KIO 379/12 Izba stwierdza, że złożenie dokumentów, które nie potwierdzają spełniania warunków udziału w postępowaniu uzasadnia wezwanie do uzupełnienia braku, a nie wykluczenie wykonawcy z pominięciem obowiązku wynikającego z art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Dokumenty można uzupełniać tylko jeden raz

Z literalnego brzmienia art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych wynika, iż ma on być zastosowany tylko jednokrotnie w sytuacji, gdy nieuzupełnienie dokumentów skutkowałoby unieważnieniem postępowania. Wskazany przepis jednoznacznie stanowi o wezwaniu do uzupełnienia w określonym terminie - używa, zatem liczby pojedynczej. Zresztą nawet uwzględniając cel, jakiemu ta regulacja służy, tj. zapobieganie unieważnieniu postępowania jedynie z przyczyn formalnych, w sytuacji, gdy wykonawcy spełniają wszystkie warunki, a jedynie złożyli niekompletne dokumenty trudno przyjąć, że zamawiający może wzywać wykonawców do uzupełnienia dokumentów dowolną ilość razy, do skutku. Za niezasadne należy uznać twierdzenie, że zamawiający może ponawiać wezwanie do uzupełniania brakujących dokumentów.

Forma uzupełniania dokumentów

W doktrynie jak i w orzecznictwie toczy się spór, czy w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego do uzupełnienia dokumentów przekazanie pisma faksem w terminie i jednocześnie oryginału, wskutek czego oryginalny dokument w praktyce wpływa do zamawiającego po terminie wyznaczonym w wezwaniu - czyni zadość wezwaniu zamawiającego.

Na podstawie obowiązujących przepisów dla dochowania terminu na dostarczenie dokumentów wskazanych w wezwaniu, wykonawca powinien złożyć wymagane dokumenty w siedzibie zamawiającego do upływu terminu określonego w wezwaniu.

Powyższe potwierdza np. wyrok KIO z dnia 07 czerwca 2010 r. sygn. akt: KIO/UZP 1017/10. W sprawie objętej przedmiotem odwołania KIO uznała, że wykaz przedkładany w odpowiedzi na wezwanie należało złożyć w formie oryginału bądź poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii zgodnie z rozporządzeniem oraz specyfikacją.

Zamawiający może ustalić formę przekazania uzupełnianych dokumentów. Biorąc pod uwagę cel jaki związany był z wprowadzeniem art. 26 ust. 3 ustawy PZP, zamawiający powinien określać w wezwaniu (lub wyprzedzająco już w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia) formę w jakiej wykonawcy powinni przekazać dokumenty w odpowiedzi na otrzymane wezwanie.

Za racjonalne działanie zamawiającego bezsprzecznie uznać należy dopuszczenie aby w odpowiedzi na wezwanie dokumenty były przekazane np. faxem (w terminie wyznaczonym w wezwaniu), a następnie niezwłocznie przesłane (lub dostarczone) do zamawiającego w formie pisemnej. Dopuszczalność takiego sposobu procedowania potwierdza orzecznictwo KIO. W wyroku z dnia 25 lipca 2008 r. sygn. akt: KIO/UZP 720/08, w którym KIO uznała, iż wykonawca doręczył zamawiającemu w wyznaczonym terminie żądany dokument, albowiem do upływu wyznaczonego dnia wpłynęło do Zamawiającego, za pomocą faksu, na wskazany w wezwaniu numer faksu, żądane oświadczenie. Ze względu na dopuszczony przez Zamawiającego sposób przekazania uzupełnionego dokumentu przekazanie dokumentu faxem czyniło zadość określonym wymogom.

Termin uzupełniania dokumentów

Ustawodawca nie określił zasad ustalania terminów jakie należy wyznaczyć na uzupełnienie dokumentów. Decyzja, co do ustalenia długości terminu na uzupełnienie dokumentów należy do wyłącznej kompetencji zamawiającego.

Uwzględniając wyżej opisane ratio legis normy wyrażonej w art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych, wyznaczany przez zamawiających termin musi realnie umożliwiać uzupełnienie przez wykonawców brakujących dokumentów lub oświadczeń.

Zamawiający musi dokonać obiektywnej oceny konkretnej sytuacji i ustalić termin umożliwiający uzyskanie i dostarczenie przez wykonawcę brakujących dokumentów.

Termin wyznaczany w wezwaniu do uzupełnienia brakujących dokumentów powinien być taki sam dla wszystkich wykonawców.

W przypadku gdy wyznaczony przez zamawiającego termin będzie stanowił tylko pozorne wypełnienie normy art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. Wyznaczenie zbyt krótkich (nierealnych) terminów uzupełnienia brakujących dokumentów lub oświadczeń stanowi naruszenie art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych ponieważ prowadzi do obejścia obowiązku uzupełniania dokumentów.

W konsekwencji wykonawca może w takim przypadku skorzystać ze środków ochrony prawnej określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych. *

* art. 179 - 198 ustawy Prawo zamówień publicznych określa środki ochrony prawnej przysługujące wykonawcom.

Marek Okniński - autor artykułu jest praktykiem w dziedzinie zamówień publicznych, członkiem komisji przetargowych np. dotyczących Budowy Stadionu Narodowego w Warszawie, Mostu Północnego w Warszawie. Posiada doświadczenie w kierowaniu zespołami osób zajmujących się stosowaniem ustawy Prawo zamówień publicznych, między innymi jako: Dyrektor Biura Zamówień Publicznych Urzędu m. st. Warszawy, Dyrektor Biura Zamówień Publicznych TVP S.A., Doradca Zarządu Narodowego Centrum Sportu sp. z o.o.

Poradnik przedsiębiorcy: Część I: Gdzie szukać ogłoszeń o przetargach? Część II: Kurs euro w zamówieniach publicznych Część III: Przetarg nieograniczony - wszystko co musisz wiedzieć Część IV: Jak startować w przetargu ograniczonym? Część V: Opis przedmiotu zamówienia - przykłady złych praktyk Cześć VI: Jak złożyć ofertę równoważną? Cześć VII: Warunki udziału w przetargu: czego może żądać zamawiający? Cześć VIII: Pełnomocnictwo do podpisania oferty (WZÓR) Cześć IX: Umowa konsorcjum (WZÓR) Część X: Co może stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa? Cześć XI: Zasady uzupełniania ofert o brakujące dokumenty Cześć XIII: Pamiętaj! Dokumenty możesz uzupełnić tylko raz

< map name="mapa1">