Tryb zapytania o cenę

Powszechna dostępność i ustalone standardy jakościowe

Warunkiem koniecznym dla zastosowania trybu zapytania o cenę jest, aby przedmiotem zamówienia były dostawy bądź usługi powszechnie dostępne, o ustalonych standardach jakościowych. Istotnym jest, aby powszechna dostępność oraz ustalone standardy jakościowe występowały łącznie. W przypadku, gdy jeden z powyższych elementów nie jest spełniony, przesłanki zastosowania trybu zapytania o cenę nie są wypełnione i nie należy udzielać zamówienia publicznego w tym trybie.

Pod pojęciem "powszechnie dostępne" należy rozumieć produkty bądź usługi o charakterze masowym, bardzo popularnym, seryjnym, powtarzalnym, pospolitym, łatwo dostępnym zarówno na rynku lokalnym jak i ogólnopolskim. Natomiast jako ustalone standardy jakościowe należy rozumieć rzeczy bądź usługi znormalizowane, spełniające przeciętne wymagania stawiane dla danego asortymentu (grupy towarowej). Ustawa Pzp: Tekst ujednolicony Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

Warunek powszechnej dostępności i ustalonych standardów jakościowych wyklucza możliwość zastosowania trybu zapytania o cenę przy zamawianiu dostaw bądź usług nietypowych, realizowanych przez niewielką liczbę podmiotów, nieznormalizowanych, trudno porównywalnych z uwagi na posiadane różnorodne cechy jakościowe.

Kiedy tryb zapytania o cenę?

Biorąc powyższe pod uwagę, tryb zapytania o cenę może być stosowany dla udzielania zamówień dotyczących np.:

- dostawy artykułów spożywczych,

- dostawy papieru biurowego oraz materiałów biurowych,

- dostawy akcesoriów komputerowych takich jak: dyskietki, płyty CD-R, tusze, tonery, klawiatury, itp.,

- dostawy oleju opałowego, miału węglowego, paliw napędowych,

- usług z zakresu sprzątania pomieszczeń,

- usług żywienia,

- usług poligraficznych np. druku wizytówek, papierów firmowych,

- usług pralniczych.

Wystarczą dwie oferty

Zaletą stosowania trybu zapytania o cenę niewątpliwie jest jego prostota przy jednoczesnym zapewnieniu konkurencyjności wśród podmiotów ubiegających się o uzyskanie danego zamówienia publicznego. Zgodnie z intencją ustawodawcy jest to tryb pozwalający na szybkie i sprawne przeprowadzenie postępowania.

Zamawiający prowadząc postępowanie w trybie zapytania o cenę zobligowany jest zwrócić się z pytaniem o cenę zamawianych rzeczy lub usług do takiej liczby wykonawców, która zapewni wybór najkorzystniejszej oferty, konkurencyjność i sprawny przebieg postępowania.

Oczywiście w przypadku, gdy w danym segmencie rynku istnieje znaczna liczba podmiotów mogących zrealizować przedmiot zamówienia, nie ma obowiązku (a wręcz potrzeby) zwracania się do wszystkich. Zamawiający może wybrać te podmioty, które jego zdaniem zapewniają konkurencyjność wyboru najkorzystniejszej oferty. Należy jednak bezwzględnie pamiętać, że zapytanie o cenę musi być skierowane do nie mniej niż pięciu potencjalnych wykonawców.

Za nieprawidłowe należy uznać kierowanie zapytania do podmiotów, o których z góry wiadomo, że nie złożą oferty (np. z powodu nie prowadzenia działalności w zakresie objętym przedmiotem zamówienia) lub do wykonawców, którzy są ze sobą powiązani (np. sieci sklepów, hurtowni). Warto tutaj zaznaczyć, że aby postępowanie w trybie zapytania o cenę było ważne wystarczającym będzie złożenie, co najmniej dwóch ofert nie podlegających odrzuceniu.

Cena - jedyne kryterium oceny

W trybie zapytania o cenę jedynym kryterium różnicującym złożone oferty jest cena zaoferowana za realizację przedmiotu zamówienia przez oferentów ubiegających się o uzyskanie danego zamówienia publicznego.

Zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych zamawiający prowadząc postępowanie w trybie zapytania o cenę zobowiązany jest udzielić zamówienia publicznego dostawcy lub wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę.*

Za niedopuszczalne należy uznać wprowadzanie w trybie zapytania o cenę innych niż cena kryteriów oceny złożonych ofert.

Prowadząc postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zapytania o cenę wybranie oferty innej niż z najniższą ceną należy uznać za złamanie przepisów Prawa zamówień publicznych.

Z uwagi na konieczność wyboru oferty z najniższą ceną, zamawiający powinien porównywać ceny brutto.

Przetargi bez tajemnic: Wzory dokumentów niezbędnych w procedurze przetargu

Dodatkowe oferty

W trybie zapytania o cenę niedozwolone jest prowadzenie jakichkolwiek negocjacji odnośnie ceny, jak również nie ma możliwości zmian cen przedstawionych przez wykonawcę. Jedynym wypadkiem, gdy dochodzi do zmiany ceny przedstawionej w ofercie jest sytuacja, gdy zostaną złożone oferty o równych cenach. W tym wypadku zamawiający wzywa do złożenia ofert dodatkowych.

W sytuacji, gdy spośród ofert spełniających wymogi formalno - prawne minimum dwie (lub więcej) opiewa na taką samą cenę realizacji zamówienia, zamawiający wzywa tych wykonawców, którzy złożyli oferty o równych cenach, do złożenia ofert dodatkowych zawierających nową (niższą) cenę realizacji zamówienia.

Oczywiście oferent nie ma obowiązku zmniejszenia ceny - może utrzymać poprzednio przedstawioną kwotę za realizację przedmiotu zamówienia. Z treści ustawy Prawo zamówień publicznych wynika, że do składania ofert dodatkowych zaprasza się tylko tych wykonawców, którzy złożyli oferty równe cenowo, przy czym są to oferty najtańsze (z dokładnością do groszy).

* Patrz art. 72 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych