Czy usługi sprzątania można zamówić w trybie zapytania o cenę?

Odpowiedź

W przypadku gdy wartość zamówienia na usługi sprzątania obiektów, jest mniejsza niż progi unijne, dopuszczalne jest udzielenie tego zamówienia w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w trybie zapytania o cenę. Istnieje możliwość obliczania wynagrodzenia należnego wykonawcy, na podstawie faktycznie zrealizowanych usług sprzątania, o ile w siwz wprowadzono odpowiednie postanowienia.

Zapytanie o cenę - kiedy można zastosować ten tryb?

Stosownie do treści art. 70 ustawy Prawo zamówień publicznych można udzielić zamówienia w trybie zapytania o cenę, jeżeli kumulatywnie zostały wypełnione następujące przesłanki tj:

1. przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi

2. dostawy i usługi są powszechnie dostępne i posiadają ustalone standardy jakościowe;

3. wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Z uwagi na fakt, że tryb zapytania o cenę nie jest trybem tak konkurencyjnym jak tryby przetargowe, przesłankę nr 2 o charakterze ocennym, odnoszącą się do przedmiotu zamówienia (w odróżnieniu od przesłanki nr 3, która ma charakter 0/1) należy interpretować ściśle.

Zapytanie o cennie dla robót budowlanych

Trybu zapytania o cenę nie można zastosować do zamówień, których przedmiotem są roboty budowlane, bez względu na ich rodzaj i wartość. Zapytanie o cenę to tryb zarezerwowany wyłącznie dla dostaw lub usług.

Usługi i dostawy tylko o charakterze powszechnym?

W zapytaniu o cenę można nabyć dostawy lub usługi powszechnie dostępne. Wprawdzie ustawa Prawo zamówień publicznych nie wprowadza definicji "powszechności". Jednak w orzecznictwie i piśmiennictwie przyjmuje się, że przez takie dostawy lub usługi należy rozumieć dobra oferowane przez liczne podmioty na rynku, co umożliwia łatwy dostęp do tych dóbr praktycznie nieograniczonej grupie konsumentów. A to z kolei łączy się wprost z powszechną konsumpcją takich dóbr czy usług. Oznacza to, że tryb zapytania o cenę nie może być wykorzystywany do nabywania towarów lub usług specjalistycznych, przeznaczonych dla wąskiego kręgu odbiorców, o dostępności ograniczonej do nielicznych, specjalistycznych wykonawców. Przykładem dostaw, które nie mogą być nabywane w wyniku przeprowadzenia postępowania w trybie zapytania o cenę są dostawy specjalistycznego sprzętu medycznego.

Czym są ustalone standardy jakościowe?

Aby móc skorzystać z tego trybu należy wykazać, że zamawiane dostawy lub usługi, posiadają ustalone standardy jakościowe, które mogą wynikać z określonych przepisów prawa, ale także z pewnych zwyczajowo przyjętych schematów działania wykonawców. Jednakże zaistnienie niniejszej okoliczności, nie oznacza od razu możliwości skorzystania z trybu zapytania o cenę. Należy pamiętać, że musi ziścić się przesłanka dotycząca powszechnej dostępności dostawy lub usługi oraz musi zostać wypełniony warunek określonej wartości danego zamówienia. Spełnienie wyłącznie przesłanki ustalonych standardów jakościowych - co ma miejsc przykładowo w usługach badania sprawozdania finansowego, których standardy został określone m.in. w ustawie o rachunkowości, nie oznacza od razu powszechności tej usługi. Wręcz przeciwnie, świadczenie usług rewizji finansowej sprawozdań finansowych ograniczone jest do wykonawców uprawnionych do wykonywania tego rodzaju badania, tj. posiadających wpis na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych w rozumieniu przepisów ustawy o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym.

Zapamiętaj!

Jako przykłady dostaw i usług, w stosunku do których można zastosować tryb zapytania o cenę, UZP w opublikowanych w 2010 r. wytycznych dotyczących interpretacji przesłanek pozwalających na przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybach nieprzetargowych, wskazuje: dostawy materiałów biurowych, artykułów spożywczych, środków czystości, standardowych mebli, usługi sprzątania pomieszczeń biurowych, wywóz nieczystości stałych, konserwacje i naprawy standardowych maszyn i urządzeń.

Odnosząc powyższe do postawionego pytania, należy stwierdzić, że w przypadku gdy wartość zamówienia na usługi sprzątania obiektów, jest poniżej progów unijnych (dla uczelni próg ten wynosi 200.000 euro), dopuszczalne jest udzielenie tego zamówienia w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w trybie zapytania o cenę. Nie ulega wątpliwości, że usługi sprzątania powierzchni biurowych jako dobra popularne są wszędzie na rynku oferowane i wykonywane przez wszystkich wykonawców działających w określonej branży. Można je nabywać bez względu na miejscowość i czas. Ponadto sposób ich wykonywania, przy zdefiniowanym przez Zamawiającego szczegółowym zakresie, będzie zestandaryzowany , niezależnie od tego, który z wykonawców go wykona.

Dopuszczalność zmniejszenia wynagrodzenia wykonawcy w zawiązku z ograniczeniem zakresu świadczenia usług sprzątania w trakcie realizacji zamówienia

Istnieje możliwość zmiany wynagrodzenia należnego wykonawcy, o ile zamawiający uprzednio wprowadził odpowiednie postanowienia do SIWZ.

Co do zasady wykonawca z siwz winien otrzymać informacje co do pewnego (gwarantowanego) zakresu zamówienia, jaki będzie zobowiązany zrealizować na rzecz zamawiającego. Wynika to z utrwalonego w orzecznictwie poglądu, że brak takiej pewności powoduje naruszenie podstawowej zasady zamówień publicznych - zasady dochowania uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.

Orzeczenie

W wyroku z 13 września 2005 r. (sygn. akt V Ca 1110/04) Sąd Okręgowy w Warszawie wskazał, że wykonawcy, przystępując do postępowania przetargowego, dokonują analizy kosztów, która wpływa następnie na wysokość ceny, a ta z kolei jest jednym z podstawowych kryteriów oceny oferty. W zależności od wielkości zamówienia dostawca może wprowadzić określone rabaty. Musi mieć zatem pewność, że zrealizuje w przyszłości ( ) zamówienie w pewnym minimalnym zakresie. Dlatego też sąd uznał, że zapisy projektu umowy winny być zmodyfikowane w taki sposób, aby dostawca, stosując zasadę pewności obrotu miał możliwość zaplanowania sprzedaży na określonym poziomie.

Prawo opcji i jego wpływ na zamówienie

Należy jednak pamiętać, że zamawiający posiada uprawnienie do określenia zakresu przedmiotu zamówienia, który stanowił będzie prawo opcji, tzn. wykonawca zobligowany będzie do wykonania tego zakresu o ile zamawiający zażąda jego wykonania.

Regulacje dotyczące prawa opcji są niezwykle skąpe. Ustawa Prawo zamówień publicznych przywołuje prawo opcji w art. 34 ust. 5 w kontekście szacowania wartości zamówienia, wskazując, że jeżeli zamówienie na usługi lub dostawy przewiduje prawo opcji wówczas zamawiający przy ustalaniu wartości zamówienie zobligowany jest uwzględnić możliwie największy zakres tego zamówienia.

Mając na uwadze powyższe, w opisanym przez Ciebie przypadku, można rozważyć zastosowanie prawa opcji. Należałoby wówczas wskazać minimalną powierzchnię do sprzątania, która gwarantowana byłaby przez cały okres obowiązywania umowy, natomiast sprzątanie powierzchni przekraczającej tej minimalny zakres, uzależnione byłoby od stosownego uprzedniego zalecenia zamawiającego. Wynagrodzenia należne wykonawcy, obliczane byłoby za faktycznie wykonane usługi.

Podstawa prawna: art. 34 ust. 5; art. 70 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst. jedn. Dz.U. z 2010 r., nr 113, poz. 759 ze zm).

* Autor jest głównym specjalistą ds. zamówień publicznych w dużej instytucji zamawiającej, prowadzi szkolenia dla zamawiających i wykonawców. www.portalzp.pl