Korzyści z zamieszczenia ogłoszenia o przetargu w prasie codziennej

Kiedy przetarg na publikację ogłoszeń?

W sytuacji gdy wartość środków przeznaczonych na publikację ogłoszeń w ciągu roku budżetowego przekracza łącznie równowartość 14.000 euro, zamawiający winien udzielić zamówienia na publikację ogłoszeń zgodnie z procedurami przewidzianymi w ustawie Prawo zamówień publicznych.

Nie należy jednak szacować wartości zamówień na publikację ogłoszeń wspólnie z zamówieniami na druk. Wskazać należy, że usługi druku sklasyfikowane są we Wspólnym Słowniku Zamówień (tzw. CPV) kodem: 79810000-5. Natomiast usługi publikacji (w których mieści się również zamówienie na publikację ogłoszeń prasowych) mają kod CPV: 79970000-4.

Za niesłuszne należy uznać również stanowisko prezentowane przez część zamawiających, którzy uważają, iż każda publikacja stanowi odrębne zamówienie. Swoje racje motywują między innymi faktem, że każde publikowane ogłoszenie zawiera inną treść i dotyczy odmiennych zagadnień. Tymczasem to nie treść ogłoszenia jest przedmiotem zamówienia lecz jego publikacja.

Jak przeprowadzić przetarg na publikację ogłoszeń?

Procedurę zamówienia publicznego, którego przedmiot dotyczy publikacji ogłoszeń prasowych, co do zasady najkorzystniej jest przeprowadzić w trybie przetargu nieograniczonego .

Przygotowując zamówienie publiczne na publikację ogłoszeń prasowych należy precyzyjnie określić przedmiot zamówienia. Szczególnie istotnym jest określenie przez zamawiającego wymogów dotyczących:

- stron na jakich zamieszczane będą ogłoszenia (strony redakcyjne, miejskie, ogłoszeniowe, ogólnopolskie), szacowanej ilości ogłoszeń oraz ich łącznej powierzchni. Ponieważ wydawcy różnicują ceny publikacji w zależności od strony (np. ostatnia strona jest droższa) warto zamieścić w SIWZ zastrzeżenie, iż cena za zamieszczanie ogłoszenia musi być stała bez względu na stronę publikacji.

- maksymalnego okresu wyprzedzenia z jakim będzie składane zamówienie na opublikowanie kolejnego ogłoszenia (najczęściej za optymalne wyprzedzenie uznaje się termin trzech dni kalendarzowych)

- zasad ustalania płatności za zamieszczone ogłoszenia. W zdecydowanej większości tytułów prasowych jako podstawowa jednostka wyceny ogłoszenia stosowany jest moduł. Niestety wielkość tych modułów jest różna. W celu osiągnięcia porównywalności złożonych ofert proponuję postawienie wymogu aby ceny przedstawione w ofercie dotyczyły 1 cm2 powierzchni ogłoszenia. Ponadto cena powinna być stała w okresie trwania umowy, zwłaszcza jeżeli nie jest on dłuższy niż 12 miesięcy.

Warunki udziału w przetargu na publikację ogłoszeń prasowych

Oprócz ogólnych wymogów określonych w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych należy postawić warunki dotyczące np:

- wymogu aby nakład tytułu proponowanego przez oferenta, jako miejsce do zamieszczania ogłoszeń, musiał być potwierdzany wynikami kontroli prowadzonej przez Związek Kontroli Dystrybucji Prasy;

- zapewnienia możliwości zamieszczania ogłoszeń w gazecie codziennej (wydania od poniedziałku do piątku).

- wielkości nakładu tytułu prasowego po odjęciu zwrotów;

- wymogu aby prasa, w której będą zamieszczane ogłoszenia była kolportowana poprzez sprzedaż detaliczną.

Szczególnie istotnym jest prawidłowe określenie nakładu, jaki musi posiadać oferowany tytuł.

Z reguły duże nakłady (przekraczające 60.000 egz. po odjęciu zwrotów) posiadają dzienniki ogólnopolskie, zaś tytuły o zasięgu regionalnym mają nakłady czasami znacznie poniżej przedstawionej wielkości.

Kryteria oceny ofert

Ustalenie prawidłowych kryteriów oceny ofert w tak specyficznym postępowaniu jak publikacja ogłoszeń prasowych, nie jest sprawą prostą. Dodatkową trudność może sprawić

art. 91 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym kryteria oceny złożonych ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej.

W związku z powyższym część zamawiających jako jedyne kryterium przyjmuje cenę za zamieszczenie ogłoszenia. Nie jest to jednak kryterium optymalne, gdyż nie uwzględnia faktycznego czytelnictwa danego ogłoszenia.

Alternatywą dla ceny jako jedynego kryterium może być wprowadzenie dodatkowo kryterium odnoszącego się do kosztu dotarcia ogłoszenia do potencjalnego czytelnika.

Ocenianie ofert pod względem kosztu dotarcia pozwala na wybranie oferty optymalnej cenowo.

Proponowane kryterium pokazuje, ile w rzeczywistości kosztuje dotarcie do określonej liczby czytelników. Cena jako jedyne kryterium oceny ofert nie odzwierciedli istoty jaką jest liczba osób, które przeczytają opublikowane ogłoszenie. Liczba czytelników jest istotna, ponieważ podstawowym celem zamieszczenia ogłoszenia jest dotarcie do jak największej grupy osób za możliwie najniższą kwotę.

Oferta nominalnie najtańsza nie oznacza, że cena za dotarcie do szerokiej grupy czytelników jest najniższa.

Kryterium kosztu dotarcia (np. do 1000 czytelników) można obliczyć wg poniższego wzoru:

KD = [ Kdmin : {(Cx : Nx) x 1000} ] x 100 x waga kryterium

gdzie:

KD - ilość punktów przyznanych danej ofercie za koszt dotarcia ogłoszenia do 1000 czytelników,

Cx - cena brutto publikacji ogłoszenia podana przez oferenta, dla którego wynik jest obliczany.

Nx - średnia wielkość nakładu gazety zaoferowanej jako miejsce publikacji zamawianych ogłoszeń, podana przez oferenta, dla którego wynik jest obliczany.

Kdmin - najniższy koszt dotarcia, zaoferowany w przedmiotowym postępowaniu, obliczony na podstawie wzoru: {(Cx : Nx) x 1000}.

Waga tak wyliczalnego kryterium może być wyższa od wagi tradycyjnie obliczanego kryterium cenowego.

Powyższe zasady obliczania kosztu publikacji ogłoszenia prasowego można zastosować również w przypadku umów, których wartość nie przekracza równowartości 14.000 euro. Korzystając z wyżej przedstawionego wzoru zamawiający może wykazać, że oferta nominalnie droższa jest jednak korzystniejsza z punktu widzenia celu publikacji ogłoszenia - liczy się bowiem koszt dotarcia do potencjalnego czytelnika, a nie tylko cena publikacji ogłoszenia. W konsekwencji takie kryterium nie narusza również przepisów ustawy o finansach publicznych w zakresie racjonalnego wydatkowania środków publicznych.