Wykonawca może wycofać ofertę

W celu wycofania oferty wykonawca musi złożyć do zamawiającego oświadczenie zawierające wolę wycofania oferty. Złożone przez wykonawcę oświadczenie o wycofaniu oferty powoduje, iż oferta uznawana jest za niezłożoną.

Przepisy prawa nie wskazują jednak, czy zamawiający powinien technicznie (fizycznie) zwrócić ofertę wycofaną przed upływem terminu składania ofert, czy też może ją zatrzymać i załączyć do akt postępowania przetargowego.

W praktyce część zamawiających nie dokonuje zwrotu wycofanej przed upływem terminu składania oferty, wskazując że musi być ona wraz z oświadczeniem o jej wycofaniu dołączona do akt postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, pomimo, że nie bierze udziału w procedurze wyboru najkorzystniejszej oferty.

Powyższe postępowanie zamawiających bezsprzecznie uznać należy za nieznajdujące podstaw w obowiązującym stanie prawnym.

Należy mieć na uwadze, iż przechowywanie oferty w dokumentacji postępowania jest niecelowe z punktu widzenia procedury udzielania zamówień publicznych. W związku z faktem, iż oferta wycofana nie ma żadnego wpływu na wynik postępowania, nie jest ona brana pod uwagę podczas potencjalnej kontroli prowadzonej przez Urząd Zamówień Publicznych. Tym samym nie istnieją żadne przesłanki uprawniające zamawiającego do zatrzymania wycofanej oferty na gruncie przepisów prawa.

W celu uniknięcia wątpliwości związanych z zasadami postępowania w przypadku otrzymania przed upływem terminu składania ofert oświadczenia o wycofaniu uprzednio złożonej oferty, zamawiający powinien w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia określić procedury jakie będą stosowane w takiej sytuacji.

Racjonalnym jest określenie postanowieniami siwz w szczególności:

- terminu zwrotu wycofanej oferty - np. niezwłocznie po rozstrzygnięciu prowadzonego postępowania o zamówienie publiczne, przy czym oferta wycofana nie jest otwierana, a zwrot dokonywany jest na adres umieszczony na zewnętrznym opakowaniu oferty,

- procedury odbioru wycofanej oferty - np. poprzez zobowiązanie do odbioru oferty w siedzibie zamawiającego lub odesłanie wycofanej oferty na koszt wykonawcy,

- określenie osób uprawnionych do złożenia oświadczenia o wycofaniu oferty np. na podstawie załączonego do oświadczenia dokumentu rejestrowego podmiotu, którego adres znajduje się na zewnętrznym opakowaniu oferty.

Uregulowanie tego rodzaju procedur umożliwia dokonanie bezpiecznego zwrotu oferty, bez uzasadnionej obawy postawienia zarzutów naruszenia zasad udzielania zamówień publicznych przez podmioty badające prawidłowość udzielania zamówień publicznych, w tym zamówień współfinansowanych ze środków UE.

* Patrz art. 84 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.

** Patrz art. 84 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.