Dopuszczalność skanu oferty w postępowaniu elektronicznym

W praktyce stosowania przepisów dotyczących elektronizacji procedury udzielania zamówienia publicznego pojawiły się wątpliwości dotyczące możliwości przedkładania skanu dokumentów podpisanych w wersji papierowej a następnie przekształcanej do formy elektronicznej (zeskanowanie) i podpisane uwierzytelnionym podpisem elektronicznym przed przekazaniem zamawiającemu.

Przedstawione powyżej zagadnienie stało się przedmiotem opinii wydanej przez Urząd Zamówień Publicznych[3], która uwzględnia stanowiska Ministerstwa Cyfryzacji i Polskie Izby Informatyki i Telekomunikacji.

Zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym przez Urząd Zamówień Publicznych ofertę pierwotnie sporządzoną w postaci papierowej następnie przekształconą do postaci elektronicznej np. poprzez jej zeskanowanie, winno uznać się za dokument elektroniczny.

W przypadku zeskanowania oferty wykonawcy pierwotnie wytworzonej przez niego w postaci papierowej, tj. przekształcenia jej w postać elektroniczną, a następnie opatrzenie powstałego w ten sposób dokumentu elektronicznego kwalifikowanym podpisem elektronicznym wykonawcy, oznacza wolę złożenia oferty, nie zaś kopii oferty. Ofertę, stanowiącą oświadczenie woli wykonawcy, należy uznać za dokument elektroniczny (ofertę złożoną w postaci elektronicznej) niezależnie od tego, czy jej postać elektroniczna powstała wyłącznie przy użyciu programu komputerowego, czy też na skutek przekształcenia postaci papierowej do postaci elektronicznej, jeżeli tylko dokument elektroniczny zostanie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

                                                                                    Autor: Marek Okniński

[1] Określone w art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych,
[2] Wynika z art. 10a ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych
[3] www.uzp.gov.pl