Fakultatywność negocjacji w trybie podstawowym

Wskazana możliwość negocjacji stanowi dodatkowe narzędzie dostępne zamawiającym, które ma umożliwić pozyskanie jak najlepszych warunków realizacji konkretnego zamówienia publicznego – zwiększając w szczególności efektywność wydatkowanych środków publicznych.

Ustawodawca, wprowadzając możliwość negocjacji, nie pominął kwestii sprawnego prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, dlatego też:

a) nie określił wymogu obligatoryjności prowadzenia negocjacji – zamawiający po otrzymaniu ofert (tzw. podstawowych/pierwotnych) może zdecydować o braku prowadzenia negocjacji, jeżeli uzna, że zaoferowane warunki realizacji zamówienia są satysfakcjonujące lub np. gdy została złożona tylko jedna oferta. Wiążące są wówczas warunki przedstawione przez oferentów w złożonych ofertach.

b) terminy prowadzenia negocjacji określa zamawiający, wykonawcy, którzy złożyli oferty, zobowiązani są przyjąć je do wiadomości, przy czym ustawa Prawo zamówień publicznych umożliwia wykonawcom niewzięcie udziału w negocjacjach. Z powodu nieprzystąpienia przez wykonawców do negocjacji ich oferty podstawowe nie mogą zostać odrzucone. Wykonawcy mogą bowiem zdecydować, że chcą uczestniczyć w prowadzonym postępowaniu tylko z podstawową ofertą złożoną przed negocjacjami, która staje się przy takiej decyzji wykonawcy jego ofertą ostateczną.

c) nie narzucił formy i miejsca prowadzenia negocjacji. W aktualnie obowiązującym stanie prawnym możliwe jest prowadzenie negocjacji zarówno z bezpośrednim udziałem przedstawicieli wykonawcy i zamawiającego zorganizowanym w siedzibie zamawiającego, jak i w formie połączenia online lub telefonicznego.

Uwzględniając powyższe, należy jednocześnie mieć na uwadze, że w przepisach Prawa zamówień publicznych zastrzeżono zakaz zmiany treści Specyfikacji Warunków Zamówienia w ramach prowadzonych negocjacji. Oferta dodatkowa może dotyczyć tylko elementów podlegających ocenie w ramach pierwotnie przyjętych kryteriów oceny ofert oraz nie może być mniej korzystna niż oferta podstawowa.

Tryb podstawowy z fakultatywnymi negocjacjami może być stosowany wg swobodnego wyboru zamawiającego – ustawa Prawo zamówień publicznych nie określa żadnych, poza progiem wartości szacunkowej zamówienia (od kwoty równiej lub wyższej 130.000 zł. netto do kwoty poniżej progów unijnych), przesłanek ograniczających zastosowanie analizowanego trybu udzielenia zamówienia publicznego.

Z fakultatywnych negocjacji warto korzystać przy zamówieniach na konkurencyjnym rynku, tam, gdzie możliwość złożenia ofert dodatkowych przez podmioty konkurujące o uzyskanie zamówienia publicznego może doprowadzić do zmniejszenia (np. finansowych) oczekiwań wykonawców.

Autor: Marek Okniński

[1] ustawa z dnia 11 września 2019 r. (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 ze zm.) 

[2] patrz: art. 252 pkt 2 ustawy PZP.