W trybie podstawowym z fakultatywnymi negocjacjami zamawiający może wymagać kosztorysu ofertowego

Ustawodawca wprowadzając możliwość negocjacji nie pominął kwestii sprawnego prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dlatego też:

1. nie określił wymogu obligatoryjności prowadzenia negocjacji – zamawiający po otrzymaniu ofert (tzw. podstawowych/pierwotnych) może zdecydować o braku prowadzenia negocjacji jeżeli uzna, że zaoferowane warunki realizacji zamówienia są satysfakcjonujące lub np. gdy została złożona tylko jedna oferta. Wiążące są wówczas warunku przedstawione przez oferentów w złożonych ofertach.
2. terminy prowadzenia negocjacji określa zamawiający a wykonawcy, którzy złożyli oferty zobowiązani są przyjąć je do wiadomości przy czym ustawa Prawo zamówień publicznych umożliwia wykonawcom nie wzięcie udziału w negocjacjach. Z powodu nieprzystąpienia przez wykonawców do negocjacji ich oferty podstawowe nie mogą zostać odrzucone. Wykonawcy mogą bowiem zdecydować, że chcą uczestniczyć w prowadzonym postępowaniu tylko z podstawową ofertą złożoną przed negocjacjami, która staje się przy takiej decyzji wykonawcy jego ofertą ostateczną.
3. nie narzucił formy i miejsca prowadzenia negocjacji. W aktualnie obowiązującym stanie prawnym możliwe jest prowadzenie negocjacji zarówno z bezpośrednim udziałem przedstawicieli wykonawcy i zamawiającego zorganizowanym w siedzibie zamawiającego jak i w formie połączenia online lub telefonicznego.

Uwzględniając powyższe należy jednocześnie mieć na uwadze, że w przepisach Prawa zamówień publicznych zastrzeżono zakaz zmiany treści Specyfikacji Warunków Zamówienia w ramach prowadzonych negocjacji. Oferta dodatkowa może dotyczyć tylko elementów podlegających ocenie w ramach pierwotnie przyjętych kryteriów oceny ofert oraz nie może być mniej korzystna niż oferta podstawowa.

Biorąc pod uwagę zakres możliwych negocjacji w trybie podstawowym z fakultatywnymi negocjacjami w przypadku gdy przedmiotem zamówienia jest wykonanie robót budowlanych zamawiający ma pełne prawo wymagać od wykonawców przedłożenia kosztorysu ofertowego składanego przed przystąpieniem do negocjacji.

Powyższe potwierdza wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 28 września 2021 r. sygn.. akt: KIO 2377/21 w którym stwierdzono, że „…wbrew stanowisku Odwołującego brak załączenia przez Wykonawcę kosztorysu ofertowego w branży drogowej stanowiącego ok. 50% wartości zamówienia utrudniał przeprowadzenie negocjacji w ww. zakresie. Zamawiający pozbawiony został możliwości analizy sposobu i prawidłowości kalkulacji ceny za prace w branży drogowej, jak również należytego przygotowania się do negocjacji. Zdaniem Izby na gruncie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych brak jest przeszkód, aby w ramach cenowego kryterium oceny ofert przedmiotem negocjacji z wykonawcą był jeden z elementów składowych ceny, zwłaszcza gdy oferowana za wykonanie zamówienia cena ma być potwierdzona załączonymi do oferty kosztorysami opracowanymi przez wykonawcę na podstawie przedmiarów. Istotne jest jedynie to, aby faktyczny przedmiot negocjacji dotyczyły elementów treści oferty podlegających ocenie w ramach przewidzianych kryteriów oceny ofert oraz nie prowadził do zmiany SWZ, przy czym przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych nie precyzują szczegółowego przedmiotu negocjacji, a wyznaczają jedynie ich granice zawarte w art. 278 ustawy Prawo zamówień publicznych".

  Autor: Marek Okniński