Czy wadliwie podpisana oferta musi być odrzucona?

Oświadczenie woli bez podpisu elektronicznego jest nieważne

Art. 8 ust. 1 Prawa zamówień publicznych stanowi, że do czynności podejmowanych przez zamawiającego, wykonawców oraz uczestników konkursu w postępowaniu o udzielenie zamówienia i konkursie oraz do umów w sprawach zamówień publicznych stosuje się przepisy ustawy z dnia 23. kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2020 r. poz. 1740 ze zm.), jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej.

Art. 781 § 1 k.c. wskazuje, że do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Natomiast - zgodnie z art. 73 k.c. - czynność prawna dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna.

Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 910/2014 z dnia 23. lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE. L Nr 257, str. 73) - dalej jako „rozporządzenie elDAS" - „kwalifikowany podpis elektroniczny" oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Pkt 14 tego przepisu stanowi, że „certyfikat podpisu elektronicznego" oznacza poświadczenie elektroniczne, które przyporządkowuje dane służące do walidacji podpisu elektronicznego do osoby fizycznej i potwierdza co najmniej imię i nazwisko lub pseudonim tej osoby. Stosownie natomiast do pkt 15 „kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego" oznacza certyfikat podpisu elektronicznego, który jest wydawany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania.

Zgodnie z art. 33 ust. 1 rozporządzenia elDAS, kwalifikowaną usługę walidacji kwalifikowanych podpisów elektronicznych świadczy wyłącznie kwalifikowany dostawca usług zaufania, który:

• zapewnia walidację zgodnie z art. 32 ust. 1 rozporządzenia elDAS oraz
• umożliwia stronom ufającym otrzymanie wyniku procesu walidacji w automatyczny, wiarygodny i skuteczny sposób oraz przy użyciu zaawansowanego podpisu elektronicznego lub zaawansowanej pieczęci elektronicznej dostawcy kwalifikowanej usługi walidacji.

Z przywołanych przepisów jasno wynika, że przyjęcie oświadczenia opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym wymaga walidacji podpisu w celu stwierdzenia skuteczności złożenia oświadczenia.

Natomiast zgodnie z art. 3 ust. 14 ustawy z 17. lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700), profil zaufany oznacza środek identyfikacji elektronicznej, zawierający zestaw danych identyfikujących i opisujących osobę fizyczną, wydany w sposób, o którym mowa w art. 20c.

Zgodnie z art. 20aa wskazanej ustaw, profil zaufany umożliwia podmiotom publicznym uwierzytelnienie osoby fizycznej, zaś profil osobisty zapewnia możliwości opatrzenia dokumentu elektronicznego podpisem zaufanym. Podpisanie zatem pliku przez ePUAP umożliwia potwierdzenie tożsamości jego posiadacza, w usługach publicznych i pozwala na podpisywanie pism, kierowanych do podmiotów publicznych, w postaci elektronicznej, wskazując na określoną osobę, jej konto i czas dokonania tego podpisu. Oba podpisy służą do podpisywania elektronicznego, jednak ich przeznaczenie i moc prawna nie są tożsame. Kwalifikowany podpis elektroniczny korzysta z domniemań ustanowionych przez ustawodawcę i jest szczególną formą podpisu zaawansowanego, o określonych wymaganiach technicznych i organizacyjnych.

Zamówienia publiczne - przestrzeganie przepisów to nie biurokratyzm

Uchybienie wymogowi opatrzenia  kwalifikowanym podpisem elektronicznym w postępowaniach o wartości równej lub przekraczającej progi unijne oferty powoduje, że oferta jest nieważna. Nie jest to bowiem oświadczenie złożone w formie elektronicznej zastrzeżonej pod rygorem nieważności.

Tym samym oferta taka musi zostać odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych jako niezgodna z przepisami prawa.

Brak podpisania oferty za pomocą kwalifikowanego podpisu nie może być konwalidowany.

Uzupełnienie takiego braku nie może być dokonane w oparciu o zasady słuszności. Postanowienia ustawy dotyczące postępowania o udzielanie zamówienia publicznego, nie odwołują się do zasad słuszności czy dobrych obyczajów handlowych. Konstrukcja ustawowa procedury udzielenia zamówienia stanowi ciąg uporządkowanych czynności sukcesywnie dokonywanych przez zamawiającego.

Ścisłe przestrzegane przepisów ustawy nie jest wyrazem biurokratyzmu, ale ma na celu zapewnienie zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców. Przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych w sposób bezwzględnie obowiązujący zastrzegły dla ofert i innych dokumentów, w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, formę elektroniczną. Działania zamawiającego zmierzające do uzupełnienia lub konwalidacji oferty złożonej bez zachowania ustawowej formy elektronicznej stanowiłoby rażące naruszenie ustawy Prawo zamówień publicznych.

Autor: Marek Okniński