Polisa OC w przetargu. Czy data sporządzenia polisy po terminie składania ofert może prowadzić do odrzucenia oferty wykonawcy?

Odpowiedź

Zamawiający ma prawo odrzucić ofertę, która nie spełnia warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert. W przypadku złożenia polisy ubezpieczeniowej, której okres obowiązywania rozpoczyna się po terminie składania ofert, zamawiający będzie zobowiązany, na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, do wezwania wykonawcy do złożenia poprawnego dokumentu.

Wyjaśnienie

Zgodnie z art. 125 ust. 3 ustawy Prawo zamówień Publicznych oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia, spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, odpowiednio na dzień składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.

Art. 125 ust. 1 ustawy Prawo zamówień Publicznych stanowi, że do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo do oferty wykonawca dołącza oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, w zakresie wskazanym przez zamawiającego.

Zgodnie z art. 126 ust. 1 ustawy Prawo zamówień Publicznych Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych.

Zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 4 Rozporządzenia w celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji dotyczących sytuacji ekonomicznej lub finansowej zamawiający może żądać, w szczególności, następujących podmiotowych środków dowodowych: dokumentów potwierdzających, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia.

Stosownie do art. 128 ust. 1 ustawy Prawo zamówień Publicznych, jeżeli wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu lub są one niekompletne lub zawierają błędy, zamawiający wzywa wykonawcę odpowiednio do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że:

1) wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo oferta wykonawcy podlegają odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub

2) zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

Zgodnie z powyższym, wykonawcy składając ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego potwierdzają spełnianie warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert – w analizowanej sytuacji posiadanie ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Wykonawcy wstępnie oświadczają to w oświadczeniu składanym na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp. Następnie na wezwanie potwierdzają to składając podmiotowe środki dowodowe – w analizowanej sytuacji polisę ubezpieczeniową. Tym samym, polisa ubezpieczeniowa powinna obejmować dzień składania ofert.

Potwierdza to orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej.

Uchwała KIO z 2.04.2019 r. (sygn. akt KIO/KD 20/19).

Prezes Urzędu wskazał, że „w świetle obowiązujących przepisów nie ma przeciwwskazań, aby dokumenty składane w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego były wystawione po upływie terminu składania ofert, o ile dokumentują spełnianie warunków udziału w postępowaniu i brak podstaw do wykluczenia wstępnie potwierdzonych w ramach oświadczeń złożonych z ofertą lub wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i pozostają aktualne w momencie ich składania (wyrok KIO 707/17).

Prezes UZP stwierdził: z przekazanej dokumentacji przedłożonej na wezwanie do złożenia dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu (art. 26 ust. 2 ustawy Pzp) wynika, że WNIOSEK – POLISA Nr: 908560413987 wskazuje na okres ubezpieczenia od dnia 16 września 2017 r. do dnia 15 września 2018 r. Termin składania ofert upłynął zaś 14 września 2017 r. o godz. 10:00. Z powyższego wynika jednoznacznie, że Wykonawca nie przedłożył dokumentu potwierdzającego, iż jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na dzień składania ofert, tj. 14 września 2017 r. (…)

W związku z powyższym Prezes UZP stwierdził, że Zamawiający naruszył dyspozycję art. 26 ust. 3 ustawy poprzez zaniechanie wezwania Wykonawcy do uzupełnienia dokumentów wymaganych do wykazania spełnienia warunku dotyczącego sytuacji ekonomicznej lub finansowej w zakresie posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w przedmiocie prowadzonej działalności na dzień składania ofert, tj. 14 września 2017 r., co w konsekwencji doprowadziło również do naruszenia art. 24 ust. 1 pkt 12 w zw. z art. 22 ust. 1b pkt 2 oraz art. 7 ust. 1 i 3 ustawy Pzp poprzez zaniechanie wykluczenia wykonawcy, który nie wykazał spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz udzielenie temu Wykonawcy zamówienia publicznego – a tym samym miało wpływ na wynik postępowania."

Izba stwierdziła, że „W tzw. procedurze odwróconej dokumenty składane na wezwanie po upływie terminu składania ofert muszą być aktualne co do daty ich wystawienia, a przede wszystkim co do daty potwierdzającej spełnianie warunków udziału wykonawcy w postępowaniu. W żadnym okresie obowiązywania p.z.p. nie występowały przyzwolenia na potwierdzanie spełniania wymagań dokumentami stwierdzającymi stan faktyczny powstały (nabycie praw) po upływie terminu składania ofert. Okoliczności takie stanowią o naruszeniu przepisów stanowiących o obowiązku zamawiającego wykluczenia wykonawcy z postępowania, odrzucenia oferty wykonawcy, stanowią o rażącym naruszeniu zasady zapewnienia uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców."

Wyrok KIO z 4.01.2021 r. (sygn. akt KIO 3283/20):

„W konkluzji Izba stwierdza, że Odwołujący nie posiadał w zakresie wymaganym przedmiotowego wpisu do rejestru na dzień składania ofert – 27 listopada 2020 r. O taki wpis ubiegał się od 4 grudnia 2020 r. składając wniosek do gminy. Przedstawiona w odwołaniu wykładnia art. 9c ust. 1 UCPG nie jest zgodna z postanowieniami punktu 5.1. SIWZ. Ponadto ani ze wskazanego przepisu ani z postanowień SIWZ, w tym jej punktu 5.1. nie można wywieźć, że warunek ma być spełniony dopiero na dzień podpisania umowy przez wykonawcę. Przede wszystkim zgodnie z ustawą Pzp ocena spełniania przez wykonawcę wymaganych warunków poprzedza wybór najkorzystniejszej oferty. Zatem przyjęcie, że przedsiębiorca mógłby spełniać sporny warunek dopiero na dzień podpisania umowy, w stanie faktycznym, nie byłby zgodny z pełnym brzmieniem tego wymagania (jego gramatyczną wykładnią), co stara się pomijać Odwołujący. Na marginesie Izba zauważa, że kwestionowanie postanowień SIWZ po upływie terminów określonych w ustawie Pzp, co po części może dotyczyć wskazywanego w odwołaniu naruszenia art. 25a ust. 1 i 2 Pzp oraz art. 25 tej ustawy – jest nieskuteczne."

Wyrok KIO z 20.06.2012 r. (sygn. akt KIO 1170/12):

„W ocenie Izby przepis art. 26 ust. 3 [obecnie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp] szczegółowo i jednoznacznie określa, że uzupełnione czy też brakujące oświadczenia muszą potwierdzać spełnienie warunków udziału najpóźniej na datę upływu terminu składania ofert. Przepis odnosi się wprost do składanych oświadczeń oraz dokumentów, a nie okoliczności w jakich zostały złożone. Tym samym wyklucza istnienie w tym zakresie ustalonych zwyczajów czy też okoliczności ich składania. Reasumując wymóg spełnienia warunków udziału na dzień najpóźniej składania ofert jest konkretny i nie budzi żadnych wątpliwości zarówno w praktyce przetargowej, jak i w orzecznictwie i doktrynie."

W analizowanej sytuacji – złożenia polisy ubezpieczeniowej po upływie terminu składania ofert zamawiający w pierwszej kolejności powinien wezwać wykonawcę do uzupełnienia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej na dzień składania ofert. Dopiero w przypadku niepotwierdzenia spełniania tego warunku odrzucić ofertę wykonawcy na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. b) ustawy Pzp.

Jednocześnie wskazuję, że zgodnie z art. 806 § 2 kodeksu cywilnego objęcie ubezpieczeniem okresu poprzedzającego zawarcie umowy jest bezskuteczne, jeżeli w chwili zawarcia umowy którakolwiek ze stron wiedziała lub przy zachowaniu należytej staranności mogła się dowiedzieć, że wypadek zaszedł lub że odpadła możliwość jego zajścia w tym okresie.

Oznacza to, że umowa ubezpieczenia może objąć okres ubezpieczenia sprzed zawarcia umowy.

W przedmiotowej sprawie wykonawca może spróbować przedłożyć zamawiającemu polisę ubezpieczeniową obejmującą okres sprzed otwarcia ofert, ale wystawioną po tym terminie, przed złożeniem zamawiającemu dokumentów na jego wezwanie.

Podstawa prawna

Art. 125 ust. 3, art. 126 ust. 1, art. 128 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2022 r. poz. 1710 ze zm.).

Art. 806 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz.U. z 2022 r. poz. 1360 ze zm.).

§ 8 ust. 1 pkt 4 Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. 2020 r., poz. 2415)

* Magdalena Kossak-Tabor – radca prawny, ekspertka w zakresie ustawy Prawo zamówień publicznych, była pracowniczką Urzędu Zamówień Publicznych, kierowała wydziałem kontroli zamówień współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w UZP, przygotowywała i prowadziła postępowania o udzielenie zamówień publicznych, doradza zamawiającym i wykonawcom, współpracuje z renomowaną kancelarią prawną specjalizującą się w zamówieniach publicznych