Kiedy i jak prowadzić negocjacje oraz badania rażąco niskich cen

Odpowiedź

Decyzję o tym, czy do prowadzenia negocjacji dojdzie czy nie, zamawiający podejmuje po ocenie złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie ofert, ale przed wezwaniem do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli wymagał ich złożenia.

Wyjaśnienie

Zamawiający ma możliwość wyboru wariantu trybu podstawowego, przy prowadzeniu postępowania o wartości poniżej progów unijnych. Wyboru tego dokonuje zamawiający samodzielnie i nie musi swego wyboru uzasadniać.

Negocjacje nie są obowiązkowe

Jeśli zamawiający prowadzi postępowanie w trybie podstawowym w wariancie zgodnym z art. 275 pkt 2 ustawy Pzp, tj. z możliwością negocjacji dotyczących kryteriów oceny ofert oznacza to, że może ale nie musi takie negocjacje przeprowadzić. Decyzję o prowadzeniu negocjacji zamawiający podejmuje już po otwarciu ofert. Najwcześniejszym momentem w którym zamawiający identyfikuje potrzebę prowadzenia negocjacji jest chwila po otwarciu ofert i zapoznaniu się z parametrami tych ofert. Najczęściej potrzeba taka materializuje się, gdy ceny wszystkich złożonych ofert przekraczają możliwości finansowe zamawiającego, ale nie jest to jedyny powód podjęcia decyzji o prowadzeniu negocjacji.

Jak podkreśla A. Łuczyńska w komentarzu, dotyczącym trybu podstawowego z możliwymi negocjacjami, prowadząc postępowanie w drugim wariancie trybu podstawowego zamawiający decyzję o tym, czy do prowadzenia negocjacji dojdzie czy nie, podejmuje po ocenie złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie ofert, ale przed wezwaniem do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli wymagał ich złożenia.

Z treści art. 287 ust. 3 ustawy Pzp wynika, że o gdy zamawiający decyduje się na prowadzenie negocjacji to ma obowiązek poinformować równocześnie wszystkich wykonawców, którzy w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu złożyli oferty, o wykonawcach:

1) których oferty nie zostały odrzucone, oraz punktacji przyznanej ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łącznej punktacji,

2) których oferty zostały odrzucone,

3) którzy nie zostali zakwalifikowani do negocjacji, oraz punktacji przyznanej ich ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łącznej punktacji, podając uzasadnienie faktyczne i prawne, wówczas, gdy zamawiający ograniczył liczbę wykonawców zaproszonych do negocjacji.

Zanim więc zamawiający podejmie decyzję o prowadzeniu negocjacji, musi ustalić czy i jakie ofert podlegają odrzuceniu oraz ustalić ranking ofert – przyznać punktację poszczególnym ofertom.

Jak podkreśla A. Łuczyńska, z powyższego wynika zatem, iż poinformowanie wykonawców musi zostać poprzedzone oceną ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu. Zgodnie z treścią art. 266 Pzp, ocena dokonywana jest w oparciu o przepisy art. 223–226 Pzp. Zamawiający poprawia zatem w ofercie omyłki, wyjaśnia treść ofert, sprawdza czy nie zachodzą okoliczności uzasadniające odrzucenie ofert. Następnie wobec ofert niepodlegających odrzuceniu tworzony jest ranking w ramach kryteriów oceny ofert. I wtedy zamawiający podejmuje decyzję czy prowadzić negocjacje czy też odstąpić od ich prowadzenia i wezwać wykonawcę, którego oferta jest najwyżej oceniona w rankingu do złożenia dokumentów podmiotowych (pod warunkiem, że w SWZ przewidywano składanie dokumentów podmiotowych).

Ustalenie rankingu ofert

Jeśli zamawiający nie podjąłby czynności badania ofert (poprawiania omyłek, badania rażąco niskiej ceny, spełnienia wymogów formalnych, tj. czy oferty zostały we właściwy sposób podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji, czy oferty są zabezpieczone wadium, jeśli go wymagano, itd.), to mogłoby się okazać, że zaprosił do negocjacji i złożenia oferty dodatkowej wykonawcę, którego oferta podlega odrzuceniu. Po ustaleniu ostatecznego rankingu ofert, już po złożeniu ofert dodatkowych zamawiający wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeśli zamawiający ich wymagał.

Podstawa prawna

Art. 275 pkt 2), art. 287 ust. 3 ustawy z 11.09.2019 r., Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022, poz. 1710). A. Łuczyńska, Tryb podstawowy z fakultatywnymi negocjacjami, komentarz praktyczny, LEX/el 2022

* Marzena Kopacka-Biculewicz – prawnik, ekspert z zakresu zamówień publicznych, wieloletni praktyk działający zarówno po stronie zamawiających, jak i wykonawców, autor licznych publikacji i opinii z dziedziny zamówień publicznych, szkoleniowiec, wykładowca akademicki, pracownik kadry kierowniczej państwowej uczelni wyższej