Dopuszczalne formy przyjęcia kopii pełnomocnictwa do umowy

Odpowiedź

W praktyce obrotu gospodarczego przyjęte jest, że zamawiający powinien wymagać od pełnomocnika wykonawcy co najmniej przedstawienia – do wglądu zamawiającemu – oryginału pełnomocnictwa.

Wyjaśnienie

Przepis art. 96 kc wskazuje, że umocowanie do działania w cudzym imieniu może opierać się między innymi na oświadczeniu reprezentowanego (pełnomocnictwo). Tym samym zamawiający przy podpisywaniu umowy powinien mieć pewność, że dana osoba faktycznie jest pełnomocnikiem wykonawcy. Wydaje się, że pewnym potwierdzeniem takiej okoliczności może być przedstawienie przez pełnomocnika: oryginału pełnomocnictwa (który zostanie przekazany zamawiającemu lub z którego zamawiający sporządzi kopię i potwierdzi za zgodność z oryginałem) lub notarialnie poświadczonego odpisu pełnomocnictwa.

Zgodnie z art. 78(1) § 2 kc oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Oznacza to, że pełnomocnictwo udzielone w formie elektronicznej jest równoważne pełnomocnictwu udzielonemu w formie pisemnej. Nie ma zatem przeszkód, aby przy umowie zawieranej w postaci pisemnej umocowanie do jej zawarcia zostało udzielone pełnomocnikowi w formie elektronicznej (tj. postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.).

Podstawa prawna

Art. 78(1) § 2 oraz art. 96 kc ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1360 ze zm.)

* Krzysztof Hodt – praktyk z wieloletnim doświadczeniem w stosowaniu Prawa zamówień publicznych, aktualnie główny specjalista w wydziale zamówień publicznych jednej z największych instytucji zamawiających w Polsce, członek Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Konsultantów Zamówień Publicznych.