Jakie są korzyści dla zamawiającego z przeprowadzenia postępowania w trybie podstawowym z negocjacjami

Przepisy regulujące tryb podstawowy zostały umiejscowione w dziale – Postępowanie o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości mniejszej niż progi unijne, w art. 275-296. Ustawodawca przewidział możliwość udzielenia zamówienia w trybie podstawowym aż w trzech wersjach: bez negocjacji, z możliwością przeprowadzenia negocjacji oraz z negocjacjami, z tym, że wybór stosownego wariantu spoczywa na zamawiającym i musi zostać dokonany przed wszczęciem postępowania.

Większość zamawiających, jak zakładam, „z obawy przed nieznanym", dokonuje przy zastosowaniu wariantu trybu podstawowego najbardziej zbliżonego do przetargu nieograniczonego tj. w wariancie bez negocjacji. Niewielu zamawiających zdaje sobie jednak sprawę z tego, że wariant 2 trybu podstawowego, niewiele różni się w zakresie wymogów proceduralnych, jego stosowanie nie jest skomplikowane, a może okazać się bardziej efektywnym instrumentem zakupowym.

Ważne! Tryb podstawowy w wersji 2 można zestawić z trybem podstawowym w wersji 1. Nie jest jednak możliwe zestawienie go z trybem podstawowym w wersji 3, który stanowi odpowiednik negocjacji z ogłoszeniem.

Negocjacje co do poszczególnych elementów oferty

Zarówno wariant 1 jak i 2 wymagają od zamawiającego znajomości przedmiotu zamówienia i możliwości skonstruowania precyzyjnego opisu przedmiotu zamówienia. W obu przypadkach w toku przygotowania postępowania, sporządzany jest SWZ, tj. ostateczny dokument zamówienia. Warianty te różnią się między sobą w zasadzie tylko tym, że w wariancie 1 na pewno nie dojdzie do negocjacji, a w wariancie 2 – jeżeli zamawiający uzna to za stosowne, będzie mógł negocjować wyłącznie te elementy treści oferty, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert, W obu przypadkach niedopuszczalne jest jednak negocjowanie warunków zamówienia i ingerencja w opis oraz wymogi objęte postanowieniami SWZ.

Różnica w dopuszczeniu negocjacji, skutkuje obowiązkiem uwzględnienia tego w treści SWZ. Tym samym, w treści SWZ, w 2 wariancie trybu podstawowego, należy określić:

* możliwość przeprowadzenia negocjacji,

* opis sposobu ograniczenia liczby wykonawców (odsyłam do art. 281 ust. 3 oraz art. 288 ustawy Pzp) – ograniczenie nie jest obowiązkowe.

* praktykuje się również wskazanie w SWZ kryteriów oceny ofert w ramach, których zamawiający może prowadzić negocjacje, niemniej, nie jest to obowiązek zamawiającego. Kryteria te zostaną bowiem wskazane w zaproszeniu do negocjacji i nie mogą być inne niż te, wskazane w SWZ jako właściwe do oceny ofert.

Decyzja o przeprowadzeniu negocjacji należy do zamawiającego

Jeżeli zamawiający dopuści negocjacje (wybierze wersję 2 trybu podstawowego), podejmie decyzję o zasadności ich przeprowadzenia dopiero po tym, jak dokona badania ofert. Tym samym zastrzeżenie negocjacji należy traktować jako swego rodzaju „zabezpieczenie się na wypadek" braku możliwości dokonania wyboru oferty na podstawie ich treści w kształcie złożonym w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu. Wykonawcy nie mają prawa żądać przeprowadzenia negocjacji, albowiem decyzja o nich, leży w gestii zamawiającego. Postępowanie może zostać zakończone bez negocjacji i wówczas, niczym się nie różni od postępowania przeprowadzonego zgodnie z wariantem 1.

Jeżeli zamawiający podejmie decyzję o negocjacjach, będzie zobowiązany do podjęcia kilku dodatkowych czynności:

* kwalifikacji wykonawców do negocjacji – tylko jeżeli zastrzeżono ograniczenie liczby wykonawców,

* przekazania wszystkim wykonawcom, którzy złożyli oferty informacji, o której mowa w art. 287 ust. 3 ustawy Pzp.

* zaproszenia wykonawców do negocjacji (treść zaproszenia do negocjacji musi spełniać warunki wskazane w art. 289 ust. 5 ustawy Pzp), oraz przeprowadzenia negocjacji,

* zaproszenia wykonawców do złożenia ofert dodatkowych i ich zbadania na zasadach opisanych w art. 294 i 296 ustawy Pzp.

Podstawa prawna 

Art. 275 pkt 2 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1710 ze zm.).

* Katarzyna Bełdowska – prawnik, ekspert z zakresu zamówień publicznych, autor licznych publikacji z zakresu zamówień publicznych, autor bloga www.pzpzamowieniapubliczne.blogspot.pl, współpracownik kancelarii prawnej, obecnie pracownik kadry kierowniczej administracji samorządowej