W jaki sposób wyznaczyć termin negocjacji? Terminy negocjacji w postępowaniu zamówień publicznych

Przepis art. 8 ust. 4 Pzp należy odnieść do tych regulacji, które zawierają w swej treści wprost obowiązek wyznaczenia przez zamawiającego terminu określonego w ustawie w dniach tak jak np. termin składania ofert, termin podpisania umowy, termin na uzupełnienie dokumentów. W mojej ocenie art. 8 ust. 4 Pzp nie odnosi się do terminu wyznaczenia negocjacji.

Wyjaśnienie

Brak jest w przepisach Pzp regulacji odnoszącej się do terminu wyznaczenia negocjacji w trybie zamówienia z wolnej czy trybie podstawowym z możliwością negocjacji. Brak jest także przepisów, które analogicznie regulowałyby obowiązek wyznaczenia określonego terminu prowadzenia negocjacji w innych trybach.

Minimalny termin

Przepis art. 8 ust. 4 Pzp należy odnieść do tych regulacji, które zawierają w swej treści wprost obowiązek wyznaczenia określonego terminu, tak jak np. termin składania ofert, termin podpisania umowy, termin na uzupełnienie dokumentów. Należy tutaj odnieść się do przypadków, gdzie ustawa nakłada na zamawiającego obowiązek zachowania minimalnego terminu z góry określonego w przepisie, tak jak np. termin składania ofert ( 7 lub 14 dni).  W mojej ocenie art. 8 ust. 4 Pzp nie odnosi się do terminu wyznaczenia negocjacji, jednakże zachowując zasadę prowadzenia postępowania z należytą starannością i rzetelnością, zamawiający przy wyznaczeniu terminu prowadzonych negocjacji powinien uwzględnić czas niezbędny dla wykonawców na przygotowanie się do nich.

Oznaczanie terminów w rozporządzeniu

Pzp ustanawia istotną zasadę wynikającą z rozporządzenia nr 1182/71 dotyczącą oznaczania terminów, ważną również z uwagi na zasadę zachowania uczciwej konkurencji w postępowaniu i równego traktowania wykonawców. Zgodnie z nią w przypadku, gdy wyznaczony termin obejmuje dwa lub więcej dni, wówczas termin ten powinien uwzględniać przynajmniej dwa dni robocze. (Prawo zamówień publicznych. Komentarz, Urząd Zamówień Publicznych Warszawa 2021, dostępny na stronie www.uzp.gov.pl).

W mojej ocenie istnieje możliwość wyznaczenia negocjacji na dzień następny od dnia przekazania zaproszenia, ustawa nie zabrania tego typu czynności. Jednakże należy wziąć pod uwagę, iż zamawiający jest zobowiązany do zachowania zasad uczciwej konkurencji w postępowaniu i równego traktowania wykonawców.

Podstawa prawna

Art. 16, art. 8 ust. 4 Ustawy z dnia z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1710, ze zm.).

Paulina Grochowska-Stosio - radca prawny, praktyk działający po stronie zamawiających, aktualnie pracownik administracji samorządowej zajmujący samodzielne stanowisko w komórce Zamówień Publicznych