Zwrot wadium w przetargu - terminy i procedura

Odpowiedź

Przepisy ustawy Pzp przewidują zwrot wadium w dwóch przypadkach: samodzielnie przez zamawiającego (bez wniosku wykonawcy) oraz na wniosek wykonawcy. Zasadą jest, że wadium (bez względu na to z którym przypadkiem zwrotu mamy do czynienia) powinno być zwrócone niezwłocznie. Maksymalny termin, w którym zamawiający ma obowiązek zwrócić wadium to 7 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniającego jego zwrot.

Przepis art. 98 ust. 1 ustawy Pzp wskazuje okoliczności, w których wadium powinno być zwrócone z inicjatywy zamawiającego (bez wniosku wykonawcy). Zwrot taki następuje:

* po upływie terminu związania ofertą;

* po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego;

* po unieważnieniu postępowania o udzielenie zamówienia, z wyjątkiem sytuacji gdy nie zostało rozstrzygnięte odwołanie na czynność unieważnienia albo nie upłynął termin do jego wniesienia.

Prawidłowo zatem wskazali Państwo w pytaniu, że zwrot wadium z "automatu" ma nastąpić niezwłocznie, ale nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy (tj. od dnia 24 kwietnia 2023 r.). W tym przypadku ostatnim dniem na zwrot wadium będzie 1 maja 2023 r.

Okoliczności wskazujące, kiedy zamawiający zwraca wadium na wniosek wykonawcy są wskazane w art. 98 ust. 2 ustawy Pzp. Z przepisu tego wynika, że zamawiający zwraca wadium wykonawcy:

* który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert;

* którego oferta została odrzucona;

* po wyborze najkorzystniejszej oferty, z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza;

* po unieważnieniu postępowania, w przypadku gdy nie zostało rozstrzygnięte odwołanie na czynność unieważnienia albo nie upłynął termin do jego wniesienia.

Zwrot wadium po zaistnieniu którejkolwiek z powyższych okoliczności również następuje niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od złożenia wniosku przez wykonawcę.

Jeżeli zatem w czasie pomiędzy wyborem najkorzystniejszej oferty, a podpisaniem umowy wykonawca (inny niż ten którego oferta została wybrana) zawnioskuje o zwrot wadium, będą Państwo musieli dokonać takiego zwrotu niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia, w którym wpłynął wniosek wykonawcy.

W przypadku wniesienia odwołania przepis art. 98 ust. 1 i ust. 2 ustawy Pzp również na zastosowanie. Wniesienie odwołania nie zwalnia zamawiającego z obowiązku zwrotu wadium, jeżeli zaistnieje którakolwiek z okoliczności wskazanych w przywołanym przepisie.

Warto zauważyć, że w przypadku wadium wniesionego w formie gwarancji lub poręczenia zamawiający nie zawsze będzie miał obowiązek złożyć oświadczenie o zwolnieniu z wadium. Jeżeli wadium wygaśnie (np. z uwagi na to, że upłynie termin związania ofertą a gwarancja jest ważna do ostatniego dnia tego terminu) przed upływem terminu przewidzianego na jego zwrot, to zamawiający jest zwolniony z obowiązku zwrotu takiego wadium. Stanowisko takie wyraziła KIO w uchwale z z 1 kwietnia 2019 r. (sygn. akt KIO/KU 21/19) oraz z 26 kwietnia 2022 r. (sygn. akt KIO/KU 15/22). Analogicznie do tej kwestii podchodzi Prezes UZP. W piśmie z 17 listopada 2022 r. (znak: DP.O.022.571.2022.AG, KW-4296./2022) wyjaśnił on bowiem, że "(...) rozstrzygając, czy w danym przypadku zachodzi konieczność złożenia oświadczenia o zwolnieniu wadium, o którym mowa w art. 98 ust. 5 ustawy Pzp, należy brać pod uwagę treść konkretnego dokumentu gwarancji lub poręczenia. Jeżeli z treści gwarancji lub poręczenia wynika, iż w wypadku upływu terminu ważności gwarancji lub poręczenia zobowiązanie gwaranta lub poręczyciela wygasa, wówczas złożenie oświadczenia o zwolnieniu wadium nie będzie konieczne, jeśli upłynął termin ważności wadium, określony w dokumencie wadialnym".

 Podstawa prawna

* Art. 98 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1710 z późn. zm.),

* uchwała KIO z dnia z 1 kwietnia 2019 r. (sygn. akt KIO/KU 21/19),

* uchwała KIO z dnia z 26 kwietnia 2022 r. (sygn. akt KIO/KU 15/22).

* Krzysztof Hodt - praktyk z wieloletnim doświadczeniem w stosowaniu Prawa zamówień publicznych, aktualnie główny specjalista w wydziale zamówień publicznych jednej z największych instytucji zamawiających w Polsce, członek Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Konsultantów Zamówień Publicznych.