Próbki w zamówieniach publicznych: wymogi, uzasadnienie i zwrot kosztów

Uzasadnienie żądania próbek w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego

Zamawiający w aktach postępowania (jako załącznik do protokołu z postępowania) powinien posiadać uzasadnienie faktyczne, które uzasadnia konieczność przekazania wraz z ofertą, przez wykonawców ubiegających się o uzyskanie zamówienia publicznego, próbek oferowanego asortymentu.  

Zamawiający nie powinien żądać próbek, gdy ze względu na przedmiot zamówienia możliwe jest potwierdzenie spełniania przez np. oferowane dostawy wymagań określonych przez zamawiającego na podstawie innych przedmiotowych środków dowodowych (np. schematów, kart katalogowych, folderów itp.). 

Zwrot kosztów złożenia próbki w zamówieniach publicznych

Opierając się na uprawnieniu określonym w przepisach art. 134 ust. 2 pkt 13 i art. 281 ust. 2 pkt 14 ustawy Prawo zamówień publicznych,  zamawiający może w Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ) zamieścić informacje dotyczące zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, jeżeli przewiduje ich zwrot. 

Żądając próbek od wykonawcy, zamawiający powinien w treści SWZ przewidzieć zwrot kosztów udziału w postępowaniu, zaś wysokość zwrotu kosztów powinna rekompensować wykonawcom koszt złożenia próbki.