Powódź - jak przyspieszyć procedury zamówień publicznych w sytuacjach kryzysowych?

Kiedy można skorzystać z trybu negocjacji bez ogłoszenia?

Tryb negocjacji bez ogłoszenia – ustawa Prawo zamówień publicznych umożliwia zamawiającym samodzielne określanie terminów związanych z przebiegiem postępowania.  

Zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych zamawiający może udzielić zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć, nie można zachować terminów określonych dla przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem. 

Urząd Zamówień Publicznych w swojej opinii nt. zastosowania trybu negocjacji bez ogłoszenia wskazuje, że pomiędzy wyżej wskazanymi okolicznościami umożliwiającymi zastosowanie tego trybu powinien zachodzić związek przyczynowo-skutkowy oraz związek czasowy. 

Zamawiający, decydując się na zastosowanie trybu negocjacji bez ogłoszenia w związku z koniecznością pilnego udzielenia zamówienia, musi wykazać, że okoliczności uzasadniające zastosowanie tego trybu nie wynikają z niestaranności lub niedbalstwa po stronie zamawiającego.  

Oprócz zaistnienia wyjątkowej sytuacji niewynikającej z przyczyn leżących po stronie zamawiającego dla zastosowania tego trybu wymagane jest, aby sytuacji tej zamawiający nie mógł przewidzieć. Niemożność przewidzenia określonego zdarzenia zasadniczo należy rozumieć jako nikłe prawdopodobieństwo wystąpienia konkretnej sytuacji. Do tego rodzaju sytuacji zalicza się zdarzenia, których zaistnienie w normalnym toku rzeczy było mało prawdopodobne, przy czym możliwość przewidzenia określonych sytuacji przez zamawiającego powinna być określona w sposób obiektywny. Konieczne zatem będzie wykazanie przez zamawiającego, że mimo zachowania należytej staranności nie można było obiektywnie przewidzieć wystąpienia wyjątkowej sytuacji, powodującej konieczność pilnego udzielenia zamówienia. Do kategorii okoliczności nieprzewidywalnych, niezależnych od zamawiającego zasadniczo mogą być zaliczane zjawiska przyrodnicze o charakterze losowym, jakimi są powodzie. 

Tryb negocjacji bez ogłoszenia może być stosowany np. do: 

• zlecenia usług usuwania uszkodzeń w infrastrukturze technicznej zalanych budynków,  
• usług osuszania,  
• robót budowlanych związanych z naprawą budynków w zakresie umożliwiającym ponowne ich wykorzystywanie,  
• sprzedaży wyposażenia (np. mebli biurowych, medycznych, sprzętu medycznego, sprzętu komputerowego, wyposażenia placówek szkolnych itp.). 

Ponieważ tryb negocjacji bez ogłoszenia zawiera elementy konkurencyjności (zaproszenie do udziału minimum trzech wykonawców znanych zamawiającemu), jego zastosowanie powinno być preferowane w porównaniu do trybu zamówienia z wolnej ręki, który jest trybem całkowicie niekonkurencyjnym. 

Kiedy można zastosować tryb zamówienia z wolnej ręki?

Tryb zamówienia z wolnej ręki możliwy jest do zastosowania wtedy, gdy wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia. 

W przypadkach związanych z powodzią (czy innymi zdarzeniami o ekstremalnym lub nadzwyczajnym charakterze) zamawiający może rozważyć zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki. Jednak decydując się na udzielenie zamówienia w tym trybie, zamawiający musi sporządzić przekonujące uzasadnienie, w którym wskaże spełnienie niżej wskazanych przesłanek: 

• wyjątkowa sytuacja – przyczyny powstania tej sytuacji nie leżą po stronie zamawiającego, 
• sytuacji tej zamawiający nie mógł przewidzieć, 
• wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, 
• nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia. 

Zgodnie ze stanowiskiem wyrażanym w opinii Urzędu Zamówień Publicznych przez wyjątkową sytuację należy rozumieć wyłącznie sytuacje wykraczające poza normalne warunki życia gospodarczego i społecznego, które wymagają podjęcia natychmiastowych działań zabezpieczających lub podjęcia innych niestandardowych działań w następstwie zaistniałej sytuacji.  

Wyjątkowa sytuacja niewynikająca z przyczyn leżących po stronie zamawiającego to przesłanka o charakterze obiektywnym, co oznacza, że okoliczności uzasadniające jej wystąpienie muszą wynikać z przyczyn niezależnych od zamawiającego, a zatem powyższe zdarzenia nie mogą być spowodowane przez działania bądź zaniechania zamawiającego, w szczególności takie jak: lekkomyślność, niedbalstwo lub niezachowanie należytej staranności.  

Cechą charakterystyczną zamówienia udzielanego w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych jest konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia. Na gruncie tego przepisu konsekwencją wystąpienia wyjątkowej sytuacji musi być bowiem konieczność natychmiastowego podjęcia działań niezbędnych do ograniczenia bezpośrednich skutków wystąpienia zdarzenia nieprzewidzianego, np. usunięcia bezpośredniego zagrożenia dla zdrowia lub życia ludzkiego, a więc natychmiastowego wykonania zamówienia. Określenie "natychmiast" wskazuje na maksymalny priorytet i szybkość jeszcze większą niż w trybie pilnym (a więc jednej z przesłanek zastosowania trybu negocjacji bez ogłoszenia). Z przesłanki określonej w art. 214 ust. 1 pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych można zatem skorzystać jedynie w sytuacjach wyjątkowych, wymagających od zamawiającego szczególnie szybkiej reakcji przejawiającej się koniecznością wykonania zamówienia.  

W powyższym kontekście ważne jest odróżnienie pilności udzielenia zamówienia publicznego od konieczności natychmiastowego wykonania zamówienia. Nie wszystkie zamówienia, które powinny być udzielone w trybie pilnym, wymagają natychmiastowego wykonania. Dla udzielania zamówień w trybie pilnym ustawodawca przewidział tryb negocjacji bez ogłoszenia. 

W myśl art. 214 ust. 1 pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych, aby możliwe było zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki, konieczność natychmiastowego wykonania musi być konsekwencją okoliczności, których wcześniej nie dało się przewidzieć. Przez niemożność przewidzenia określonej sytuacji bądź zdarzenia należy rozumieć również bardzo niskie prawdopodobieństwo ich wystąpienia. Ponadto, wystąpienie okoliczności, której zamawiający nie mógł przewidzieć, musi powodować konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia.  

Należy również podkreślić, że udzielenie zamówienia w ww. trybie może nastąpić tylko w sytuacji, gdy zamawiający nie ma możliwości zachowania terminów przewidzianych dla jakiegokolwiek innego trybu udzielenia zamówienia przewidzianego w ustawie Pzp, z uwagi na natychmiastową potrzebę realizacji zamówienia.  

Jak wyjaśniono wyżej, dla zastosowania art. 214 ust. 1 pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych (poza spełnieniem innych przesłanek ustawowych) konieczne jest m.in. wystąpienie wyjątkowej sytuacji i natychmiastowej potrzeby wykonania zamówienia, przez którą należy rozumieć konieczność ochrony jakiegoś interesu, który może doznać uszczerbku w przypadku zbyt długiego oczekiwania na realizację zamówienia. Przykładem takim może być konieczność podjęcia niezwłocznych działań w celu ochrony zdrowia i ratowania życia ludzkiego w warunkach wystąpienia powodzi, ale również działań mających na celu zabezpieczenie przed powodzią w związku z przebiegiem tego zdarzenia, czy konieczność natychmiastowego usunięcia skutków powodzi na danym obszarze.  

Należy również podkreślić, że zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki powinno służyć wyłącznie do przeciwdziałania lub do usunięcia skutków nieprzewidywalnej sytuacji, która nie wynikła z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, w szczególności nie była przez zamawiającego zawiniona, i której nie mógł on przeciwdziałać, a z powodu zaistnienia której zamawiający staje przed koniecznością natychmiastowego wykonania określonego zamówienia. 

W praktyce udzielania zamówień publicznych z trybu zamówienia z wolnej ręki można skorzystać, gdy trzeba natychmiast (z dnia na dzień) wybrać wykonawcę, który natychmiast przystąpi do realizacji przedmiotu zamówienia. Jeżeli możliwe jest dokonanie wyboru wykonawcy i rozpoczęcie realizacji zamówienia w ciągu kilku dni, to racjonalnym działaniem zamawiającego będzie skorzystanie z trybu negocjacji bez ogłoszenia.  

Pilny przetarg – czy zamawiający może dowolnie skrócić termin składania ofert?

W przypadku gdy zamawiający dojdzie do wniosku, że nie są spełnione przesłanki uzasadniające zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki lub negocjacji bez ogłoszenia, a wartość zamówienia przekracza progi unijne, to przyspieszenie wyboru wykonawcy może nastąpić z wykorzystaniem uprawnienia określonego w art. 138 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. 

W przypadku przetargu nieograniczonego ustawa Prawo zamówień publicznych określa, że termin składania ofert nie może być krótszy niż 35 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej. Zamawiający, na podstawie art. 138 ust. 2 ustawy Pzp, może wyznaczyć termin krótszy niż wskazany powyżej, nie krótszy jednak niż 15 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, między innymi wtedy, gdy zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu składania ofert jest uzasadnione. 

W przypadku udzielania zamówienia publicznego, którego przedmiot powiązany jest ze skutkami powodzi, niewątpliwie skrócenie terminu składania ofert może być uzasadnione, umożliwiając tym samym sprawne, konkurencyjne dokonanie wyboru wykonawcy.