W Cieszynie testują "paczkomat na dokumenty". To namiastka urzędu czynnego przez całą dobę

"Aktualnie trwają prace nad przygotowaniem odpowiednich wzorów dokumentów oraz szkoleniem pracowników, by wszystko działało sprawnie i bezpiecznie dla klientów"– informuje starostwo. 

Jak mówią urzędnicy, Wydział Komunikacji Starostwa Powiatowego w Cieszynie obsługuje codziennie setki klientów. Zdarza się, że tworzą się tutaj spore kolejki. Urzędomat ma sprawić, że część klientów będzie mogła zrezygnować z wizyt przy okienku, co oznacza krótszy czas oczekiwania dla pozostałych osób.

Mieszkańcy Śląska Cieszyńskiego mówią, że to bardzo dobre rozwiązanie.  – Gdy tylko usłyszałam, że powstanie taki automat, który pozwoli przez całą dobę odebrać dowód rejestracyjny, byłam zachwycona. W ubiegłym roku zdarzyło mi się kilkukrotnie czekać w kolejkach w urzędzie komunikacyjnym. Były długie, a wizytę trzeba było planować z wyprzedzeniem i podporządkować jej cały dzień. To było naprawdę uciążliwe – mówi Izabela Brachaczek z Zebrzydowic, drobna przedsiębiorczyni, właścicielka sklepu papierniczego oraz przedstawicielka marki kosmetycznej Mary Kay.

Uważa, że to ogromne ułatwienie i dla mieszkańców, i dla firm. – Dzięki niemu zaoszczędzimy czas, unikniemy stresu i wszystko załatwimy wtedy, kiedy nam wygodnie – cieszy się pani Izabela.

Mówi, że godziny pracy urzędów są ogromnym utrudnieniem, zarówno dla osób pracujących na etat, jak i przedsiębiorców, bo pokrywają się z czasem, kiedy większość z nas jest w pracy. – Zazwyczaj w tygodniu jest jeden taki dzień, kiedy urzędy pracują dłużej – na przykład do siedemnastej. Ale wtedy w inny dzień kończą pracę wcześniej, jak w Zebrzydowicach, gdzie w piątki urząd zamyka się już o godzinie 13 czy 13.30 – opowiada pani Izabela. 

Mówi, że stąd tak ważne są takie udogodnienia, jak automat do odbioru dowodu rejestracyjnego. – Nie zastąpią urzędnika, ale realnie ułatwiają życie. I to wszystkim – mieszkańcom, firmom, ale i samym urzędnikom – uważa pani Izabela. 

Pierwsze urzędomaty pojawiły się kilka lat temu

Jeszcze w 2020 roku przy siedzibie Wydziału Ewidencji Pojazdów i Kierowców Urzędu Miasta Krakowa przy al. Powstania Warszawskiego zaprezentowano jedno z trzech urządzeń dostarczonych miastu przez firmę InPost. Jesienią 2023 roku podobne urządzenie zostało uruchomione przy Wydziale Spraw Obywatelskich i Uprawnień Komunikacyjnych przy ul. Gronowej w Poznaniu. Poznański urzędomat był pierwszym w Polsce, który powstał niezależnie od firm posiadających urządzenia paczkowe.

Urządzenia działają na podobnej zasadzie. Podczas składania wniosku można wybrać, czy chce się odebrać dowód rejestracyjny w okienku, czy z urzędomatu działającego siedem dni w tygodniu, przez całą dobę.

"Kiedy gotowy dokument dotrze do urzędu, pracownicy włożą go do urzędomatu. Mieszkaniec na podany numer telefonu otrzyma SMS z kodem PIN do otwarcia skrytki. Dowód będzie oczekiwał na odbiór 48 godzin" – informował Urząd Miasta Poznań. Tylko w ciągu pierwszego roku działania z urządzenia zdecydowało się skorzystać kilkanaście tysięcy osób.

Jesienią 2024 "paczkomat na dokumenty" stanął przy Starostwie Powiatowym w Nysie, a na początku roku urządzenie takie pojawiło się przed Starostwem Powiatowym w Koninie. W niektórych urzędomatach można odebrać nie tylko dowód rejestracyjny, ale też prawo jazdy.

Pojawiły się wątpliwości dotyczące przepisów

Nie wszystkie samorządy decydują się na takie rozwiązania. W Gdańsku przeprowadzono analizę i uznano, że "nie jest to perfekcyjna i sprawdzająca się w każdych okolicznościach metoda". – Występują różnorodne trudności, w tym techniczne i organizacyjne. Należy również uwzględnić kwestie finansowe –napisała w odpowiedzi na interpelację jednej z radnych Danuta Janczarek, sekretarz Gdańska.

W Warszawie, gdzie planowano zakup urządzenia ze środków budżetu obywatelskiego, urzędnicy stołecznego ratusza ostatecznie uznali, że "doręczanie pism za pośrednictwem urzędomatu w prowadzonych w urzędzie postępowaniach administracyjnych lub podatkowych nie spełnia wymogów określonych w aktach prawnych". Przekonywali, że przepisy nie dopuszczają takiej formy doręczania dokumentów.

Interpelację w sprawie urzędomatów złożyła kilka miesięcy temu Paulina Hennig-Kloska, ministra klimatu i środowiska, która jest też posłanką.
"Coraz częściej pojawiają się obawy wynikające z braku pisemnego potwierdzenia odbioru dokumentów w obecności urzędnika i pytania o odpowiedzialność urzędnika za wygenerowany dokument, jego prawidłowość itp. Powstaje pytanie, czy nowy sposób przekazywania dokumentów jest zgodny z obowiązującym prawem i czy w najbliższym czasie trzeba się spodziewać zmian w tym zakresie. Do mojego biura wpływają pytania dotyczące urzędomatów, także skuteczności prawnej tego typu doręczeń" – napisała w interpelacji.

Ministerstwo nie widzi przeszkód

Tomasz Szymański, sekretarz stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji odpowiadając na interpelację Henning-Kloski, napisał, że w działających w Polsce urzędomatach, można odebrać dokumenty, przy których wydawaniu wnioskodawca nie jest zobowiązany do osobistego stawienia się w urzędzie. 

"Jednocześnie należy wskazać, że fakt odbioru dokumentu za pośrednictwem urzędomatu nie ingeruje w proces decyzyjny o wydaniu dokumentu. To organ, po analizie wniosku i złożonych wraz z wnioskiem dokumentów, podejmuje decyzję o wydaniu bądź decyzję o odmowie wydania dokumentu. Odbiór dokumentu za pośrednictwem urzędomatu nie ma również wpływu na proces produkcji samego dokumentu przez Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych S.A." – pisze w odpowiedzi na interpelację Tomasz Szymański.

Dodaje, że w taki sposób nie można dostarczyć np. dowodu osobistego, bo zgodnie z przepisami, dokument ten "odbiera się osobiście w siedzibie organu gminy, w którym został złożony wniosek o wydanie dowodu osobistego".

ZUS umożliwia złożenie dokumentów przez całą dobę

W Polsce działają także zusomaty, które umożliwiają załatwienie spraw w ZUS poza godzinami pracy placówek. Urządzenia, podobnie jak urzędomaty, działają przez siedem dni w tygodniu, przez całą dobę. Za pośrednictwem zusomatu można złożyć do ZUS dokumenty w formie papierowej, takie jak wnioski, pisma, formularze, dokumenty ubezpieczeniowe. Osoba składająca dokument otrzymuje potwierdzenie, że to zrobiła.

Urządzenia przystosowane są do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. Zusomaty wyposażone są w dwa monitory dotykowe, z których jeden jest na wysokości wzroku osoby poruszającej się na wózku inwalidzkim, klawiaturę z oznaczeniem w języku Braille’a, mają funkcję odczytu tekstu na głos z ekranu czy pętlę indukcyjną generującą pole elektromagnetyczne odbierane przez większość aparatów słuchowych.

Listę zusomatów można znaleźć na stronie infoliniazus.pl