Po zakończeniu negocjacji należy sporządzić protokół z postępowania

Odpowiedź

Tak, należy sporządzić protokół z postępowania; osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia powinny złożyć oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. W trybie zamówienia z wolnej ręki wykonawca najpóźniej wraz z zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego powinien złożyć oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. A niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego powinieneś również zamieścić ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego sporządza się w trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, który powinien zawierać informacje wskazane w art. 96 ustawy Prawo zamówień publicznych. Stąd w opisanej sytuacji powinieneś dopełnić tej formalności. Jednym z wymaganych załączników do protokołu są oświadczenia osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z art. 17 ust. 2 ustawy Pzp, osoby wykonujące czynności w postępowaniu mają obowiązek złożyć oświadczenie o istnieniu bądź nieistnieniu okoliczności wymienionych w art. 17 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Oświadczenie takie składa się zazwyczaj po otwarciu ofert, gdy znani są wszyscy wykonawcy, względem, których składa się ww. oświadczenie. A w przypadku postępowań zaczynających się skierowaniem zaproszenia do negocjacji do wybranych wykonawców (negocjacje bez ogłoszenia) lub jednego wykonawcy (wolna ręka) w momencie, kiedy kierownik zamawiającego zaakceptuje listę wykonawców lub wykonawcę, do których, (do którego) wysłane zostaną (zostanie) zaproszenia do negocjacji.

W pytaniu nie ma wskazanego trybu, w jakim udzielasz zamówienia. Z treści pytania domyślam się, że jest to albo zamówienie z wolnej ręki, albo negocjacje bez ogłoszenia. W trybie z wolnej ręki najpóźniej wraz z zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego wykonawca składa oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, a jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, również dokumenty potwierdzające spełnianie tych warunków (art. 68 ust. 2 ustawy Pzp). W trybie zaś negocjacji bez ogłoszenia, wykonawcy oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, a jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, również dokumenty potwierdzające spełnianie tych warunków, powinni złożyć najpóźniej wraz z ofertami.

Natomiast po podpisaniu umowy, powinieneś przekazać do publikacji ogłoszenie o udzieleniu zamówienia niezależnie, czy postępowanie było w trybie negocjacji z ogłoszeniu, czy zamówienia z wolnej ręki. Jeżeli wartość zamówienia lub umowy ramowej jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego albo umowy ramowej zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych (art. 95 ust. 1 ustawy PZP).

Podstawa prawna: art. 17 ust. 1, art. 95 ust. 1, art. 96 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 ze zm.). www.portalzp.pl