Zamówienia nieplanowane

Przetargi krok po kroku 13.10.2015, 09:59

Andrzela Gawrońska-Baran

Pierwotnie nieplanowane zamówienie stanowi odrębne zamówienie, którego przedmiot oraz wartość są opisywane i oszacowywane oddzielenie od zamówienia już udzielonego.

Pytanie:

W naszej jednostce planuje się zamówienia w danym roku budżetowym (w terminie do 30 września) na kolejny rok. Wszystkie działy wpisują swoje wydatki w podziale na poszczególne grupy wydatków (m.in. żywność, dostawa AGD, dostawa art. biurowych itd. dostawy, usługi i rob bud - zgodnie z planem finansowym na kolejny rok (prognozowanym, bo realne środki przychodzą ok luty marzec w danym roku). Na podstawie tych cząstkowych planów pracownik ds. zamówień publicznych sumuje wydatki tego samego rodzaju i przeznaczenia i ustala tryb w jakim wydatek ma być realizowany (do 15.000 zł brutto-wolny zakup; do 30.000 euro - zapytanie ofertowe, powyżej tej kwoty przetarg). W skali roku zachodzą zmiany w tym planie i nagle okazuje się że z tych samych środków budżetowych planuje się zakupić jakieś art. spożywcze np. na jakąś imprezę dla seniorów, których nie ma w specyfikacji np. kawa, soki itp. (zakup w trybie przetargu, kwota 200.000 złotych) i co zrobić w takim wypadku? Potraktować jako zakup nieplanowany i wprowadzić osobno w planie zamówień i oszacować poza tym wcześniejszym wydatkiem, który był zaplanowany i zrealizowany w trybie PN, tj. 100zł oszacowane osobno da wolny zakup poza Pzp i zapytaniem ofertowym u nas. Tylko jak taka sytuacja będzie się powielać w trakcie roku to może okazać się że łącznie poza procedurami zrealizowano większą sumę bo ktoś jej nie zaplanował od początku? Nadmienię że zakup będzie realizowany z tych samych środków budżetowych co pozostałe zakupy (nie z nowych-bo gdyby z nowych to można by było potraktować to jako osobny wydatek nieplanowany i szacować osobno, prawda?) Tylko nikt wcześniej nie pomyślał i nie dał tych zakupów do przetargu do specyfikacji.

Ogłoszenia z kategorii Przetargi

Zobacz wszystkie ogłoszenia Przetargi (18469)

Czy potraktować to jako zakup tożsamy i nawet jeśli to kwota wydatku rzędu 100 zł to przeprowadzić kolejne postępowanie w trybie przetargu, bo to wcześniejsze już było w trybie przetargu ? Jak wtedy oszacować wartość zamówienia - wartość całkowita suma tego przetargu początkowego + zakupy teraźniejsze tj. 200tys zł + 100zł a wartość zamówienia realizowanego to będzie 100zł? Tylko czy nie wprowadzi to w błąd wykonawców którzy będą się ubiegali o zamówienie że ono jest w trybie przetargu a wartość 100 zł?

Kiedy należy takie zakupy łączyć a kiedy dzielić i traktować osobno-jeżeli w trakcie roku wynikają zmiany w planach?

Odpowiedź:

W okolicznościach przedmiotowej sprawy za dopuszczalne można by uznać potraktowanie jako odrębnego - zamówienia nieplanowanego (co do zakresu) na imprezę dla seniorów, a nie jako części zamówienia będącego wcześniej przedmiotem postępowania. Dotyczy to oczywiście sytuacji, gdy zamawiający działający z należytą starannością na skutek okoliczności obiektywnie uzasadnionych i nieprzewidywalnych, musi udzielić zamówienia o tym samym przedmiocie. Pierwotnie nieplanowane zamówienie (np. inne artykuły spożywcze niż przewidziane uprzednio w siwz ) stanowi wtedy odrębne zamówienie, którego przedmiot oraz wartość są opisywane i oszacowywane oddzielenie od zamówienia już udzielonego. Jeżeli jego wartość nie przekracza 30.000 euro nie stosuje się ustawy Pzp.

Zamiar ewentualnego podziału zamówienia na części należy oceniać zawsze z uwzględnieniem wiedzy zamawiającego w okresie przygotowania danego postępowania o udzielenie zamówienia.

Tożsamości w zamówieniach

Trzeba mieć na uwadze trzy przesłanki kwalifikacji jako "jednego" zamówienia. Pierwsza - tożsamość przedmiotowa zamówienia (dostawy spełniające te same lub podobne funkcje, przeznaczenie lub powiązane funkcjonalne). Druga - zamówienie może być zrealizowane przez jednego wykonawcę. Trzecia - tożsamość czasowa zamówienia (możliwe nabywanie zamówień w tym samym czasie lub w możliwej do przewidzenia perspektywie czasowej).

Znajdź przetarg: Oferty przetargów z całego kraju

Zamówienia "wpadkowe"

Należy zauważyć, że nakłady finansowe na zamówienie publiczne planuje się w ramach szerzej pojętego planu wydatków bądź kosztów. Można założyć, że z taką sytuacją mamy do czynienia w przedmiotowej sprawie. Zamawiający udzielił zamówienia na artykuły spożywcze w zakresie, który miał zgłoszony w zapotrzebowaniach. Nie jest to równoznaczne z koniecznością wyczerpania środków w planie finansowym na ten cel. Nie da się pozbawić prawa zamawiającego do posiadania (pozostawienia) w planie środków na tzw. zamówienia "wpadkowe" (np. zamówienie na artykuły spożywcze na specjalną okazję, których potrzeba zakupienia nie jest znana w momencie wszczynania przetargu, a wynika z dodatkowych potrzeb zaistniałych w ciągu roku, niemożliwych wcześniej do przewidzenia). Nie wszystkie zamówienia (m.in. w pełnym zakresie) można zaplanować z góry na cały okres budżetowy, zwłaszcza gdy możliwość realizacji niektórych z nich pojawia się w ciągu roku w różnych odstępach czasu z różnych względów (tj. nie tylko z powodu przyznania nowych środków czy z innych źródeł finansowania).

Ustawa PZP Prawo zamówień publicznych - tekst ujednolicony

Podstawa prawna

- art. 4 pkt 8, art. 6a, art. 32 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.).

Dostawy powtarzające się okresowo

Przetargi krok po kroku

Dominika Perkowska

Zakup artykułów spożywczych na bieżące potrzeby zamawiającego powinien być traktowany jako zamówienie powtarzające się okresowo, ponieważ nie istnieje faktyczna możliwość dokonania jednorazowego zakupu potrzebnej żywności na cały rok.
Odwołanie do KIO - warunki formalne

Zamówienia publiczne

Marek Okniński

W ramach badania warunków formalnych odwołania do KIO należy zbadać czy osoba wnosząca odwołanie jest umocowana tej czynności. Brak umocowania przez legitymowanie się wadliwym dokumentem pełnomocnictwa, czy przez niezłożenie owego dokumentu wskazuje na brak posiadania umocowania.
Wartość zamówienia a wynagrodzenie wykonawcy

Przetargi krok po kroku

Małgorzata Niezgoda-Kamińska

Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością
Zmiana terminu wykonania zamówienia publicznego

Przetargi krok po kroku

Renata Dzikowska

Ustawa Pzp dopuszcza dokonywanie nieistotnych zmian w umowach o udzielanie zamówień publicznych. Dotyczy to także terminu rozpoczęcia i zakończenia zamówienia.