Zmiany w planie zamówień publicznych

Pytanie:

Nasza jednostka w regulaminie zamówień publicznych ma zapis, że kierownicy wszystkich działów (a jest ich 12) wypełniają co roku we wrześniu plany zamówień publicznych na kolejny rok - zgodnie z tymi kwotami, jakie mają zaplanowane w projekcie budżetu na kolejny rok. Następnie pracownik ds. zamówień publicznych na podstawie zebranych planów sumuje wydatki pod kątem tego samego rodzaju i tworzy tzw. plan zamówień publicznych na dany rok. Następnie po zatwierdzeniu planu są przeprowadzane procedury zapytania lub przetargu dotyczącego zakupów obligatoryjnych (obowiązkowych typu energia elektryczna, telefony stacjonarne, zakupy żywności - wszystkie te zakupy które od 01 stycznia kolejnego roku muszą już być realizowane, aby nie zaburzyć ciągłości pracy jednostki). Następnie w styczniu/lutym/marcu kolejnego roku (w zależności kiedy zostanie zatwierdzony budżet) kierownicy znowu przygotowują te same plany zamówień, ale już z konkretnymi kwotami dotyczącymi wszystkich wydatków w oparciu o zatwierdzony, konkretny budżet. Zakupy obligatoryjne są zabezpieczane do wysokości kwot planowanych we wrześniu w oparciu o zawarte umowy, natomiast pozostałe nie obligatoryjne zakupy są aktualizowane i pracownik tworzy ostateczny plan zamówień publicznych na dany rok tzw. aktualizację. Po jego zatwierdzeniu są dokonywane pozostałe procedury (zapytanie ofertowe lub przetarg) dla tych zakupów, które nie są obligatoryjne (np. art. biur, środki czystości i inne). Dodatkowo zapis regulaminu mówi, że jeżeli kierownik danego działu zmienia kwoty w planie zp swojego działu, to musi poinformować pisemnie pracownika ds. zamówień publicznych i wtedy on zmienia plan ogólny zp całej jednostki. I tak za każdą zmianą. Tylko pod koniec roku ok. listopada gdzie zostają tzw. "resztki" pieniędzy z różnych zaplanowanych zadań, to robi się papierologia, bo każdy kierownik co mu się zmieni jakiś wydatek w planie robi zmianę i tych zmian jest bardzo dużo. Ale zdarzyło się też że suma tych "resztek" oraz innych dokonanych zmian pod koniec roku dała 31.000 zł na sprzęt komputerowy i było zapytanie ofertowe - a jakby nie kontrola nad tymi zmianami, to każdy kupiłby sprzęt komputerowy jako wolny zakup bo nie sporządzał by zmiany do planu zp i nikt by tych wydatków nie sumował. Czy można dać zapis w regulaminie zp że np. kwoty pozostałe z zaplanowanych zakupów w planie zp w danym roku mogą być wydatkowane bez wprowadzania zmian do planu zamówień publicznych i jako tzw. wolny zakup? Lub że np. kwoty pozostałe z zaplanowanych zakupów w planie zamówień publicznych w danym roku w sumie w kwocie do 1.000 zł brutto mogą być wydatkowane bez wprowadzania zmian do planu zamówień publicznych i jako tzw. wolny zakup?