W którym miejscu sprawozdania z udzielonych zamówień uwzględnić wartość corocznie odnawianej licencji?

Czy złożenie zamówienia na przedłużenie licencji oprogramowania w danym roku należy traktować jako odrębne zamówienie, dla którego istnieje obowiązek umieszczenia w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych, czy możemy to potraktować jako kontynuację pierwszego zamówienia przy zakupie oprogramowania? Z uwagi na wartość zamówienia w danym roku, nieprzekraczającą progów ustawowych do zamówienia stosujemy wewnętrzny regulamin udzielania zamówień. Nie przeprowadzamy natomiast procedury konkurencyjnej w celu porównania innych ofert producentów oprogramowania, argumentując to w ten sposób, iż przeniesienie wszystkich danych na programy firm konkurencyjnych wiązałoby się z utratą wprowadzonych danych, z uwagi na duże zróżnicowanie struktury bazy danych, chaosem organizacyjnym z powodów technicznych i mogłoby wpłynąć na niezachowanie ciągłości działalności.

Jak mamy traktować takie zamówienia? Czy jest to jedne zamówienie przedłużane co roku, dla którego nie ma obowiązku sprawozdawczego? Czy może traktować je jako odrębne, coroczne zamówienia, które musimy uwzględnić w rocznym sprawozdaniu?

Odpowiedź:

W tabeli X w poz. 1 sprawozdania rocznego przekazywanego do prezesa UZP zamawiający uwzględnia wartość wszystkich zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur ustawy Pzp z uwagi na wartość zamówienia. W przypadku gdy zamawiający udziela faktycznie co roku zamówienia na licencję do oprogramowania komputerowego, to jego wartość powinien moim zdaniem uwzględnić w sprawozdaniu za każdy rok w ogólnej kwocie zamówień udzielonych na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Pzp.

Należy zauważyć, że funkcjonuje zasada sporządzania rocznych planów zamówień publicznych i rocznego szacowania ich wartości, z pewnymi wyjątkami (np. zamówień objętych wieloletnim projektem unijnym). Z przedstawionych informacji wynika, że zamawiający zawarł umowę na określony czas, który się skończył. Zawarta umowa nie trwa zatem w kolejnych latach, lecz uległa zakończeniu. Z uwagi na okoliczności podnoszone przez zamawiającego w pytaniu podejmuje on jednak decyzję co roku o udzielaniu zamówienia na zakup licencji na oprogramowanie, które się u niego „sprawdziło”. Co roku dokonuje jego oszacowania i ze względu na wartość nieprzekraczającą progu stosowania ustawy Pzp udziela poza przepisami ustawy Pzp, na podstawie wewnętrznego obowiązującego u niego regulaminu.

Andrzela Gawrońska-Baran

Więcej na Portal ZP