Partnerzy serwisu:
Kontakt

Jak archiwizować dokumentację postępowania w postępowaniu elektronicznym?

Przetargi krok po kroku
Andrzela Gawrońska-Baran
Dokumenty elektroniczne (fot.Shutterstock)
Dokumenty powstające jako oryginały w papierowej wersji, z oryginalnymi podpisami należy przechowywać w oryginalnej, czyli papierowej postaci. Skany tych dokumentów będą archiwizowane na platformie zakupowej w formie elektronicznej, która jest formą archiwizacji dodatkowej.

Pytanie:

Ze względu na brak elektronicznego obiegu dokumentów siwz, protokół i korespondencja pomiędzy zamawiającymwykonawcą przygotowywana jest w formie papierowej, podpisywana przez kierownika zamawiającego, następnie skanowana i publikowana lub wysyłana przez platformę. Wszystkie ww. dokumenty znajdują się na platformie zamawiającego i w formie skanów są archiwizowane elektronicznie. Co należy zrobić z oryginałami tych dokumentów (papierowymi), jeżeli zarchiwizowane są już dokumenty z platformy w formie elektronicznej? Czy należy również je zarchiwizować w sposób tradycyjny? Czy wymagana jest dekretacja przez kierownika zamawiającego dokumentów przychodzących od wykonawców na platformę zamawiającego?

Ogłoszenia z kategorii Przetargi

Zobacz wszystkie ogłoszenia Przetargi (17375)

Odpowiedź:

Dokumenty, które powstały u zamawiającego w oryginale w wersji papierowej (opatrzonej własnoręcznym podpisem np. kierownika zamawiającego) należy przechowywać w mojej ocenie przede wszystkim w oryginalnej postaci, czyli papierowej. Skany takich dokumentów archiwizowane elektronicznie na platformie zakupowej nie są oryginałami, a tym samym taka forma archiwizacji ma charakter dodatkowy.

Z informacji przedstawionych w pytaniu można wnioskować, że dotyczy ona postępowań prowadzonych według stanu prawnego obowiązującego do 31 grudnia 2020 r. Przy takim założeniu zostaje udzielona odpowiedź na pytanie.

Podkreślić należy, że stosownie do art. 96 ust. 1 ustawy Pzpzamawiający przechowuje protokół wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność. Jednocześnie z art. 9 ust. 1 ustawy Pzp wynika, że postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie, prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej. Skłania to do stwierdzenia, że dokumenty, które powstały u zamawiającego w oryginale w wersji papierowej (opatrzonej własnoręcznym podpisem) należy przechowywać przede wszystkim w oryginalnej postaci, czyli papierowej.

Andrzela Gawrońska-Baran

Więcej na www.portalzp.pl