Kiedy zamawiający może żądać podmiotowych środków dowodowych od wykonawcy w trybie podstawowym z negocjacjami?

Odpowiedź

Zamawiający co do zasady powinien wezwać wykonawcę do złożenia podmiotowych środków dowodowych po zakończonych negocjacjach, złożonych ofertach dodatkowych i ustaleniu ostatecznego rankingu.

Może wezwać na wcześniejszym etapie wykonawców do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli wykaże w konkretnym postępowaniu, że jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania.

Co do zasady odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt. 2 lit. a) ustawy Pzp będzie miało miejsce po weryfikacji podmiotowych środków dowodowych.

Wyjaśnienie

Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy zamawiający wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, jeżeli wymagał ich złożenia w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych.

Celem prowadzenia tego przepisu było nieangażowanie wykonawców, którzy nie uzyskają zamówienia w zbędne i niepotrzebne przygotowanie dokumentów i uzyskiwanie dokumentów z urzędów lub innych podmiotów.

Zgodnie z art. 274 ust. 2 ustawy Pzp, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia, zamawiający może na każdym etapie postępowania, w tym na etapie składania ofert podlegających negocjacjom lub niezwłocznie po ich złożeniu, wezwać wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych podmiotowych środków dowodowych, jeżeli wymagał ich złożenia w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, aktualnych na dzień ich złożenia.

Zgodnie z Komentarzem pod red. M.Jaworska, 2022 r., wyd. 4: "Przepis art. 274 ust. 2 PZP, podobnie jak art. 126 ust. 2 PZP, pozwala zamawiającemu żądać od wykonawców złożenia podmiotowych środków dowodowych na każdym etapie postępowania, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia. Żądanie to może dotyczyć złożenia wszystkich lub niektórych podmiotowych środków dowodowych aktualnych na dzień ich złożenia. W szczególności może być realizowane na etapie składania ofert podlegających negocjacjom lub niezwłocznie po ich złożeniu. W postępowaniu prowadzonym w trybie partnerstwa innowacyjnego zamawiający może realizować to uprawnienie również na etapie wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Zastosowanie tego przepisu zostało ograniczone do wezwania, któremu można przypisać w określonych okolicznościach danego postępowania niezbędność do zapewnienia odpowiedniego jego przebiegu. Jak stwierdziła KIO w wyr. z 2.2.2017 r. (KIO 99/17, KIO 100/17, Legalis), przepis ten kreuje normę o charakterze ius dispositivum i uzależnia jej zastosowanie od oceny niezbędności wezwania do złożenia podmiotowych środków dowodowych na określonym etapie postępowania. Izba wskazała, że podstawą uznania, że w określonym przypadku mamy do czynienia z sytuacją zmierzającą do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania, muszą być okoliczności o charakterze obiektywnym, nie subiektywnym (zależnym jedynie od oceny podmiotu zamawiającego)".

W mojej opinii, zamawiający powinien wezwać wykonawcę do złożenia podmiotowych środków dowodowych po zakończonych negocjacjach, złożonych ofertach dodatkowych i ustaleniu ostatecznego rankingu. Jeżeli zamawiający wykaże niezbędność wezwania do złożenia podmiotowych środków dowodowych na wcześniejszym etapie, będzie mógł wezwać wykonawców do ich złożenia. Przykładem może być skomplikowany, czasochłonny, wymagający wielu nakładów sposób sporządzenia ofert w zakresie kryteriów i zbędnym będzie angażowanie w niego wykonawców niespełniających warunków udziału w postępowaniu lub podlegających wykluczeniu.

Zgodnie z art. 287 ust. 3 pkt 2 ustawy w przypadku, o którym mowa w art. 275 pkt 2, zamawiający informuje równocześnie wszystkich wykonawców, którzy w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu złożyli oferty, o wykonawcach których oferty zostały odrzucone – podając uzasadnienie faktyczne i prawne.

Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy Pzp zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli została złożona przez wykonawcę podlegającego wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.

Po złożeniu ofert zamawiający bada i ocenia oferty. Na tym etapie mogą również się ziścić przesłanki wykluczenia ofert. Analizując art. 226 ust. 1 pkt. 2 lit. a ustawy trybie podstawowym z fakultatywnymi negocjacjami należy stwierdzić, że co do zasady odrzucenie oferty na tej podstawie będzie miało miejsce po weryfikacji podmiotowych środków dowodowych. Niemniej jednak hipotetycznie może mieć miejsce również na etapie przed negocjacjami np. wykluczenie z art. 108 ust. 1 pkt. 6 ustawy, gdy doszło do zakłócenia konkurencji wynikającego z wcześniejszego zaangażowania wykonawcy. Informacje wskazujące na spełnianie przesłanek wykluczania mogą być już ujawnione po złożeniu ofert.

Podstawa prawna

art. 274 ust. 1 i 2, art. 287 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2022 r. poz. 1710 ze zm.).

Magdalena Kossak-Tabor - radca prawny, ekspertka w zakresie ustawy Prawo zamówień publicznych, była pracowniczką Urzędu Zamówień Publicznych, kierowała wydziałem kontroli zamówień współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w UZP, przygotowywała i prowadziła postępowania o udzielenie zamówień publicznych, doradza zamawiającym i wykonawcom, współpracuje z renomowaną kancelarią prawną specjalizującą się w zamówieniach publicznych

Więcej na www.portalzp.pl