Katalog elektroniczny w innym formacie niż wymagany w ogłoszeniu o zamówieniu - co powinien zrobić zamawiający?

Podkreślić należy, że zgodnie z art. 93 ust. 1 ustawy w przypadku, gdy komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zamawiający może:

1. wymagać złożenia oferty w postaci katalogu elektronicznego albo
2. wymagać dołączenia katalogu elektronicznego do składanej oferty, albo
3. dopuścić dołączenie katalogu elektronicznego do składanej oferty, albo
4. przewidzieć obowiązek złożenia katalogu elektronicznego wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w dynamicznym systemie zakupów.

W art. 93 ust. 2 ustawy Pzp wskazano, że przez katalog elektroniczny, o którym mowa w ust. 1, należy rozumieć wykaz zamawianych produktów, robót budowlanych lub usług sporządzony przez wykonawcę zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia oraz w formacie nadającym się do zautomatyzowanego przetwarzania danych. Przedłożona przez wykonawcę (tak jak podano w pytaniu) tabela w postaci dokumentu w .pdf nie daje możliwości dalszego automatycznego przetwarzania zawartych w niej danych. Tymczasem taka sama tabela, ale przygotowana już w otwartym formacie .xlsx (jak wymagał zamawiający), pozwoli zamawiającemu na dalszą i szybszą agregację danych i porównanie ich z danymi z innych ofert.

Ponadto, co istotne, na mocy art. 93 ust. 4 ustawy Pzp, wykonawca sporządza katalog elektroniczny na potrzeby udziału w danym postępowaniu o udzielenie zamówienia, zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego. Informacje dotyczące formatu, parametrów wykorzystywanego sprzętu elektronicznego oraz technicznych warunków i specyfikacji połączenia dotyczących przekazywania zamawiającemu katalogu elektronicznego podaje się w dokumentach zamówienia (zob. art. 93 ust. 5 ustawy Pzp).

Z powyższego wynika zatem, że katalogi elektroniczne muszą być zgodne ze specyfikacjami technicznymi i formatem ustalonym przez zamawiającego. Ustalone przez zamawiającego wymagania nie mogą być jednak dowolne, powinny być zgodne z przepisami ustawy Pzp dotyczącymi środków komunikacji elektronicznej. Oznacza to, że narzędzia i urządzenia wykorzystywane do tworzenia i składania katalogów elektronicznych, jak również ich właściwości techniczne, muszą być niedyskryminacyjne, ogólnie dostępne i interoperacyjne z produktami informatyczno-telekomunikacyjnymi będącymi w powszechnym użyciu oraz nie mogą ograniczać dostępu wykonawców do postępowania o udzielenie zamówienia.

W przedmiotowym przypadku pomocny może być też wyrok KIO z 22 grudnia 2021 r., KIO 3588/21, w którym Izba uznała, że postanowienia SWZ były jasne i jednoznaczne, tj. zamawiający wprost wskazał, że format/plik .rar jest powszechnie występującym, ale wykluczył możliwość przesyłania dokumentów w tym formacie/pliku. Postanowienie to odnosiło się do wszystkich wykonawców w postępowaniu, a zatem każdy z wykonawców biorących udział w postępowaniu był zobowiązany do zastosowania się do tego postanowienia. Gdyby zamawiający nie odrzucił oferty odwołującego (który złożył ofertę w formacie/pliku .rar wbrew wyraźnemu wykluczeniu takiej możliwości przez zamawiającego), wówczas naraziłby się na zarzut nierównego traktowania wykonawców.

Podstawa prawna

art. 93, art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2022 r. poz. 1710 ze zm.)

Andrzela Gawrońska-Baran - radca prawny, doktor nauk prawnych, była wiceprezes Urzędu Zamówień Publicznych, w latach 2010-2016 dyrektor departamentu zamówień publicznych w dużej instytucji zamawiającej, obecnie prowadzi AGB Kancelarię Radcy Prawnego

Więcej na www.portalzp.pl