Co zrobić, gdy zamawiający popełni błąd w oszacowaniu wartości zamówienia?

Odpowiedź

Czy zamawiający może odstąpić od już wezwanych wyjaśnień rażąco niskiej ceny, dokonać autokorekty swojej wartości szacunkowej i powtórzyć czynność wezwania?

Uważam, że w sytuacji opisanej w pytaniu zamawiający powinien powtórzyć czynność badania ofert pod kątem wystąpienia rażąco niskiej ceny. Zamawiający (komisja przetargowa) powinien sporządzić notatkę (protokół/informację), w której opisze swój błąd polegający na przyjęciu niewłaściwej ceny jednego z asortymentów. W tym samym dokumencie należy opisać, jak błąd zamawiającego przełożył się na oszacowanie wartości zamówienia. Następnie zamawiający powinien dokonać ponownych przeliczeń z porównaniem cen ofertowych do skorygowanej wartości szacunkowej zamówienia (powiększonej o VAT). Notatka powinna być zakończona wnioskami, z których wynikałoby, które oferty nadal odbiegają o co najmniej 30% od skorygowanej wartości szacunkowej zamówienia. Kierując się zasadami równego traktowania wykonawców (art. 16 pkt 1 ustawy Pzp), przejrzystości postępowania (art. 16 pkt 2 ustawy Pzp) oraz jawności postępowania (art. 18 ust. 1 ustawy Pzp) zamawiający informacje zawarte w notatce powinien powtórzyć w piśmie informującym wykonawców o odstąpieniu od wezwania do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny (ewentualnie notatka może być załącznikiem do takiego pisma). W dalszej kolejności zamawiający, bazując na wnioskach z notatki, powinien wszcząć procedurę wyjaśniania ceny oferty w stosunku do tych wykonawców, których cena nadal budzi wątpliwości.

W jakich przypadkach zamawiający może zmienić wartość szacunkową już na etapie prowadzonego postępowania?

Przepisy ustawy Pzp przewidują możliwość zmiany wartości szacunkowej zamówienia jedynie przed jego wszczęciem (art. 36 ust. 2 ustawy Pzp). W toku postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający często podejmuje jednak decyzje, które przekładają się na wartość szacunkową zamówienia. Przykładowo - zamawiający w wyniku odpowiedzi na pytanie wykonawcy zadane w ramach wyjaśnień SWZ decyduje się na zmianę jakiegoś elementu wchodzącego w skład przedmiotu zamówienia na taki o lepszych parametrach, a tym samym droższy. W wyniku tego zamawiający nie dokonuje jednak zmiany wartości szacunkowej zamówienia, lecz zwiększa kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Należy jednak zaznaczyć, że korekta wartości zamówienia (np. poprzez takie działania jak zmiana parametrów urządzenia na etapie wyjaśniania SWZ) nie może w żadnym wypadku wprowadzić do takiej zmiany wartości szacunkowej, która skutkowałaby koniecznością zamieszczenia ogłoszenia w innym publikatorze, niż zostało to zrobione. Najczęściej chodzi o sytuację, w której ogłoszenie powinno być przekazane do publikacji w Dzienniku Urzędowym UE zamiast zamieszczone w BPZ. Innymi słowy, niedopuszczalna jest taka zmiana zakresu zamówienia, która - gdyby była uwzględniona przed wszczęciem postępowania - skutkowałaby oszacowaniem wartości zamówienia na poziomie równym lub przekraczającym progi unijne, a zamawiający oszacował wartość zamówienia poniżej tych progów.

W mojej ocenie zamawiający ma prawo skorygować również wartość szacunkową w takim przypadku, jak został opisany w pytaniu. Pozostanie przy pierwotnej wartości szacunkowej prowadziłoby do sytuacji, w której zamawiający bezpodstawnie (w wyniku swojego błędu przed wszczęciem postępowania) wzywałby wykonawców do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, podczas gdy faktycznie zaoferowana cena nie jest zaniżona. Takie działanie byłoby niedopuszczalne. Skoro jedynym sposobem przywrócenia prawidłowego stanu rzeczy jest zmiana wartości szacunkowej związana z procedurą badania ceny oferty, to zamawiający powinien takiej zmiany dokonać. O ile korekta wartości szacunkowej nie spowoduje takiego jej wzrostu, który skutkowałby zmianą progu (poniżej/równy i powyżej progów UE), działanie zamawiającego nie powinno być traktowane jako naruszenie ustawy Pzp.

Czy zamawiający powinien unieważnić postępowanie ze względu na fakt, iż ustawodawca nie przewidział możliwości zmiany szacunku wartości zamówienia na tym etapie postępowania, w którym obecnie znajduje się zamawiający (zmiana możliwa jest do momentu wszczęcia postępowania)?

Unieważnienie postępowania jest ostatecznością. Przepisy dotyczące tej czynności (art. 255 ustawy Pzp) należy interpretować ściśle. W moim przekonaniu żadna z przesłanek unieważnienia postępowania nie ma zastosowania w sytuacji opisanej w pytaniu. Tym samym brak jest podstaw do unieważnienia postępowania.

Podstawa prawna

art. 16 pkt 1 i pkt 2, art. 18 ust. 1, art. 36 ust. 2, oraz art. 255 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2022 r. poz. 1710 z późn. zm.)

Krzysztof Hodt - praktyk z wieloletnim doświadczeniem w stosowaniu Prawa zamówień publicznych, aktualnie główny specjalista w wydziale zamówień publicznych jednej z największych instytucji zamawiających w Polsce, członek Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Konsultantów Zamówień Publicznych

Więcej artykułów istotnych dla zamawiających i wykonawców znajdziesz na www.portalzp.pl