Czy niezgodność adresu siedziby w ofercie z danymi w KRS dyskwalifikuje wykonawcę? Analiza przepisów i orzecznictwa w myśl Pzp

Odpowiedź

Opisana rozbieżność w zakresie siedziby wykonawcy nie stanowi podstawy do odrzucenia oferty. Rozbieżność taka jest na tyle nieistotna w odniesieniu do warunków zamówienia, że może zostać poprawiona samodzielnie przez zamawiającego jako omyłka pisarska. Mając powyższe na uwadze, zamawiający jest zobowiązany do ponownego wezwania do uzupełnienia wymaganych dokumentów w trybie 128 ust. 1 ustawy Pzp.

W toku badania i oceny ofert zamawiający – stosownie do art. 223 ust. 1 Prawa zamówień publicznych (dalej: Pzp) – może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz przedmiotowych środków dowodowych lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń. Uprawnienie to, wykonywane podczas etapu badania i oceny ofert, służy zamawiającemu do wyjaśnienia wszelkich wątpliwości co do zgodności treści oferty z warunkami zamówienia. Rozumienie warunków zamówienia wskazano w Pzp jako warunki, które dotyczą zamówienia lub postępowania o udzielenie zamówienia, wynikające w szczególności z opisu przedmiotu zamówienia, wymagań związanych z realizacją zamówienia, kryteriów oceny ofert, wymagań proceduralnych lub projektowanych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Ponadto podczas badania i oceny ofert zamawiający poprawia (czyli – ma obowiązek poprawić) w ofercie oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty. O poprawionych omyłkach i ich konsekwencjach zamawiający niezwłocznie zawiadamia wykonawcę, którego oferta została poprawiona (art. 223 ust. 2 Pzp).

Mimo braku ustawowej definicji omyłki wykładnia językowa, dotychczasowa praktyka i orzecznictwo określają, iż jej istnienie (lub nie) widoczne jest "na pierwszy rzut oka" lub w zestawieniu z innym źródłem właściwych danych. Omyłki pisarskie zamawiający poprawia na podstawie własnych ustaleń. W przypadku naniesienia tego rodzaju zmian nie oczekuje się na wyrażenie zgody lub ich zakwestionowanie przez wykonawcę, a jedynie zawiadamia się go o sposobie poprawienia i ich wprowadzeniu.

Odnosząc powyższe przepisy do opisanej w pytaniu sytuacji, należy uznać, że rozbieżność pomiędzy adresem siedziby wpisanym w formularzu oferty wykonawcy a jego wpisem w tym zakresie do Krajowego Rejestru Sądowego (dalej: KRS) nie stanowi o niezgodności oferty z warunkami zamówienia. Zamawiający, skoro miał możliwość ustalenia danych podmiotu składającego ofertę (nr KRS lub REGON, lub NIP) i dotarł do właściwego adresu, powinien w trybie art. 223 ust. 2 ustawy Pzp samodzielnie dokonać poprawienia formularza oferty, powiadamiając o tym wykonawcę.

Nadmierne było żądanie i oczekiwanie od wykonawcy złożenia dokumentów – uchwały władz spółki lub kopii dokumentów złożonych do KRS, które nie stanowią podmiotowych środków dowodowych w rozumieniu rozporządzenia z 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. z 2020 r. poz. 2415). Mimo braku odpowiedzi na to wezwanie oferta wykonawcy nie może więc zostać odrzucona, gdyż nie wypełni to żadnej z przesłanek do jej odrzucenia.

Orzecznictwo

W podobnej sprawie orzekła Krajowa Izba Odwoławcza (mimo iż wyrok zapadł w nieobowiązującym już stanie prawnym, zachowuje swoją aktualność): "Otóż spółka przenosząca swoją siedzibę do nowej, innej niż dotychczas miejscowości ma prawo posługiwać się nowym adresem dopiero od chwili, gdy zostanie on wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego. Wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym ma bowiem w tym wypadku charakter konstytutywny, a to oznacza, że dopiero od chwili dokonania wpisu zmiana siedziby spółki jest skuteczna. Przenosząc tę kwestię na grunt przedmiotowego postępowania, Izba w oparciu o ww. wymagania SIWZ stwierdza, że jedyne, co w tej sprawie – w trakcie oceny ofert – mógł zrobić zamawiający, to w oparciu o przepis art. 87 ust. 2 pkt 3 mógł dokonać poprawy omyłki odwołującego w zakresie podanej w ofercie siedziby spółki i wskazany w ofercie adres siedziby spółki poprawić na adres dotychczasowy, czyli ten uwidoczniony we wpisie do KRS złożonym wraz z ofertą.

Oczywiście ta kwestia pozostaje już nieaktualna, gdyż - co jest faktem niespornym – odwołujący przedłożył zamawiającemu, jeszcze przed wyborem najkorzystniejszej oferty, wypis z KRS, o zarejestrowaniu zmiany w wykazie członków zarządu oraz zmiany umowy spółki dotyczącej jej siedziby. W świetle powyższego niezasadne są też uwagi zamawiającego co do skutków nieterminowego zgłoszenia zmian do sadu rejestrowego. Otóż wpis do KRS zmian w składzie zarządu ma charakter deklaratoryjny i wystarczające dla zamawiającego są dane z protokołu ze zgromadzenia". (KIO 3/16).

Oferta może zostać odrzucona, jeżeli ostatecznie potwierdzi się jedna z przesłanek wymienionych w art. 226 ustawy Pzp. W omawianym przypadku wykonawca ze względu na brak odpowiedzi na wezwanie do złożenia podmiotowych środków dowodowych w trybie art. 126 ust. 1 lub 274 ust. 1 ustawy Pzp (w zależności od wartości zamówienia niewskazanej w pytaniu), powinien jeszcze zostać wezwany do uzupełnienia wymaganych dokumentów w trybie 128 ust. 1 ustawy Pzp.

Podstawa prawna

Art. 7 pkt 29, art. 126, art. 128, art. 223, art. 226, art. 274 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2021 r. poz. 1129).

Iwona Bujak – praktyk z wieloletnim doświadczeniem w stosowaniu Prawa zamówień publicznych (od 1994 r.), pracownik wydziału zamówień publicznych jednej z największych instytucji zamawiających w Polsce

Więcej artykułów istotnych dla zamawiających i wykonawców znajdziesz na www.portalzp.pl