Pełnomocnictwo w postępowaniu z wolnej ręki: wymagania prawne i praktyka

Odpowiedź 

Skoro w trybie zamówienia z wolnej ręki pierwszą czynnością wykonawcy są negocjacje, w trakcie których wykonawca de facto składa ofertę (w trakcie negocjacji kształtowana jest treść oferty), to analogicznie do trybów "z ofertami", na tym etapie należy sprawdzić, czy osoby składające ofertę są do tego umocowane. 

Zgodnie z art. 213 ust. 1 ustawy Pzp zamówienie z wolnej ręki to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą. Negocjacje stanowią czynność w postępowaniu, która odnosi się do wykonawcy w rozumieniu definicji określonej w art. 7 pkt 30 ustawy Pzp. W trybie zamówienia z wolnej ręki podmiot otrzymuje status wykonawcy od momentu zaproszenia do negocjacji. Aby zatem przystąpić do negocjacji, zamawiający musi zweryfikować, czy na negocjacjach rzeczywiście stawił się wykonawca zaproszony do negocjacji (oczywiście wykonawca może być reprezentowany przez odpowiednio umocowaną osobą) bądź też czy dokumenty dotyczące procesu negocjacji podpisał wykonawca (zależnie od tego, w jaki sposób są prowadzone negocjacje). Przed przystąpieniem do negocjacji konieczne jest potwierdzenie, czy mamy w ogóle do czynienia z wykonawcą, gdyż osoby te mają wpływ na treść przyszłej umowy.  

Podobnie jak w przypadku trybów, w których składana jest oferta, której treść ma wpływ na wybór wykonawcy i zawarcie umowy – weryfikuje się umocowanie osób podpisujących ofertę, tak i w przypadku trybów negocjacyjnych, w których osoby uczestniczące w negocjacjach mają wpływ na treść zobowiązań wykonawcy (negocjacje kształtują treść oferty wykonawcy) i ewentualny wybór wykonawcy – należy zweryfikować, czy negocjują osoby reprezentujące wykonawcę. 

W § 13 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, określono, jakich dokumentów zamawiający może żądać od wykonawcy w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania. Rozporządzenie odnosi się do wszystkich trybów udzielania zamówień. Tym samym, skoro w trybie zamówienia z wolnej ręki pierwszą czynnością wykonawcy są negocjacje, w trakcie których wykonawca de facto składa ofertę (w trakcie negocjacji kształtowana jest treść oferty), to analogicznie do trybów „z ofertami", na tym etapie należy sprawdzić, czy osoby składające ofertę są do tego umocowane. 

Podstawa prawna

• Art. 7 pkt 30, art. 213 ust. 1 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2021 r. poz. 1129), 

• § 13, 14 i 15 Rozporządzenia ministra rozwoju, pracy i technologii z 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. z 2020 r. poz. 2415). 

Anna Żochowska  – praktyk z wieloletnim doświadczeniem w dziedzinie zamówień publicznych, obecnie pracuje w departamencie ds. zamówień publicznych w jednej z największych instytucji zamawiających w Polsce 

Więcej artykułów istotnych dla zamawiających i wykonawców znajdziesz na www.portalzp.pl