Brak danych osobowych w pełnomocnictwie: kiedy wezwać do uzupełnienia w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego

Wyjaśnienie 

Instytucja pełnomocnictwa została uregulowana w art. 99 i nast. Kodeksu cywilnego. Nie wskazano tam jednak, jaki zakres danych osobowych pełnomocnika jest konieczny do uznania pełnomocnictwa za ważne. Analiza orzecznictwa wskazuje, że fundamentalne znaczenie dla oceny poprawności pełnomocnictwa ma możliwość należytej identyfikacji osoby pełnomocnika.

Wola mocodawcy w zakresie udzielenia pełnomocnictwa, obejmująca imię, nazwisko, adres oraz numery dokumentu tożsamości, nawet przy drobnych uchybieniach, takich jak „literówki", została uznana za wystarczającą do zindywidualizowania pełnomocnika (wyrok Sądu Okręgowego w Koszalinie z 16 lipca 2013 r., sygn. akt VI Ga 71/13).

Pełnomocnictwo powinno zawierać dane umożliwiające jednoznaczną weryfikację tożsamości pełnomocnika. Zgodnie z przyjętą praktyką obejmuje to imię, nazwisko, numer i serię dokumentu tożsamości lub PESEL. Wskazanie jedynie imienia, nazwiska oraz stanowiska pełnomocnika, w mojej ocenie, nie pozwala na jednoznaczną identyfikację. Jeżeli istnieją wątpliwości w tym zakresie, zasadne wydaje się wezwanie wykonawcy do uzupełnienia pełnomocnictwa w trybie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp.

Zgodnie z wyrokiem KIO z 16 stycznia 2015 r. (sygn. akt KIO 2787/14): "Wszelkie nieścisłości i wątpliwości w zakresie uprawnień pełnomocnika wynikających z pełnomocnictwa, szczególnie w obrocie tak sformalizowanym, jakim jest obrót w ramach systemu zamówień publicznych, wymagają wyeliminowania. Postępowanie o zamówienie publiczne rządzi się bowiem regułami, które wymagają usunięcia wszelkich wątpliwości, w tym takich, które prowadziłyby do ewentualnych sporów co do uprawnienia wykonawcy do zawarcia umowy czy groziły uchyleniem się wykonawcy od zawartej umowy na podstawie zarzutów osadzonych w treści pełnomocnictwa do złożenia oferty.

Stąd wątpliwości co do zakresu umocowania powinny zostać usunięte, a rezultatem ich usunięcia powinno być uzyskanie przez zamawiającego dokumentu, z którego treści, bez jakichkolwiek wątpliwości, będzie wynikało uprawnienie pełnomocnika do złożenia oferty".

Podstawa prawna 

• art. 128 ust. 1 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 1320), 

• art. 99 i nast. ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.).

Katarzyna Bełdowska – prawnik, ekspert z zakresu zamówień publicznych, autor licznych publikacji z zakresu zamówień publicznych, współpracownik kancelarii prawnej, obecnie pracownik kadry kierowniczej administracji samorządowej 

Więcej artykułów istotnych dla zamawiających i wykonawców znajdziesz na www.portalzp.pl