Łączne czy odrębne szacowanie wartości zamówienia na dostawy sprzętu IT i oprogramowania?

Wyjaśnienie 

Zgodnie z art. 30 ust. 2 ustawy Pzp, jeżeli zamawiający planuje nabycie podobnych dostaw, to ich wartość należy szacować łącznie, nawet jeśli zamówienia są udzielane w częściach lub dopuszcza się składanie ofert częściowych. 

Łączne szacowanie wartości zamówienia uzależnione jest od spełnienia trzech kluczowych kryteriów: 

1. Tożsamość przeznaczenia czy przedmiotu – tj. czy dostawy mają podobne funkcje techniczne lub gospodarcze, służą temu samemu celowi i tworzą spójną całość. 
2. Tożsamość podmiotowa – czy na rynku istnieją wykonawcy zdolni do realizacji wszystkich dostaw w jednym zamówieniu. 
3. Tożsamość czasowa – czy zamówienia są przewidziane do realizacji w podobnym okresie.

Stanowisko UZP wskazuje, że "w przypadku dostaw łącznemu szacowaniu podlegają te dostawy, które były lub powinny zostać przewidziane przez zamawiającego i są przedmiotowo podobne". Dodatkowo, wypełnienie przesłanki czasowej oznacza, że zamawiający ma świadomość całkowitego zakresu zamówienia i terminu jego realizacji, niezależnie od tego, z ilu elementów się ono składa.

W przedstawionej sytuacji zamówienie obejmuje dostawę sprzętu IT oraz oprogramowania, co wskazuje na ich wzajemną funkcjonalną zależność. Wszystkie te elementy mogą spełniać przesłanki podobieństwa, ponieważ dotyczą technologii informatycznych, ich zakupu na potrzeby jednostki zamawiającej oraz potencjalnie tych samych dostawców.

Dostawy serwerów, oprogramowania, laptopów, drukarek i głośników komputerowych mogą być realizowane przez wykonawców specjalizujących się w dostawach IT, co sugeruje występowanie tożsamości podmiotowej. Ponadto, planowane są na ten sam okres, co oznacza spełnienie tożsamości czasowej.

Fakt finansowania zamówienia z różnych źródeł nie stanowi podstawy do jego rozdzielenia na osobne zamówienia. Ustawa Pzp nie przewiduje możliwości dzielenia zamówienia wyłącznie ze względu na źródło finansowania.

Zamawiający powinien jednak przeprowadzić szczegółową analizę, uwzględniając dodatkowe aspekty, takie jak kompatybilność sprzętu i oprogramowania z posiadanymi systemami oraz specyfika rynkowa dostawców. Może się okazać, że niektóre elementy zamówienia (np. wyspecjalizowane oprogramowanie) powinny być traktowane jako odrębne zamówienie. 

Podstawa prawna 

• art. 28, art. 29, art. 30 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 1320). 

• Prawo zamówień publicznych. Komentarz pod redakcją Huberta Nowaka i Mateusza Winiarza, Urząd Zamówień Publicznych, Warszawa 2021, Wydanie II.

Iwona Bujak – praktyk z wieloletnim doświadczeniem w stosowaniu Prawa zamówień publicznych (od 1994 roku), pracownik wydziału zamówień publicznych jednej z największych instytucji zamawiających w Polsce

Więcej artykułów istotnych dla zamawiających i wykonawców znajdziesz na www.portalzp.pl