Nie posiadasz informacji niezbędnych do opisu przedmiotu zamówienia? Zbadaj rynek!

Odpowiedź

Zamawiający powinien oszacować maksymalny zakres przedmiotu zamówienia (ilościowy), a następnie oszacować wartość zamówienia po dokonaniu badania rynku wykonawców mogących wykonać przedmiotowe zamówienie. Przedmiot zamówienia powinieneś opisać:

- w sposób jednoznaczny i wyczerpujący,

- za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń,

- uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności, które mogą mieć wpływ na sporządzenie oferty (art. 29 ust. 1 ustawy Pzp).

Opisując przedmiot zamówienia, powinieneś używać określeń zrozumiałych, szczegółowych, uwzględniających wymagania i sytuacje mogące mieć wpływ na przygotowanie oferty, w tym na cenę oferty. Wyznaczając zakres zamówienia, musisz określić, czego dotyczy Twoje zamówienie. Konieczne jest także wskazanie jego wielkości, określając jego np. ilość, wagę czy rozmiar.

Kiedy może być przydatne badanie rynku?

W przypadku gdy nie posiadasz informacji niezbędnych do opisu przedmiotu zamówienia lub nie znasz cen panujących na rynku i masz problem z ustaleniem wartości szacunkowej zamówienia - pomocne będzie dokonanie badania rynku. Celem badania rynku jest zdobycie szerokiej wiedzy na temat wykonawców oferujących pożądane przez zamawiającego usługi i towary. W zakres takiej wiedzy wchodzą również stawki wynagrodzenia obowiązujące w danym zakresie. Uzyskując przykładowe kwoty od paru wykonawców, możesz je uśrednić, uzyskując średnią cenę rynkową, którą możesz użyć do sporządzenia Twojego szacunku wartości zamówienia.

Rozliczenia z wykonawcą powinny być dokonywane na podstawie cen jednostkowych za wykonane faktycznie prace (za wyciętą liczbę drzew). W przypadku gdy przedmiotem Twojego zamówienia będzie wycinka drzew, możesz zastanowić się nad dwoma rozwiązaniami rozliczeń jednostkowych. Możesz podzielić liczbę wycinanych drzew na trudno i łatwo dostępne z różnymi wartościami szacunkowymi wraz z uwzględnionym takim samym podziałem w druku oferty lub załączanego kosztorysu. Drugim rozwiązaniem jest niedzielenie liczby drzew do wycinki i podanie łącznej liczby, uśredniając cenę wycinki, co spowoduje także uśrednioną cenę jednostkową zaproponowaną przez wykonawców w swoich ofertach.

Zastrzeż w siwz prawo do zmian ilościowych zamówienia

Wykonawca powinien dokładnie znać zakres zamówienia, czyli np. liczbę drzew przeznaczonych do wycinki lub liczbę czy powierzchnię usuwanych gałęzi. Bez wskazania takiej ilości opis przedmiotu zamówienia nie jest kompletny i utrudni wykonawcy właściwe skalkulowanie ceny oferty. Wykonawca może dokonać innej kalkulacji ceny, gdy będzie wiedział, że ma wyciąć 1000 drzew, a innej, gdy to będzie zaledwie 100 drzew. Określając maksymalny zakres zamówienia możesz wyliczyć go z tzw. górką (dodając np. 10-15% więcej) np. że wycinką będzie objętych 1000 drzew. Nie masz obowiązku wykorzystywania całości podanego zakresu, jeśli właściwie sformułujesz zapisy siwz i swojej przyszłej umowy.

W samej specyfikacji warto zastrzec prawo zamawiającego do dokonywania zmian ilościowych (zmniejszanie). Natomiast w umowie powinien być zapis, że rozliczenie z wykonawcą dokonywane będzie na podstawie cen jednostkowych wskazanych w ofercie i ilościach faktycznie wykonanych prac lub usług oraz że niewykorzystanie przez zamawiającego całego zakresu ilościowego zamówienia nie może być podstawą do roszczeń ze strony wykonawcy wobec zamawiającego z tego tytułu.

Zapamiętaj!

W umowie powinna znaleźć się łączna cena oferty wskazana jako maksymalna kwota zobowiązania zamawiającego, jak również ceny jednostkowe służące do faktycznych rozliczeń.

Podstawa prawna: art. 29 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2007 r. nr 223, poz. 1655 ze zm.).

Odpowiedź udzielona: 24 czerwca 2010 r.

www.portalzp.pl