Umowa ramowa jako alternatywa dla trybu z wolnej ręki

Odpowiedź

W aktualnie obowiązującym stanie prawnym widzę dwie możliwości rozwiązania przedstawionego problemu. Po pierwsze sprawdź, czy Twoja jednostka nie spełnia przesłanek do zawierania umów na usługi hotelarskie w trybie z wolnej ręki (tj. czy spełniasz dodatkowe wymogi wskazane w art. 5 ust. 1a ustawy Pzp). Jeśli nie - warto zastanowić się nad zawarciem umowy ramowej z kilkoma hotelami.

Wyjaśnienie

Tryby konkurencyjne - tj. przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony są podstawowe i zawsze masz możliwość skorzystania z nich. Nadal też możesz zastosować tryb zamówienia z wolnej ręki do udzielenia zamówienia na usługi hotelarskie, będące usługami niepriorytetowymi. Jednakże pod warunkiem, że spełniasz dodatkowe wymagania.

Wybierz odpowiedni kod CPV

W aktualnie obowiązującym słowniku CPV (obowiązującym od 15 września 2008 r.) usługi hotelarskie zostały sklasyfikowane w dziale usług hotelarskich, restauracyjnych, i handlu detalicznego (kod: 55000000-0). Wśród usług hotelarskich (kod: 55100000-1) Wspólny Słownik Zamówień wymienia m.in.:

- hotelarskie usługi noclegowe (kod: 55110000-4),

- usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji (kod: 55120000-7),

- usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe (kod: 55270000-3).

Biorąc zatem pod uwagę wskazany powyżej katalog usług hotelarskich, należy stwierdzić, iż usługi o których mowa w Twoim pytaniu, można zakwalifikować jako usługi hotelarskie, które zgodnie z treścią załącznika nr 2 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 28 stycznia 2010 r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym (Dz. U. z 2010 r. nr 12, poz. 68), należą do usług niepriorytetowych.

Przesłanki zastosowania trybu z wolnej ręki

Stosownie do nowej treści art. 5 ust. 1 a ustawy Pzp, zamawiający udzielając zamówienia publicznego na usługi o charakterze niepriorytetowym wymienione w załączniku 2 ww. rozporządzenia, może wszcząć postępowanie w trybie zamówienia z wolnej ręki także w innych uzasadnionych przypadkach niż te, które wskazane zostały w art. 67 ust. 1 ustawy Pzp, w szczególności jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować co najmniej jedną z następujących okoliczności:

- naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków;

- naruszeniem zasad dokonywania wydatków w wysokości i w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;

- poniesieniem straty w mieniu publicznym;

- uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań.

Możliwość skorzystania z uprawnień jakie przyznaje art. 5 ust. 1a ustawy Pzp, została zatem uzależniona od zaistnienia szczególnych przesłanek powodujących, iż skorzystanie z trybów zapewniających konkurencyjność byłoby z jakiś względów mniej korzystne od udzielenia zamówienia w trybie szczególnym bądź w niektórych przypadkach utrudnione. Przesłanki te mają charakter norm generalnych, a zatem wymagają interpretacji w okolicznościach danego przypadku.

Przygotuj dobre uzasadnienia dla wyboru tego właśnie trybu

Zamawiający zatem przed wszczęciem postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki, obowiązany jest wykazać okoliczności uzasadniające dokonany wybór. Postawą do nabycia ww. usług w trybie z wolnej ręki mogą być zarówno okoliczności bezpośrednio wskazane w tym przepisie, jak również inne uzasadnione przesłanki. Pamiętaj jednak, że każdorazowo warunkiem skorzystania z ww. uprawnienia jest obiektywne uzasadnienie przyczyn braku możliwości (niecelowości) zastosowania trybów konkurencyjnych.

A może warto podpisać umowę ramową?

Jeśli jednak dojdziesz do wniosku, że nie masz podstaw do zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki polecałabym rozwiązanie przyspieszające zawieranie umów w sprawie zamówień publicznych, tj. zastosowanie konstrukcji umowy ramowej. Zastosowanie tego rozwiązania może pozwolić Ci na szybkie pozyskiwanie usług (i dostaw) na bardzo konkurencyjnych i korzystnych zasadach. Celem postępowania o zawarcie umowy ramowej nie jest samo udzielenie zamówienia publicznego, ale ustalenie warunków do zawierania umów następczych, tzw. umów realizacyjnych. Zawarcie umowy ramowej nie obliguje Cię do zawarcia umów realizacyjnych. Stosownie do art. 101 ust. 1 ustawy Pzp, zamawiający udziela zamówienia, którego przedmiot jest objęty umową ramową:

- wykonawcy, z którym zawarł umowę ramową, na warunkach nie mniej korzystnych niż określone w umowie ramowej; w takich sytuacjach stosuje się odpowiednio przepisy o zamówieniach z wolnej ręki;

- wykonawcom, z którymi zawarł umowę ramową, zapraszając do składania ofert.

Jest to zatem porozumienie zawierane z jednym lub kilkoma podmiotami, na mocy którego ustalane są warunki dla jednostkowych zamówień, jakie mogą zostać udzielone w określonym czasie. Przede wszystkim są to jednak warunki określające przedmiot zamówienia w ujęciu ilościowym i jakościowym, wzajemne współdziałanie stron na wypadek realizacji zamówienia jednostkowego, cenę odniesioną do świadczenia cząstkowego, kary umowne, warunki gwarancji jakości itd.

Trochę więcej na temat samej istoty umowy ramowej

Przez "umowę ramową" należy rozumieć umowę zawartą pomiędzy zamawiającym, a jednym lub większą liczbą wykonawców, której celem jest ustalenie warunków dotyczących zamówień publicznych, jakie mogą zostać udzielone w danym okresie, w szczególności cen i jeżeli zachodzi taka potrzeba, przewidywanych ilości (art. 2 pkt. 9a ustawy Pzp). W celu zawarcia umowy ramowej zamawiający jest zobowiązany na podstawie art. 99 ustawy Pzp przeprowadzić postępowanie, stosując odpowiednio przepisy dotyczące udzielania zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego, ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem. Ponadto, zamawiający może zawrzeć umowę ramową z jednym wykonawcą tylko w przypadku, jeżeli z przyczyn technicznych lub organizacyjnych zawarcie umowy z większą liczbą wykonawców byłoby dla zamawiającego niekorzystne (art. 100 ust. 3 pkt 1 Pzp). W przeciwnym przypadku zamawiający zobowiązany jest zawrzeć umowę ramową z co najmniej trzema wykonawcami, chyba że oferty niepodlegające odrzuceniu złożyło mniej wykonawców (art. 100 ust. 3 pkt 2 Pzp). Jednocześnie, w przypadku udzielania zamówienia, którego przedmiot objęty jest umową ramową, nie stosuje się żadnego z trybów udzielania zamówień publicznych. W sytuacji, gdy umowa ta została zawarta tylko z jednym wykonawcą zamawiający przekazuje wykonawcy zaproszenie do negocjacji, a wraz nim wszelkie proponowane postanowienia, które mają zostać wprowadzone do umowy. Natomiast w przypadku, gdy zamawiający zamierza udzielić zamówienia w oparciu o umowy ramowe zawarte z kilkoma wykonawcami powinien zaprosić wszystkich wykonawców do składania ofert.

Udzielając zamówienia w powyższym przypadku zamawiający nie jest zobowiązany do stosowania jakiegokolwiek trybu udzielania zamówienia publicznego, przewidzianego przez ustawę Pzp. Musi natomiast stosować odpowiednio określone w Pzp przepisy tej ustawy, tj.

- art. 45 i 46 dotyczące wadium,

- art. 60 ust. 2 określający minimalny zakres informacji, które należy zamieścić w zaproszeniu do składania ofert oraz

- art. 64 ust. 1 i 3 Pzp nakazujący wyznaczyć termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie ofert oraz przekazać siwz wraz z zaproszeniem do składania ofert.

A zatem, zamawiający zaprasza wykonawców, z którymi zawarł umowę ramową do składania ofert, wyznaczając przy tym odpowiedni termin oraz jednocześnie przekazuje siwz. Na tym etapie postępowania, zamawiający nie prowadzi już weryfikacji podmiotowej wykonawców.

Podstawa prawna: art. 2 pkt. 9a , art. 5 ust. 1 a, art. 67 ust. 1, art. 100 ust. 3 pkt 1 i 2, art. 101 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759).

* Autorka jest naczelnikiem w Departamencie Kontroli UE UZP.

Autorka zastrzega, że treść odpowiedzi to jej prywatna opinia, a nie stanowisko UZP.

www.portalzp.pl