Czy przy zamówieniu na zakup i wdrożenie systemu elektronicznego można żądać od wykonawcy jego prezentacji?

- próbek, opisów lub fotografii,

- opisu urządzeń technicznych, instrukcji obsługi oraz środków stosowanych przez wykonawcę dostaw lub usług oraz opis zaplecza naukowo-badawczego wykonawcy.

Pomimo że katalog dokumentów określonych w § 5 ust. 1 rozporządzenia jest katalogiem otwartym, dotyczy on składanych dokumentów. Dodać tu należy, że w świetle powyższego rozporządzenia próbkę również należy uznać za dokument. Żądanie przez zamawiającego, aby wykonawca w celu potwierdzenia, że oferowany elektroniczny system obiegu dokumentacji odpowiada wymaganiom określonym w siwz, przeprowadził prezentację systemu, w ocenie autora jest działaniem nieprawidłowym.

Prezentacja to nie dokument

Po pierwsze czynności przeprowadzenia prezentacji nie można potraktować jako dokument. Po drugie, dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz potwierdzające, że oferowane dostawy/usługi spełniają wymagania określone przez zamawiającego, zgodnie z art. 26 ust. 2a oraz w kontekście art. 25 ust. 1 i 26 ust. 3 ustawy Pzp, wykonawca jest zobowiązany złożyć wraz z ofertą (przetarg nieograniczony). W przypadku niezłożenia przez wykonawcę wymaganych dokumentów w określonym terminie, zamawiający jest zobligowany na mocy art. 26 ust. 3 ustawy Pzp do wezwania wykonawcy do ich uzupełnienia. Zatem w opisanym przypadku trudno będzie zrealizować dyspozycje określone w powyższych przepisach ustawy Pzp, gdyż teoretycznie wykonawca powinien już podczas otwarcia ofert przeprowadzić prezentację aby wykazać, że jego system spełnia wymagania określone w siwz. W przeciwnym razie zamawiający powinien wypełnić dyspozycję z art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, tj. wezwać wykonawcę w określonym przez siebie terminie do uzupełnienia "dokumentów" - czyli przeprowadzenia prezentacji, co może okazać się trudne do zrealizowania.

Nie utrudniaj uczciwej konkurencji

Ponadto, jeżeli zamawiający jako jedno z kryteriów oceny ofert wskazał funkcjonalność oznacza to, że będzie oceniał system poprzez jego funkcje i możliwości, a nie poprzez sposób jej prezentacji. Zauważyć bowiem należy, że podczas prezentacji duże znaczenie dla oceny produktu ma nie tyle sam oferowany towar, ale sposób jego przedstawienia i umiejętności osoby prowadzącej prezentację. Przykładowo: inaczej zostanie odebrana przez członków komisji przetargowej prezentacja przeprowadzona np. przez informatyka, posługującego się niemalże wyłącznie żargonem informatycznym, a inaczej prezentacja, podczas której prowadzący będzie posługiwał się zrozumiałym dla wszystkich językiem. Co więcej, "zmuszenie" wykonawców do obowiązkowego przeprowadzenia prezentacji może w tym przypadku prowadzić do naruszenia jednej z podstawowych zasad systemu zamówień publicznych, a mianowicie do naruszenia zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców określonej w art. 7 ustawy Pzp. W tym bowiem przypadku może dojść do lepszej oceny konkretnego systemu tylko i wyłącznie dzięki umiejętnościom osoby prezentującej a nie parametrom, funkcjom, itd. samego systemu. Ponadto, w lepszej sytuacji będą wykonawcy, którzy swoje siedziby mają bliżej siedziby zamawiającego i dzięki temu bez większych problemów mogą osobiście zaprezentować oferowany system.

W ocenie autora, jeżeli nie minął jeszcze termin składania ofert, należałoby jak najszybciej zmodyfikować omawiane zapisy. Natomiast w sytuacji, gdy termin składania ofert już upłynął, a wykonawca nie przeprowadził prezentacji, zamawiający, zdaniem autora, powinien pomimo powyższego wezwać wykonawcę do "uzupełnienia dokumentów", tj. przeprowadzenia prezentacji w wyznaczonym przez siebie terminie (pamiętając, że termin musi być możliwy do dotrzymania), gdyż takie wymagania określił w siwz.

Instrukcja i wersja demonstracyjna - tak

Zamawiający ma prawo ocenić funkcjonalność systemu, jak również może żądać dokumentów potwierdzających że produkt spełnia jego oczekiwania, tyle tylko, że wymagania przez niego stawiane nie mogą naruszać przepisów ustawy Pzp oraz nie powinny budzić wątpliwości. W przypadku przedmiotowego postępowania zamawiający mógłby żądać opisu oferowanego systemu elektronicznego obiegu dokumentu wraz z np. instrukcją programu oraz przedłożenia wersji demonstracyjnej takiego systemu jako próbki. Wówczas, zdaniem autora, takie zapisy byłyby w pełni zgodne z przepisami ustawy Pzp.

Podstawa prawna: art. 7, art. 25 ust. 1, art. 26 ust. 2a, art. 26 ust. 3, art. 91 ust. 2 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 ze zm.); § 5 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. nr 226, poz. 1817)

* Autorka jest praktykiem posiadającym wieloletnie doświadczenie z zakresu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych przez zamawiających.

www.portalzp.pl