Tajemnice coworkingu. Wynajmujemy biurko "na mieście"

Ważna jest lokalizacja. Warto określić wymagania firmy w zakresie odległości od centrum danego miasta czy ważnych węzłów komunikacyjnych.

Biura możemy szukać na własną rękę, ale zajmie nam to dużo czasu i energii, dlatego warto zastanowić się nad skorzystaniem z pomocy profesjonalnego pośrednika, który przeprowadzi nas przez cały proces wyboru biura - od prezentacji po podpisanie umowy.

Rozpoczynając współpracę z pośrednikiem, klient otrzymuje tzw. umowę pośrednictwa. Licencjonowane biuro nieruchomości pobiera prowizję wyłącznie po podpisaniu umowy wynajmu. Choć wysokość wynagrodzenia agencji może być różna, najczęściej wynosi ona wartość miesięcznego czynszu. W przypadku najmu powierzchni biurowych stosowany jest głównie model umów na czas określony, jednak okres trwania umowy potrafi być bardzo różny: od 12-miesięcznego, typowego dla małych firm, po nawet wieloletnie okresy najmu, które charakteryzują najemców korporacyjnych.

Pandemia okazała się dobrym czasem na wynajęcie atrakcyjnego biura. Gdy wiele osób przeszło na pracę zdalną, firmy zaczęły weryfikację faktycznego zapotrzebowania na przestrzeń oraz czasami postanowiły renegocjować umowy, co zmusiło wynajmujących do określonych działań. W efekcie dostępność oferty dla małych i średnich firm wzrosła. Z kolei przedłużający się okres pracy zdalnej uświadomił zarówno wielu pracodawcom, jak i pracownikom, że przychodzenie do siedziby firmy ma jednak wiele korzyści, związanych zarówno z efektywnością, jak i komunikacją w zespole.

2. Biurko „na mieście", czyli coworking

Nie wszyscy potrzebują jednak stałej, odrębnej siedziby, żeby prowadzić biznes, a nie chcą także robić tego np. z własnej sypialni czy salonu. Dlatego decydują się na pracę „na mieście", ale wystarcza im do tego tylko biurko. W przestrzeni naszych miast jest coraz więcej takich możliwości.

- Tak zwany wynajem biurek, czy inaczej coworking, to systematycznie zyskująca na popularności usługa, z której coraz chętniej korzystają nie tylko freelancerzy, ale także pojedynczy przedsiębiorcy, pracownicy kontraktowi, osoby często podróżujące oraz pracownicy skierowani do pracy zdalnej, którzy z różnych względów nie mogą wykonywać jej w domu - mówi Marcin Drogomirecki, ekspert serwisu Morizon.pl, zajmujący się nieruchomościami.

Krótko mówiąc - na wybór takiego miejsca pracy niejednokrotnie ma wpływ chęć uniknięcia wysokich kosztów wynajmu całego lokalu biurowego, wysoka mobilność, a nierzadko epidemia i spowodowane nią zamknięcie wielu „tradycyjnych" biur, przy jednoczesnej niemożności pracy z własnego domu czy mieszkania. Wpływać na to może np. brak osobnego pokoju czy internetu o odpowiednich parametrach.

3. Jak szukać biurka „na mieście"?

Wynajem biurka to opcja dla tych osób, które do wykonywania pracy potrzebują małej przestrzeni i ograniczonej liczby sprzętu i akcesoriów, czyli właśnie wspomnianego biurka, krzesła, komputera, laptopa, ewentualnie też przyborów do pisania, książek, materiałów drukowanych itp. Do tego niezbędne jest też łącze internetowe i ewentualnie dostęp do drukarki czy kserokopiarki.

- Klienci na taką usługę - obeznani z internetem - nie mają więc problemu ze znalezieniem dla siebie optymalnej oferty. Wystarczy, że wpiszą w wyszukiwarkę „wynajem biurek" czy „coworking", określą lokalizację i już wyszukiwarka wyrzuci listę adresów, pod które mogą się udać, by w ciszy i spokoju oddać się pracy - wyjaśnia Drogomirecki.

Przestrzenie do coworkingu, czyli wspólnej pracy na wynajmowanej powierzchni, można znaleźć nie tylko w dużych miastach, jak Warszawa, Gdańsk, Łódź, Wrocław, Katowice czy Kraków, ale także mniejszych jednostkach, jak Bielsko-Biała. Można znaleźć oferty wynajmu biurka zarówno w nowo budowanych centrach biznesowych, jak i specjalnie przystosowanych do takich celów zabytkowych przestrzeniach. Są miejsca, gdzie do dyspozycji wynajmujących są tylko biura, a są i takie, gdzie oprócz nich znajdziemy również przestrzeń do wypoczynku, prysznice czy siłownię.

Bywa, że miejsca, gdzie będziemy mogli wynająć biurka, znajdziemy na stronach urzędów miast. Tak jest np. w Łodzi.

4. Zasady coworkingu

Oferty wynajmu biurek są bardzo zróżnicowane. W zależności od miejsca można wynająć biurko tylko na godziny, na dzień lub kilka dni. Można też wykupić abonament i korzystać z biurka (lub w przypadku grupy - kilku biurek, a nawet osobnej sali) przez dłuższy czas. Prowadząc własną działalność gospodarczą, opłatę za wynajem biurka, czyli taki odpowiednik czynszu, można zaksięgować w koszty działalności.

5. Na co zwrócić uwagę

Szukając biurka do wynajęcia, zwłaszcza na dłużej, a nie na jednorazową wizytę, warto zwrócić uwagę na szereg kwestii.

- Ważna będzie łatwość dojazdu, godziny dostępności lokalu lub biurka, ewentualna możliwość zaparkowania auta w pobliżu, wielkość pomieszczeń i liczba innych osób korzystających z biura. Jedni preferują miejsca bardziej kameralne, inni lepiej się czują w towarzystwie innych osób. Istotna jest jakość połączenia internetowego, możliwość korzystania z drukarki, ksero, zaplecza kuchennego, miejsca do wypoczynku, sali konferencyjnej itp. - wymienia Drogomirecki.

6. Ceny

Koszty wynajmu biurka są bardzo zróżnicowane, nie tylko z uwagi na lokalizację, ale też standard miejsca i zakres usług dodatkowych. W Warszawie najtańsze biurka do wynajęcia można znaleźć już za kilkadziesiąt złotych miesięcznie; w przypadku „biurek premium", czyli w prestiżowej lokalizacji i z uwzględnieniem usług dodatkowych (recepcja, sala konferencyjna itp., miesięczny koszt może przekraczać 1 tys. zł.

W Gdańsku w nowoczesnym obiekcie w atrakcyjnej lokalizacji z widokiem na morze biurko można wynająć za około 680 zł miesięcznie. W Krakowie, niedaleko Wawelu, za wynajęte biurko zapłacimy miesięcznie 650 zł. Są miejsca, gdzie za dodatkowe usługi, np. wynajęcie sali konferencyjnej, trzeba dodatkowo zapłacić, np. około 100 zł za godzinę.

W wielu przestrzeniach do coworkingu, aby poznać cenę, będziemy musieli skontaktować się bezpośrednio z najemcą. Zwykle można to zrobić poprzez wypełnienie na stronie internetowej specjalnego formularza. W przestrzeniach coworkingowych zdarzają się też promocje - np. przy wynajęciu biurka na kilka miesięcy pierwszy miesiąc będzie gratis.

7. Zalety

Jak podkreśla ekspert, niewątpliwą zaletą coworkingu jest nie tylko to, że otrzymujemy przestrzeń do pracy, ale też nie musimy inwestować swoich pieniędzy w lokal, meble, sprzęty - drukarkę, automat do kawy itp. - ani ponosić stałych, comiesięcznych kosztów za prąd, wodę, internet czy wywóz śmieci. To bardzo ważne zwłaszcza w przypadku początkujących przedsiębiorców, którzy nie mają jeszcze pewności, czy ich oferta przyjmie się na rynku, i nie chcą ryzykować dużych wydatków na rozpoczęcie działalności.

Za pomoc w przygotowaniu poradnika dziękuję panu Marcinowi Drogomireckiemu, ekspertowi serwisu Morizon.pl