Co trzeba wiedzieć o spółkach. Poradnik, cz. I

Do spółek osobowych zaliczamy jawną, komandytową, partnerską oraz komandytowo-akcyjną. Natomiast kapitałowymi są spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i spółka akcyjna.

– Ostatnim, a zarazem najnowszym rodzajem spółek kapitałowych jest prosta spółka akcyjna, która została wprowadzona do polskiego porządku prawnego 1 lipca 2021 r. i z tego względu forma ta dopiero przebija się w praktyce. Docelowo proste spółki akcyjne mają stanowić innowacyjne, odformalizowane formy prowadzenia działalności, z przeznaczeniem np. dla start-upów – wyjaśnia mec. Justyna Matuszak-Leśny, właścicielka kancelarii esb Adwokaci i Radcowie Prawni.

Zarówno spółki osobowe, jak i kapitałowe mogą funkcjonować w obrocie gospodarczym jako odrębne podmioty, czyli zawierać umowy, zatrudniać pracowników, nabywać nieruchomości czy pozywać i być pozywanym. Charakterystyczny jest także właściwy dla wszystkich spółek (z wyjątkiem partnerskiej), obciążający każdego wspólnika obowiązek wniesienia wkładu. Wkład może być pieniężny lub niepieniężny i przyjąć formę np. tytułu własności do nieruchomości lub ruchomości, czy nawet know-how, mającego określoną wartość.

Eksperci podkreślają, że różnice sprowadzają się przede wszystkim do zakresu odpowiedzialności wspólników za zobowiązania spółki, a także zakresu podziału obowiązków w spółce dotyczących prowadzenia jej spraw oraz reprezentacji za zewnątrz.

2. Spółka cywilna

– Trzeba zaznaczyć odmienność spółki cywilnej, której do tej grupy nie można kwalifikować. Określić można ją wyłącznie mianem umowy między zawierającymi ją przedsiębiorcami. W uproszczeniu – spółka taka nie może posiadać samodzielnego majątku oraz nie może samodzielnie występować w obrocie prawnym. Spółka cywilna nie jest przedsiębiorcą, bowiem status taki przysługuje wyłącznie jej wspólnikom. Przejawia się to również tym, że spółka nie jest podatnikiem podatku dochodowego. Do zapłaty podatku zobowiązani będą wspólnicy. Tym niemniej zasada niesamodzielności spółki cywilnej ulega na pewnych płaszczyznach osłabieniu – jest ona np. podatnikiem podatku od towarów i usług – wyjaśnia radca prawny Łukasz Surma z bydgoskiego oddziału kancelarii esb Adwokaci i Radcowie Prawni.

3. Dostosowanie do rodzaju działalności

Prawnicy podkreślają, że forma prawna przedsiębiorstwa powinna być dostosowana do charakteru wykonywanej działalności gospodarczej, czy takich czynników jak np. wielkość zatrudnienia. Warto skonsultować się z doświadczonym prawnikiem, który sprawdzi, czy firma mogłaby zyskać na zmianie formy działalności oraz w razie potrzeby pomoże przeprowadzić ten proces.

– Spółka jawna to forma właściwa dla wspólników prowadzących biznes o niewielkiej lub średniej skali, często w jednej branży oraz o ograniczonym ryzyku. Krytycznym elementem jest tutaj czynnik wzajemnego zaufania wspólników, dlatego często to właśnie firmy rodzinne funkcjonują w tej formie. Z kolei spółka partnerska jest skierowana i zastrzeżona dla osób prowadzących wolny zawód, czyli m.in. aptekarza, architekta, inżyniera budownictwa, brokera ubezpieczeniowego, doradcy inwestycyjnego, lekarza, rzeczoznawcy majątkowego czy tłumacza przysięgłego – wyjaśnia mec. Matuszak-Leśny.

Spółka komandytowa to forma prowadzenia działalności rekomendowana dla wspólników, którzy chcą włożyć do niej wkład finansowy, przy jednoczesnym scedowaniu obowiązków dotyczących prowadzenia spraw spółki i reprezentacji na wspólnika – tzw. komplementariusza, który – co istotne – odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania spółki.

To właśnie m.in. ze względu na charakterystyczne ukształtowanie zasad odpowiedzialności oraz dotychczasowe jednorazowe opodatkowanie cechujące spółki osobowe, spółka komandytowa była popularną formą prowadzenia działalności. Ich atrakcyjność jednak spadła wskutek uczynienia ze spółek komandytowych podatników CIT.

– Jednak, w określonych sytuacjach, spółka komandytowa może w dalszym ciągu okazać się korzystną formą prowadzenia działalności. Szczególnie w sytuacji ostatecznego utrwalenia poglądu dotyczącego możliwości uznania spółki komandytowej za tzw. małego podatnika i stosowania w roku uzyskania takiego statusu obniżonej 9-procentowej stawki podatku dochodowego, jest to atrakcyjna forma prowadzenia działalności – przekonuje mec. Łukasz Surma.

Z kolei niski kapitał zakładowy w połączeniu z atrakcyjnym ograniczeniem, a w zasadzie wyłączeniem odpowiedzialności wspólników czyni spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością popularnym rozwiązaniem wśród przedsiębiorców. Eksperci zaznaczają, że za zobowiązania spółki odpowiada przede wszystkim spółka jako osoba prawna, zaś wspólnicy, jeśli nie piastują funkcji w zarządzie spółki, są praktycznie zwolnieni z odpowiedzialności za jej zobowiązania.

4. Jak założyć spółkę

Podstawową formą spółek osobowych jest spółka jawna. Wspólnicy zawierają ją w formie umowy na piśmie, co jest wyrazem względnego uproszenia procedury. Możliwe jest także zawarcie spółki na formularzu udostępnionym w systemie teleinformatycznym S24, a następnie opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePuap odpowiednio przez każdego ze wspólników. Do zawarcia umowy konieczne jest dodatkowo porozumienie co najmniej dwóch wspólników.

W przypadku spółki komandytowej, umowa powinna zostać zawarta w formie aktu notarialnego. Natomiast aktem założycielskim spółki komandytowo-akcyjnej jest podpisanie przez założycieli statutu, dla którego zastrzeżona jest także forma aktu notarialnego. Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością również powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. Podobnie jak w przypadku spółki jawnej, także pozostałe można założyć przy wykorzystaniu wzorca umowy (tzw. S24) z tym zastrzeżeniem, iż wkłady muszą być pieniężne.

– Niezależnie od rodzaju spółki oficjalnie powstaje ona z chwilą dokonania wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Na tym tle specyficzne są spółki z o.o. i akcyjne w organizacji, które powstają z chwilą zawiązania umowy spółki, podpisania jej u notariusza. Jest to etap przejściowy, trwający do czasu oficjalnego wpisu spółki do rejestru KRS, podczas którego może działać w ograniczony sposób, np. nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywaną. Natomiast za zobowiązania spółki w organizacji odpowiadają solidarnie spółka oraz osoby, które działały w jej imieniu, co zdecydowanie zwiększa ryzyko odpowiedzialności i de facto ogranicza podejmowanie działań w tej formie pośredniej wyłącznie do sytuacji absolutnie wyjątkowych – zaznacza mec. Łukasz Surma.

5. Jakich błędów unikać

Prawnicy radzą, aby szczególną uwagę zwrócić na proces zawiązywania spółki i sporządzanie podstawowych postanowień umowy czy statutu. Chodzi tu np. o kadencyjność zarządu. Założenie, że zarząd będzie pełnił funkcję przez określony czas, np. trzy lata, ma ten skutek, iż po upływie kadencji nie ma on uprawnień do reprezentowania spółki, a podpisane przez niego umowy będą potencjalnie nieważne. Przeoczenia wspólników w tym zakresie są na porządku dziennym i prowadzą do wielu trudności.

– Podobnie należy zabezpieczyć interesy wspólników na wypadek ewentualnej chęci sprzedaży udziałów przez jednego z nich, choćby w formie zgody pozostałych wspólników lub zastrzeżenia na ich rzecz prawa pierwokupu udziałów. Zaufanie i zdolność do współpracy pomiędzy wspólnikami są rzeczą kluczową, zatem zmiany osobowe w tym zakresie i ich następstwa mają niebagatelne znaczenie. Analogicznie przedstawia się sprawa przyjęcia nowego wspólnika czy podwyższenia kapitału zakładowego i objęcia udziałów w podwyższonym kapitale. W tego rodzaju sytuacjach istotne są mechanizmy chroniące interesy wspólników – mówi mec. Justyna Matuszak-Leśny.

Według niej warto także zadbać o to, aby umowa spółki zawierała mechanizmy zapewniające dalsze sprawne jej funkcjonowanie w przypadku śmierci wspólnika oraz szczegółowo określała sposób wykonywania praw przez spadkobierców, szczególnie jeśli odziedziczy je kilka osób.

Niezwykle istotną kwestią, często pomijaną w umowach spółek osobowych – np. komandytowej, jest możliwość sprzedaży odpowiednika udziału, definiowanego jako ogół praw i obowiązków wspólnika spółki osobowej. Taki udział może zostać przeniesiony na inną osobę tylko wtedy, gdy umowa spółki tak stanowi. W konsekwencji brak takiego zapisu wymaga najpierw zmiany umowy spółki, a tym samym zgody wszystkich wspólników.

6. Kapitał

Każdy rodzaj spółki (z wyłączeniem partnerskiej) przewiduje obowiązek wniesienia przez wspólników wkładu – może być on pieniężny lub niepieniężny, np. własność nieruchomości lub ruchomości.

– Wkład pieniężny, co do zasady nie budzi wątpliwości interpretacyjnych, wyraża się bowiem w określonej kwocie. Wkłady niepieniężne, nazywane aportami, powinny zostać dokładnie zapisane w umowie wraz z określeniem przedmiotu aportu i wysokości wkładu, co determinuje liczbę objętych udziałów. Przepisy nie nakładają rygoru dotyczącego wyceny aportu do spółki z o.o., obowiązek taki przewidziano natomiast w przypadku spółki akcyjnej – wyjaśnia mec. Łukasz Surma.

Dodaje, że w przypadku spółek osobowych nie ma minimalnego progu wkładów, jaki powinni wnieść wspólnicy. Wyjątkiem jest spółka komandytowo-akcyjna, gdzie minimalny kapitał zakładowy konieczny do założenia spółki to 50 tys. zł.

Minimalnym kapitałem zakładowym koniecznym do założenia spółki z o.o. jest 5 tys. zł, a każdy udział nie może być warty mniej niż 50 zł. Obowiązkiem wspólników jest wniesienie wkładów – pieniężnych lub niepieniężnych – na pokrycie całego kapitału zakładowego.

– Niski kapitał zakładowy w połączeniu z atrakcyjnym ograniczeniem odpowiedzialności wspólników czyni spółkę z o.o. popularnym rozwiązaniem wśród przedsiębiorców – dodaje mec. Matuszak-Leśny.

Spółka akcyjna wymaga wniesienia większego kapitału. Minimalny kapitał zakładowy konieczny do jej zawiązania to 100 tys. zł. Spółka akcyjna, m.in. z uwagi na stopień skomplikowania, obowiązki związane z oceną sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta jest formą przeznaczoną głównie dla dużych podmiotów.

Za pomoc w przygotowaniu tekstu dziękuję mec. Justynie Matuszak-Leśny i mec. Łukaszowi Surmie z kancelarii esb Adwokaci i Radcowie Prawni