Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Kompleksowa organizacja międzynarodowej konferencji w projekcie
pt. „Rozwój polsko-ukraińskiej współpracy w zakresie
diagnostyki i leczenia nowotworów”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Białostockie Centrum Onkologii im. Marii Skłodowskiej-Curie w Białymstoku

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 050657379

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Ogrodowa 12

1.5.2.) Miejscowość: Białystok

1.5.3.) Kod pocztowy: 15-027

1.5.4.) Województwo: podlaskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL841 - Białostocki

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zam.publiczne@onkologia.bialystok.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.onkologia.bialystok.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Zdrowie

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Kompleksowa organizacja międzynarodowej konferencji w projekcie
pt. „Rozwój polsko-ukraińskiej współpracy w zakresie
diagnostyki i leczenia nowotworów”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-fa681fe4-f5b5-4225-b231-9afeac9627bb

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00567330

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-10-28

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00027184/17/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.7 Kompleksowa organizacja międzynarodowej konferencji

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

„Rozwój polsko-ukraińskiej współpracy w zakresie diagnostyki i leczenia nowotworów” realizowany w ramach Programu Interreg NEXT Polska-Ukraina 2021-2027”. PLUA.02.01-IP.01-0021/23

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-fa681fe4-f5b5-4225-b231-9afeac9627bb

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: 1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między
zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl .
2. Strona internetowa służąca do elektronicznego składania ofert, oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy i innych oświadczeń lub dokumentów: https://ezamowienia.gov.pl .

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej (tj. w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
2. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej (tj. w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Zamawiający dopuszcza w szczególności następujące formaty danych: .pdf, .doc, .docx, .rtf, .xps, .odt. Oświadczenie należy dołączyć do oferty w polu „Załączniki i inne dokumenty przedstawione w ofercie przez Wykonawcę”.
3. Pełnomocnictwa: Osoba działająca w oparciu o pełnomocnictwo do reprezentowania wykonawcy w danej procedurze zamówienia publicznego, przedłoży wraz z ofertą jego oryginał w formie elektronicznej (tj. w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE
L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, zamawiający informuje, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Białostockie Centrum Onkologii im. Marii Skłodowskiej-Curie w Białymstoku,
adres: ul. Ogrodowa 12, 15-027 Białystok.
2. Kontakt z wyznaczonym przez Administratora Danych Osobowych – Inspektorem ochrony danych osobowych w Białostockim
Centrum Onkologii im. Marii Skłodowskiej-Curie w Białymstoku, możliwy jest za pośrednictwem poczty elektronicznej (adres:
iodo@onkologia.bialystok.pl ).
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym
postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.
4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania
w oparciu o art. 18 oraz art. 74 Pzp.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o
udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
Administrator przetwarza dane osobowe zebrane w postępowaniu o udzielenie zamówienia w sposób gwarantujący ich
nienaruszalność.
6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym
określonym w przepisach Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje
niepodania określonych danych wynikają z Pzp.
7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art.
22 RODO.
8. Posiada Pani/Pan:
8.1. Na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących. W przypadku korzystania z tego
uprawnienia, zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu
sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia.
8.2. Na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych, Skorzystanie przez osobę, której dane
osobowe dotyczą z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie
zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie
może naruszać integralności protokołu postępowania i jego załączników.
8.3. Na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem
przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO. przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w
odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie
ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.
9. Posiada Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa),
gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: DZP.261.31.2024

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na kompleksowym przygotowaniu, obsłudze i organizacji międzynarodowej konferencji pt. „Badania przesiewowe, Radioterapia, Brachyterapia w diagnostyce i leczeniu chorób onkologicznych” otwierającej projekt pt. „Rozwój polsko-ukraińskiej współpracy w zakresie diagnostyki i leczenia nowotworów”, realizowany w ramach Programu Interreg NEXT Polska-Ukraina 2021-2027. Przedmiot zamówienia został szczegółowo opisany w Załączniku nr 3 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55312000-0 - Ogólne restauracyjne usługi kelnerskie

55321000-6 - Usługi przygotowywania posiłków

55510000-8 - Usługi bufetowe

79540000-1 - Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych

72253000-3 - Usługi pomocy komputerowej i podobne

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2024-12-12 do 2024-12-14

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

Zgodnie z pkt. 5 SWZ

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Tak

5.10.) Przedmiotowe środki dowodowe podlegające uzupełnieniu po złożeniu oferty:

Zgodnie z pkt. 5 SWZ

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1. Jeżeli dotyczy: Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 i 4 Pzp – dotyczy wykonawców polegających na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby.
2. Jeżeli dotyczy: Oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 Pzp, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy – dotyczy wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (oświadczenie składane w interaktywnym Formularzu ofertowym – Załącznik nr 1 do SWZ).
3. Jeżeli dotyczy: Gwarancje lub poręczenia, jeżeli zamawiający określił wymóg wniesienia wadium (dodatkowe informacje patrz pkt 12 SWZ).
4. Jeżeli dotyczy: Pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawcy – w przypadku, gdy w imieniu wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów rejestrowych (KRS/CEIDG/inny rejestr).
5. Pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu wykonawców – dotyczy ofert składanych przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
6. Odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru – w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia ww. dokumentów, jeżeli zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów. Zamawiający za dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów uznaje dane identyfikujące wykonawcę np. dane adresowe, numer REGON, NIP, KRS itp.
Zamawiający, w pkt IV interaktywnego Formularza ofertowego (Załącznik nr 1 do SWZ), umożliwia podanie adresów bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2023 r. poz. 57, t.j. ze zm.), gdzie można uzyskać oświadczenia lub inne dokumenty dotyczące wykonawcy.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia
publicznego.
2. Odpowiednio do wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia stosuje się przepisy dotyczące
wykonawcy.
3. Do przygotowania i złożenia pełnomocnictwa stosuje się zasady określone w pkt 14.23.2-14.23.5 SWZ.
4. Składając oświadczenia jak również wypełniając inne dokumenty, powołując się na wykonawcę ubiegającego się
wspólnie o udzielenie zamówienia, w miejscu np. „nazwa i adres wykonawcy” należy wpisać dane dotyczące wszystkich
podmiotów występujących wspólnie, z zastrzeżeniem punktu 14.6.5 SWZ.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zapisy dotyczące dopuszczalności zmian umowy zawarte są w projektowanych postanowieniach umowy (Załącznik nr 5 do SWZ) i Dziale VII Rozdziale 3 Pzp.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-11-05 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Platforma e-Zamówienia. Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem zakładki „Oferty/wnioski”, widocznej w podglądzie postępowania po zalogowaniu się na konto wykonawcy. Po wybraniu przycisku „Złóż ofertę” system prezentuje okno składania oferty umożliwiające przekazanie dokumentów elektronicznych, w którym znajdują się dwa pola drag&drop („przeciągnij” i „upuść”) służące do dodawania plików.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-11-05 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2024-12-04