Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Obsługa informatyczna zawodów organizowanych w 2025 roku m.in. przyjmowanie zgłoszeń, nadawanie numerów startowych i ich dostawa, pomiar czasu.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Młodzieżowe Centrum Sportu Wrocław

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 021757876

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: al. I.J. Paderewskiego 35

1.5.2.) Miejscowość: Wrocław

1.5.3.) Kod pocztowy: 51-612

1.5.4.) Województwo: dolnośląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL514 - Miasto Wrocław

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: agnieszka.huculak-jarosz@mcs.wroc.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: bip.mcs.wroc.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka budżetowa

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Sport

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Obsługa informatyczna zawodów organizowanych w 2025 roku m.in. przyjmowanie zgłoszeń, nadawanie numerów startowych i ich dostawa, pomiar czasu.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-ef0f8a6e-3214-4a90-9579-9f8c11d25bb9

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00597009

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-11-15

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00041997/06/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.7 Obsługa informatyczna zawodów organizowanych w 2025 roku m.in. przyjmowanie zgłoszeń, nadawanie numerów startowych i ich dostawa, pomiar czasu.

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/transakcja/1017709

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert,
wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między Zamawiającym a Wykonawcą odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem platformy zakupowej https://platformazakupowa.pl/pn/mcswroc

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Zamawiający, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020r. poz. 2452), określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na https://platformazakupowa.pl/pn/mcswroc, tj.:
a) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,
b) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,
c) zainstalowana dowolna, inna przeglądarka internetowa niż Internet Explorer,
d) włączona obsługa JavaScript,
e) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,
f) Szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.
g) Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar. Komunikacja z Zamawiającym odbywa się za pośrednictwem https://platformazakupowa.pl/pn/mcswroc i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Klauzula dotycząca obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) znajduje się w dokumentacji przetargowej Specyfikacji Warunków Zamówienia.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Klauzula dotycząca obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) znajduje się w dokumentacji przetargowej Specyfikacji Warunków Zamówienia.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP/TPW1/26/2024

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi polegającej na obsłudze informatycznej biegowych zawodów sportowych organizowanych przez Młodzieżowe Centrum Sportu Wrocław w 2025 roku w szczególności przyjmowanie za pośrednictwem elektronicznego formularza zgłoszeń oraz weryfikacja zawodników, umożliwienie zawodnikom rejestrującym się do określonego biegu dokonywania płatności za pakiet startowy za pośrednictwem kanałów płatności elektronicznej, przeprowadzenie elektronicznego pomiaru czasu w trakcie trwania danych zawodów a także wykonanie i dostawa numerów startowych.
2. Zakres zamówienia obejmuje następujące zawody sportowe:
a) 11. Nocny Wrocław Półmaraton (14.06.2025 r.),
b) Wieczorny Bieg Rodzinny im. Jerzego Witkowskiego (14.06.2025 r.),
c) WrocWalk 2025 (11.11.2025 r.)
3. Szczegółowy zakres zamówienia wraz ze wskazaniem poszczególnych czynności, warunków ich wykonywania oraz terminów realizacji poszczególnych zadań dla danych zawodów biegowych zawiera załącznik nr 3 do SWZ – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (SOPZ).
4. Pozostałe warunki realizacji zamówienia, w tym sposób rozliczenia pomiędzy Stronami, zawiera Projekt Umowy stanowiący Załącznik nr 4 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 31711300-6 - Elektroniczne systemy rejestrowania czasu

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

48614000-5 - System pozyskiwania danych

72310000-1 - Usługi przetwarzania danych

22000000-0 - Druki i produkty podobne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zamawiający dokona oceny ofert, które nie podlegają odrzuceniu wg następujących kryteriów:
1) Kryterium – Cena (z podatkiem VAT) – 60%.
2) Kryterium – Termin płatności faktury VAT– 40%.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Termin płatności faktury VAT

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu, na zasadach określonych w Rozdziale VIII SWZ, oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu.
2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
4) zdolności technicznej lub zawodowej:
Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia przedmiotowy warunek, jeżeli wykaże, że:
a) W okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie co najmniej 1 (jedną) usługę polegającą na obsłudze biura zawodów przy użyciu QR kodów dla minimum 6000 osób oraz,
b) W okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie co najmniej 1 (jedną) usługę polegającą na pomiarze czasu osiąganego przez uczestników sportowych zawodów biegowych, bez wykorzystania mat na starcie i mecie, w której uczestniczyło co najmniej 8 000 uczestników;
3. Zamawiający, w stosunku do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w odniesieniu do warunku dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej dopuszcza łączne spełnianie warunku przez Wykonawców.
4. Zamawiający może na każdym etapie postępowania, uznać, że wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Wykonawca wraz z ofertą składa oświadczenie własne o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania, o którym mowa w art. 125 ust 1 ustawy Pzp – załącznik nr 1.1 do SWZ.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych:
1) Wykazu Usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. W wykazie należy wskazać jedynie usługi spełniające warunek udziału w postępowaniu, opisany
w Rozdziale VII pkt 2 ppkt 4) lit. a) i b) SWZ. Wykaz należy sporządzić według wzoru stanowiącego Załącznik nr 5 do SWZ.
2. Zamawiający nie wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17.02.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o ile wykonawca wskazał w jednolitym dokumencie dane umożliwiające dostęp do tych środków, a także wówczas gdy podmiotowym środkiem dowodowym jest oświadczenie, którego treść odpowiada zakresowi oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy PZP. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia podmiotowych środków dowodowych, które zamawiający posiada, jeżeli wykonawca wskaże te środki oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

W celu oceny, czy Wykonawca polegając na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów na zasadach określonych w ust. 2, będzie dysponował niezbędnymi zasobami w stopniu umożliwiającym należyte wykonanie zamówienia publicznego oraz oceny, czy stosunek łączący Wykonawcę z tymi podmiotami gwarantuje rzeczywisty dostęp do ich zasobów, a także w celu wykazania braku wobec tych podmiotów podstaw do wykluczenia oraz spełniania, w zakresie w jakim powołuje się na ich zasoby, warunków udziału w postępowaniu, Wykonawca:
1) składa stosowne oświadczenie w załączniku nr 1.1. do SWZ;
2) składa zobowiązanie innego podmiotu do udostępniania niezbędnych zasobów Wykonawcy – zgodnie z Załącznikiem nr 2.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Tak

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty w takiej samej formie jak oferta.
2. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania, w tym oświadczenie dotyczące przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia wskazują w formularzu oferty, które elementy zamówienia wykonają poszczególni wykonawcy.
4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia są zobowiązani do dołączenia do oferty oświadczenia, z którego wynika, jakie roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy – którego wzór stanowi Załącznik nr 6 do niniejszej SWZ.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zamawiający przewiduje następujące możliwości dokonania zmian postanowień zawartej umowy:
1) Zmiany terminów realizacji usługi w przypadku konieczności przesunięcia terminów realizacji dowolnej części zamówienia (zadania), spowodowanej względami finansowymi, pogodowymi lub organizacyjnymi, o których Zamawiający w dniu zawarcia niniejszej umowy nie miał wiedzy. W przypadku zaistnienia takiej sytuacji, wysokość wynagrodzenia Wykonawcy nie ulegnie zmianie.
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z wykonania przedmiotu zamówienia w ramach Wieczornego Biegu Rodzinnego im. Jerzego Witkowskiego lub/i WrocWalk 2025, przy czym Zamawiający w sytuacji o której mowa powyżej, zobowiązuje się powiadomić Wykonawcę o tym fakcie w formie pisemnej i nie później niż w ciągu 30 dni od powzięcia informacji o tej okoliczności.
3. W przypadku zaistnienia sytuacji o której mowa w ust. 2 powyżej wysokość wynagrodzenia Wykonawcy zostanie pomniejszona odpowiednio o wartość wynagrodzenia z tytułu wykonania usługi w ramach Wieczornego Biegu Rodzinnego im. Jerzego Witkowskiego lub/i WrocWalk 2025 w wysokości wskazanej odpowiednio w § 8 ust. 1 ppkt. 2) lub/i 3) niniejszej umowy, z zastrzeżeniem ust. 4 poniżej.
4. Wartość o jaką zostanie pomniejszone wynagrodzenie nie może przekroczyć 15 % łącznej wartości wynagrodzenia wskazanego w § 8 ust. 1 niniejszej umowy.
5. Wprowadzenie zmian postanowień umowy, o których mowa w ust. 1 i 2 powyżej wymaga:
1) zgodnego oświadczenia Stron,
2) zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
6. Pozostałe zmiany postanowień umowy są dopuszczalne w granicach określonych w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-11-25 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1017709

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-11-25 10:05

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

1. Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia Podwykonawcy.
2. Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom i podania przez Wykonawcę firm Podwykonawców. W przypadku braku takiego wskazania w ofercie, Zamawiający uzna, że Wykonawca nie zamierza powierzyć żadnej części zamówienia Podwykonawcom.
3. Powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności za należyte wykonanie tego zamówienia.