Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługi hotelarskie, restauracyjne oraz konferencyjne dla uczestników szkolenia organizowanego przez Sąd Okręgowy w Koszalinie.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: SĄD OKRĘGOWY W KOSZALINIE

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000322525

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Warynskiego 7

1.5.2.) Miejscowość: Koszalin

1.5.3.) Kod pocztowy: 75-541

1.5.4.) Województwo: zachodniopomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL426 - Koszaliński

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: inwestycje@koszalin.so.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://koszalin.so.gov.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sąd i trybunał

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Porządek i bezpieczeństwo publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługi hotelarskie, restauracyjne oraz konferencyjne dla uczestników szkolenia organizowanego przez Sąd Okręgowy w Koszalinie.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-6057f3df-0326-46a7-b4ec-7e0edc245dc9

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00194408

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-04-16

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00133907/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.5 Usługi hotelarskie, restauracyjne oraz konferencyjne dla uczestników szkolenia organizowanego przez Sąd Okręgowy w Koszalinie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-6057f3df-0326-46a7-b4ec-7e0edc245dc9

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami, w szczególności składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zapewnionych przez Platformę e-Zamówienia. Platforma jest dostępna pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Korzystanie z Systemu możliwe jest pod warunkiem spełnienia przez sprzęt, z którego korzystają użytkownicy Wykonawcy następujących minimalnych wymagań technicznych i specyfiki połączenia: a)Komputer PC: - parametry minimum: Intel Core2 Duo, 2GB RAM, HDD; - zainstalowany jeden z poniższych systemów operacyjnych: MS Windows 7 lub nowszy, OSX/Mac OS 10.10, Ubuntu 14.04; - zainstalowana jedna z poniższych przeglądarek: Chrome 66.0 lub nowsza; Firefox 59.0 lub nowszy; Safari 11.1 lub nowsza; Edge 14.0 i nowsze;
b)Tablet/Telefon: - Parametry minimum: 4 rdzenie procesora, 2 GB RAM, Android 6.0 Marshmallow, iOS 10.3; - przeglądarka Chrome 61 lub nowsza; Dla skorzystania z pełnej funkcjonalności może być konieczne włączenie w przeglądarce obsługi protokołu bezpiecznej transmisji danych SSL, obsługi Java Script, oraz cookies. Specyfikacja połączenia, formatu przesyłanych danych oraz
kodowania i oznaczania czasu odbioru danych: - specyfikacja połączenia: formularze udostępnione są za pomocą protokołu TLS 1.2; - format danych oraz kodowanie: formularze dostępne są w formacie HTML z kodowaniem UTF-8; - oznaczenie czasu odbioru danych: wszelkie operacje opierają się o czas serwera i dane zapisywane są z dokładnością co do sekundy. Szczegółowe zapisy w
SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zapis SWZ pkt 23. Administratorem.danych osobowych.jest Dyrektor Sądu Okręgowego w Koszalinie z siedzibą przy ul. Waryńskiego 7, 75-541 Koszalin. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych: adres do
korespondencji: Sąd Okręgowy w Koszalinie, 75-541 Koszalin, ul. Waryńskiego 7 lub za pośrednictwem poczty:iod@koszalin.so.gov.pl. Dane osobowe przekazane przez wykonawcę przetwarzane będą w celu przeprowadzenia postęp.o udzielenie zam.publ.na podstawie PZP na rzecz SO w Koszalinie, zawarcia umowy, jej realizacji i rozliczenia oraz w celu
wypełnienia obowiązku archiwizacji dokumentów. Przesłankami legalizującymi przetwarzanie danych osobowych przekazanych przez Wykonawcę jest art.6ust.1lit.cRODO; po wybraniu wykonawcy - art.6 ust.1 lit.bRODO i jego archiwizacji oraz art.6 ust.1lit.fRODO. Odbiorcami danych osobowych otrzymanych od wykonawcy mogą być; organy ścigania (na ich uzasadniony wniosek), inni odbiorcy wyłącznie uprawnieni do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa; będą także osoby lub
podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postęp. w oparciu o art.18 oraz art.74-75 ustawy PZP oraz podmioty zapewniające na rzecz SO w Koszalinie obsługę techniczną i organizacyjną, np. dostawcy oprogramowania do zarządzania systemami, podmioty świadczące obsługę techniczną oprogramowania, itp. Osoba, której dotyczą pozyskane w związku z
prowadzeniem postępowania dane osobowe, ma prawo dostępu do treści swoich danych osobowych. Skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postęp.ani zmianą postanowień umowy niezgodną z PZP, nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników. Kryterium ustalenia okresu przechowywania danych osobowych stanowi Instrukcja Kancelaryjna oraz Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt SO Koszalin oraz art.78 ust.1 ustawy PZP, który wskazuje 4 lata od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy. Osoba, której dotyczą pozyskane w związku z prowadzeniem postępowania dane osobowe posiada prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna, iż
przetwarzanie danych osobowych przez administratora narusza przepisy rozporz.Parlamentu Europejskiego i Rady(UE)2016/679.- Podanie danych osobowych jest obowiązkowe i wynika z przepisów, czyli jest warunkiem rozpatrzenia oferty; jest wymogiem ustawowym określonym w ustawie PZP, związanym z udziałem w postęp.o udzielenie zam.publ. Konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy PZP. W odniesieniu do danych osobowych przekazanych przez wykonawcę decyzje nie będą
podejmowane w sposób zautomatyzowany stosownie do art.22RODO. Dane osobowe przekazane przez wykonawcę: nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej; będą przetwarzane jedynie przez upoważnione do tego osoby.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Zapis SWZ pkt 23. Osoba, której dotyczą pozyskane w związku z prowadzeniem
postępowania dane osobowe ma prawo ograniczenia przetwarzania jej danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art.18ust.2RODO; przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego UE lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postęp.o udzielenie zam.publ.;- w zakresie w jakim dane osobowe przetwarzane są w oparciu o art.6ust.1lit.fRODO przysługuje prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu - z przyczyn związanych ze
szczególną sytuacją wobec przetwarzania danych osobowych.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: OG.261.2.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz usług konferencyjnych dla uczestników szkolenia organizowanego przez Sąd Okręgowy w Koszalinie. Szkolenie odbędzie się w dniach od 21 maja 2025 r. do 23 maja 2025 r., z przewidywaną liczbą uczestników szkolenia maksymalnie – 48 osób (oraz w dniu 20.05.2025 r.
zgodnie z opisem). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określony został w załączniku nr 1A do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55130000-0 - Inne usługi hotelarskie

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-05-21 do 2025-05-23

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Najkorzystniejszą ofertą będzie oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny odnoszącej się do przedmiotu zamówienia publicznego. Ocenie będą podlegać tylko oferty niepodlegające odrzuceniu. Wybór oferty najkorzystniejszej zostanie dokonany według następujących kryteriów oceny ofert, według poniższych wzorów (z dokładnością do 2 miejsc po przecinku): cena brutto oferty – waga 100%.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia może ubiegać się wykonawca, który nie podlega wykluczeniu na zasadach określonych w SWZ oraz spełnia następujące warunki udziału w postępowaniu dotyczące: a) Zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie. b) Uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie stawia warunków tym zakresie. c) Sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie. d) Zdolności technicznej lub zawodowej: Wykonawca spełni warunek, jeżeli: wykonał należycie w okresie ostatnich 3 lat (przed upływem terminu składania ofert), a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie – minimum dwie usługi (każda usługa wykonywana na podstawie odrębnej umowy) polegające na świadczeniu usługi hotelarskiej i restauracyjnej dla minimum 30 osobowej grupy. Przez zamówienia wykonane należy rozumieć: 1) zamówienia rozpoczęte i zakończone w w/w okresie,
2) zamówienia zakończone w w/w okresie, których rozpoczęcie mogło nastąpić wcześniej niż w w/w okresie.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Na podstawie § 10 Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. z 2020r., poz. 2415) w celu potwierdzenia spełnienia przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu Zamawiający zamiast podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w § 6-9 rozporządzenia, żąda świadczenia wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 2 do SWZ.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1) Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu i oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu - wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie składa każdy z Wykonawców (wspólnicy spółki cywilnej traktowani są jako Wykonawcy składający ofertę wspólną); 2)Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia z którego wynika, które prace wykonają poszczególni Wykonawcy- wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 – dotyczy ofert
składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia; 3)Dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty, do działania w imieniu Wykonawcy w postępowaniu, odpowiednie pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy – wspólnicy spółki cywilnej traktowani są jako Wykonawcy składający ofertę wspólną). W celu potwierdzenia,
że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania, należy przedłożyć: a) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za
pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane, umożliwiające dostęp do tych dokumentów; b) Pełnomocnictwo; Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego – w przypadku składania oferty wspólnej wspólnicy muszą ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy.
Pełnomocnictwo przekazuje się w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Dopuszcza się także złożenie cyfrowego odwzorowania pełnomocnictwa opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność
cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej. Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z pełnomocnictwem w postaci papierowej dokonuje mocodawca lub notariusz (w formie elektronicznego poświadczenia sporządzonego stosownie do art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie, które to poświadczenie
notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo. 4) Uzasadnienie zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa (jeżeli dotyczy). 5) Formularz ofertowy (załącznik nr 1).

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

W przypadku składania oferty przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum), Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy (lider konsorcjum). Pełnomocnikiem konsorcjum jest Wykonawca, który zaloguje się na
swoim profilu Wykonawcy i składając ofertę w zakładce „Wykonawcy” doda pozostałych Wykonawców wpisując ich dane. Pełnomocnictwo, o którym mowa powyżej, powinno zostać przekazane w ofercie wspólnej Wykonawców. Pełnomocnik, o którym mowa powyżej, pozostaje w kontakcie z Zamawiającym w toku postępowania i do niego Zamawiający kieruje
informacje, korespondencję itp. Wszelkie oświadczenia pełnomocnika Zamawiający uzna za wiążące dla wszystkich Wykonawców składających ofertę wspólną. Nie dopuszcza się uczestniczenia któregokolwiek z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielnie zamówienia w więcej niż jednej grupie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie
zamówienia. Niedopuszczalnym jest również złożenie przez któregokolwiek z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielnie zamówienia, równocześnie oferty indywidualnej oraz w ramach grupy Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Wspólnicy spółki cywilnej są traktowani jak Wykonawcy składający ofertę wspólną.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zmiana postanowień zawartej umowy może nastąpić za zgodą obu stron wyrażoną na piśmie. Szczegóły mian opisane są w §7 wzoru umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-04-25 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Platforma: https://ezamowienia.gov.pl. Adres postępowania: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-6057f3df-0326-46a7-b4ec-7e0edc245dc9

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-04-25 09:30

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni