BZP: 13/TP1/SZP-2/2025 Zorganizowanie i realizacja wydarzenia pn. „Europejski Szczyt Liderek Nauki i Technologii 2025”, które zaplanowano na dzień 5 czerwca 2025 roku w Warszawie.
Data publikacji
18.04.2025
Lokalizacja (ogłoszeniodawca)
Numer ogłoszenia
2025/BZP 00198708/01
Kategoria i podkategoria ogłoszenia
POLITECHNIKA KOSZALIŃSKA
Dane ogłoszeniodawcy znajdują się w treści ogłoszenia.
Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
13/TP1/SZP-2/2025 Zorganizowanie i realizacja wydarzenia pn. „Europejski Szczyt Liderek Nauki i Technologii 2025”, które zaplanowano na dzień 5 czerwca 2025 roku w Warszawie.
SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Rola zamawiającego
Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego: POLITECHNIKA KOSZALIŃSKA
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000001703
1.5) Adres zamawiającego
1.5.1.) Ulica: ŚNIADECKICH 2
1.5.2.) Miejscowość: Koszalin
1.5.3.) Kod pocztowy: 75-453
1.5.4.) Województwo: zachodniopomorskie
1.5.5.) Kraj: Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL426 - Koszaliński
1.5.7.) Numer telefonu: 943478635
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: szp@tu.koszalin.pl
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: http://bip.tu.koszalin.pl
1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja
SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Ogłoszenie dotyczy:
Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:
13/TP1/SZP-2/2025 Zorganizowanie i realizacja wydarzenia pn. „Europejski Szczyt Liderek Nauki i Technologii 2025”, które zaplanowano na dzień 5 czerwca 2025 roku w Warszawie.
2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-855a4a95-942e-41c8-96f2-c49b7c1398dc
2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00198708
2.6.) Wersja ogłoszenia: 01
2.7.) Data ogłoszenia: 2025-04-18
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak
2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00023644/10/P
2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:
1.3.10 Zorganizowanie i realizacja wydarzenia pn. „Europejski Szczyt Liderek Nauki i Technologii 2025”, które zaplanowano na dzień 5 czerwca 2025 roku w Warszawie
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie
2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną
Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy
SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA
3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-855a4a95-942e-41c8-96f2-c49b7c1398dc3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która dostępna jest pod adresem https://ezamowienia.gov.pl (korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne) oraz poczty elektronicznej Zamawiającego szp@tu.koszalin.pl z zastrzeżeniem, iż oferta musi zostać złożona przy użyciu Platformy e-Zamówienia.
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1) W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która dostępna jest pod adresem https://ezamowienia.gov.pl (korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne) oraz poczty elektronicznej Zamawiającego szp@tu.koszalin.pl z zastrzeżeniem, iż oferta musi zostać złożona przy użyciu Platformy e-Zamówienia;
2) Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum pomocy”;
3) Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie ani logowania;
4) Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie;
5) Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez Wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”;
6) Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 25 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza);
7) Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia;
8) W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu (22) 458 77 99 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl/pl w zakładce „Zgłoś problem”;
9) Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być zgody z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r., poz. 2452) oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy (Dz.U. z 2020 r., poz. 2415);
10) Cały opis znajduje się w rozdziale XI pkt 2 SWZ.
11) Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami w zakresie skutecznego złożenia oferty w niniejszym postępowaniu został opisany w rozdziel XI pkt 3 SWZ.
12) Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami w zakresie skutecznego złożenia zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji w niniejszym postępowaniu (nie dotyczy składania ofert) zawiera rozdział XI pkt 4 SWZ.
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:
polski
3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Informacje dotyczące RODO zawiera rozdział XXIV SWZ.
SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie
4.1.2.) Numer referencyjny: 13/TP1/SZP-2/2025
4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia są usługi polegające na zorganizowaniu i realizacji wydarzenia pn. „Europejski Szczyt Liderek Nauki i Technologii 2025”, które zaplanowano na dzień 5 czerwca 2025 roku w Warszawie w zakresie określonym w Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ), Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ oraz Formularzu cenowym stanowiącym Załącznik nr 3 do SWZ.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 1 do SWZ.
3. Integralna część opisu przedmiotu zamówienia stanowi Formularz cenowy – załącznik nr 3 do SWZ.
4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez
4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:
79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez
79822500-7 - Usługi projektów graficznych
79340000-9 - Usługi reklamowe i marketingowe
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2025-06-30
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert
4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Zamawiający będzie oceniał oferty według następującego kryterium:
1) C - cena brutto - 100%, sposób oceny: minimalizacja
Oferty oceniane będą punktowo. Maksymalna liczba punktów, jaką – po uwzględnieniu wagi może uzyskać oferta wynosi 100.
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 100
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie
SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW
5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak
5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:
Art. 109 ust. 1 pkt 2 lit a
Art. 109 ust. 1 pkt 2 lit b
Art. 109 ust. 1 pkt 2 lit c
Art. 109 ust. 1 pkt 4
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej - Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże że:a) w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania wniosków, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał min. 2 usługi polegające na zorganizowaniu i obsłudze wydarzeń o charakterze konferencji, kongresu, warsztatów, gali, targów, forum, z którego była prowadzona transmisja on-line oraz każda:
• była o wartości co najmniej 100 000, 00 złotych brutto,
• odbyła się z udziałem co najmniej 110 uczestników,
• obejmowała łącznie: zaprojektowanie i zrealizowanie scenografii i oprawy multimedialnej wydarzenia, wysyłkę zaproszeń oraz rekrutację uczestników,
wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania, liczby uczestników
i podmiotów, na rzecz, których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia przez dwóch lub więcej Wykonawców, Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony, jeżeli przynajmniej jeden z Wykonawców spełni samodzielnie wymagany warunek.
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak
5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1) Oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy PZP, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 594), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej (załącznik nr 8 do SWZ);
2) Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy PZP, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestracji lub ewidencji.
5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Wykaz usług wykonanych w okresie 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania, liczby uczestników i podmiotów, na rzecz, których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. Wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 7 do SWZ.
5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:
1. Wykaz dokumentów, które należy złożyć przez Wykonawcę w ofercie:1) Formularz ofertowy - zgodny ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ - opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym;
2) Formularz cenowy - zgodny ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do SWZ - opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym;
3) Oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy PZP oraz w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, w postaci elektronicznej – załącznik nr 4 do SWZ - opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym;
4) w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia należy dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika jaki zakres rzeczowy wykonania zamówienia realizować zamierzają poszczególni wykonawcy tj.: oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia składane na podstawie art. 117 ust. 4 ustawy PZP, które wykonają poszczególni Wykonawcy (jeśli dotyczy) – załącznik nr 5 do SWZ - opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym;
5) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji przedmiotowego zamówienia (jeśli dotyczy) - załącznik nr 6 do SWZ - opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę upoważnioną do reprezentacji podmiotu udostępniającego zasoby;
6) Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy, o ile ofertę składa pełnomocnik, w postaci elektronicznej (jeśli dotyczy) - opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym osoby/osób upoważnionej/upoważnionych do udzielania pełnomocnictwa.
2. Dokumenty wskazane w pkt 1 ppkt 1-2 stanowią ofertę Wykonawcy.
SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA
6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie
6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
1. W przypadku wspólnego ubiegania się Wykonawców o udzielenie zamówienia Zamawiający zbada, czy nie zachodzą podstawy wykluczenia wobec każdego z tych Wykonawców.2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty. Przepisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
3. W przypadku gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 5 do SWZ.
4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (w przypadku wyboru ich oferty, jako najkorzystniejszej), przedstawią Zamawiającemu umowę regulującą współpracę tych Wykonawców.
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak
SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY
7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:
1. Wszystkie projektowane postanowienia umowy, które mają wiązać strony zawiera projekt umowy stanowiący załącznik nr 9 do SWZ.2. Zakres świadczeń Wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie.
